基于契約實質(zhì)和企業(yè)回款管理需求的應收款核算方式的探討

李華青

摘 要 現(xiàn)金斷流已是企業(yè)第一殺手，國外文獻反映了一個驚人的數(shù)據(jù)，破產(chǎn)倒閉的企業(yè)中有85%是盈利情況非常好的企業(yè)，這些企業(yè)大都死于現(xiàn)金流運轉(zhuǎn)不暢。[1]應收賬款管理是否有效直接關系到現(xiàn)金流運轉(zhuǎn)的好壞。但傳統(tǒng)的財務在預收賬款、應收賬款核算方面是基于業(yè)務發(fā)生后的記錄，并非依據(jù)契約實質(zhì)及時記錄條款約定的應回款額，對企業(yè)回款管理缺乏支持。本文將結(jié)合具體案例，探索應收款核算的模式，嘗試解決傳統(tǒng)會計處理對企業(yè)回款管理的不足之處。

關鍵詞 契約實質(zhì) 企業(yè)回款管理 應收賬款核算 實例分析

一、引言

依據(jù)會計準則計量的預收賬款、應收賬款，是基于業(yè)務實際已經(jīng)發(fā)生后取得相應外部憑據(jù)后所做的會計處理。如預收賬款，在對方按合同約定履行付款義務后，財務才生成。借：銀行存款，貸：預收賬款的分錄，而應收賬款的確認，更是要等到滿足收入確認條件后，才有借：應收賬款，貸：營業(yè)收入的分錄。但在企業(yè)運營管理中，對業(yè)務人員回款管理的要求，往往是基于合同約定和合同履行進度情況。比如，合同約定設備到場后安裝交付前，預付合同總額的30%，折合100萬元，從回款管理的角度，設備到場后，即產(chǎn)生收款權利，此時業(yè)務人員應當及時跟進，以保證及早回款。傳統(tǒng)通過預收款科目記錄的100萬，屬于完成收款后的會計記錄，這樣的數(shù)據(jù)對于回款的管理早已經(jīng)失去意義。

二、企業(yè)應收賬款核算方式實例分析

筆者供職于一家以軟件開發(fā)、信息系統(tǒng)解決方案為主營業(yè)務的科技公司，我們以一個1000萬信息系統(tǒng)解決方案的項目為例。合同約定收款條件為：合同簽訂后30天內(nèi)付款200萬，主要設備到場后30天內(nèi)300萬，安裝調(diào)試完成交付后30天內(nèi)400萬，剩余100萬作為項目質(zhì)保金，待項目運行滿一年后支付。

一般會計處理方式（不考慮稅金）如下：

合同簽訂并收到第一筆款項

借：銀行存款? 200萬

貸：預收賬款? 200萬

主設備到場后，收到款項后

借：銀行存款? 300萬

貸：預收賬款? 300萬

項目驗收后：

借：應收賬款? 1000萬

貸：營業(yè)收入? 1000萬

同時核銷預收款：

借：預收賬款? 500萬

貸：應收賬款? 500萬

收到完工后的款項

借：銀行存款? 400萬

貸：應付賬款? 400萬

收到質(zhì)保金后：

借：銀行存款? 100萬

貸：應收賬款? 100萬

通過以上傳統(tǒng)的預收款、應收款會計核算過程，不難發(fā)現(xiàn)，預收款是實際收到款后賬面上才體現(xiàn)的，應收賬款要等到收入確認后，賬面才形成記錄。這樣的財務數(shù)據(jù)，對業(yè)務人員的催款管理、業(yè)績評價幫助非常有限。它只限于收入確認后的驗收款和為期一年的質(zhì)保金，或是客戶沒能按時支付前兩筆預收款，等到項目驗收，會計確認收入后，財務提供的應收數(shù)據(jù)才對業(yè)務人員催款有實質(zhì)的用途;而前兩個環(huán)節(jié)約定的還款義務，傳統(tǒng)會計處理是無法形成有效的財務數(shù)據(jù)，無法形成回款管理的財務數(shù)據(jù)，不能幫助企業(yè)進行催款管理和業(yè)績評價。

現(xiàn)在，我們嘗試換一種思路，基于契約實質(zhì)來進行賬務處理，看看結(jié)果能否形成對業(yè)務催款和管理績效評價有效的財務數(shù)據(jù)。我們設置應收賬款—**項目預收款，用于對應合同約定的第一筆預收款權利;應收賬款—項目進度款，對應合同第二筆收款權利;第三筆驗收款和第四筆質(zhì)保金部分還沿用傳統(tǒng)的應收賬款科目。

合同簽訂后，此時我司收款權利已經(jīng)形成，財務人員根據(jù)合同相應的條款，作如下分錄：

借：應收賬款—項目預收款? 200萬

貸：合同資產(chǎn)（其他流動資產(chǎn)）200萬

主要設備到場后（根據(jù)項目設備出庫情況）

借：應收賬款—項目進度款? 300萬

貸：合同資產(chǎn)（其他流動資產(chǎn)）300萬

上述合同履行的兩個節(jié)點，財務基于合同履約情況進行相應的會計處理，賬面上即同步形成該項目的收款義務所對應的明細賬。這樣，通過應收賬款—項目預收款以及項目進度款的明細賬，相關責任部門即可隨時跟進回款，減少資金滯壓風險。結(jié)合應收賬齡和資金利息成本，可對業(yè)務人員開展回款績效評價，也可公平、公正、公允激勵高效回款完成情況。

如收到項目預收款和項目進度款，則可按如下方式編制會計分錄：

收到項目預收款項：

借：銀行存款? 200萬

貸：應收賬款—項目預收款? 200萬

借：合同資產(chǎn)（其他流動資產(chǎn)）? 200萬

貸：預收賬款? 200萬

收到項目進度款

借：銀行存款? 300萬

貸：應收賬款—項目進度款? 300萬

借：合同資產(chǎn)（其他流動資產(chǎn)）? 300萬

貸：預售賬款? 300萬

上述兩筆會計處理，即沖回按照合同義務產(chǎn)生的分錄，恢復到按當前會計準則確認的會計分錄，不影響財務報表的可比性。如果到報表日，應收賬款—**項目預收款仍有余額，為保障財務報表的一貫性和可比性，可月末沖回，次月再恢復方式處理。上述核算模式，既能達到財務數(shù)據(jù)服務回款管理功能，也不會導致與現(xiàn)有會計核算模式相沖突，不影響財務數(shù)據(jù)的一貫性、可比性。

以上只是以項目制業(yè)務模式的舉例，實際可推廣到所有非現(xiàn)款銷售業(yè)務的企業(yè);只要合同約定了分期收款的條件，會計核算模式都可以根據(jù)合同約定和履行情況，及時記錄、反映企業(yè)應收而未收到的數(shù)據(jù)。例如，商品銷售合同中約定貨物交付物流后，預收100萬，財務只需要將應收賬款—項目預收款修改為，應收賬款—合同預收款，并根據(jù)發(fā)貨物流單據(jù)及時入賬即可。

三、案例帶來的啟示

上文描述的核算模式雖然能帶來管理的便利，但會增加會計人員的工作量。不過，在當前企業(yè)已經(jīng)普遍實現(xiàn)ERP核算的情形下，效益顯著大于成本。筆者以國內(nèi)主流的某ERP系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)信息化不同層次分別舉例，供各位參考使用，其他系統(tǒng)可根據(jù)同樣情形配置或開發(fā)。

首先，在ERP總賬科目表里參照上文配置對應的明細科目。如果企業(yè)ERP已經(jīng)相對完備，銷售合同已經(jīng)在ERP系統(tǒng)內(nèi)管理，可以將合同對應的收款條款、義務履行節(jié)點配置為系統(tǒng)內(nèi)的若干個合同執(zhí)行單。當業(yè)務發(fā)生，如合同簽訂或發(fā)貨完成，即自動觸發(fā)或業(yè)務環(huán)節(jié)提起合同執(zhí)行單，流轉(zhuǎn)到會計部門，會計人員可根據(jù)合同執(zhí)行單下推系統(tǒng)電子發(fā)票（單據(jù)），生成上文所述的分錄。ERP系統(tǒng)收款單分錄配置也根據(jù)上文配置。如果到月末，則可以沖紅合同執(zhí)行單下推的電子發(fā)票，生成紅字分錄，保證財務報表的可比性。

現(xiàn)實中有很多企業(yè)還很難做到業(yè)務流全程系統(tǒng)化，有的企業(yè)在OA或其他系統(tǒng)管理合同。這種情形下，依賴于會計人員系統(tǒng)外對合同執(zhí)行情況的跟進，在合同的各個履約節(jié)點，以手工錄入ERP電子發(fā)票的形式發(fā)起相應的會計處理，收款和沖紅與上述方式一致。這會多出系統(tǒng)外登記、跟進合同執(zhí)行情況、手工錄入ERP發(fā)票等環(huán)節(jié)。但如上文所言，管理效益顯著大于核算成本。

其次，當企業(yè)具備了與契約實質(zhì)完全同步的“項目應收款”ERP系統(tǒng)流程和數(shù)據(jù)后，繼續(xù)借助ERP系統(tǒng)完善應收賬款催收管理。企業(yè)可通過成立信用風險管理部門，根據(jù)合同具體條款設置ERP所對應的預警時點，對達到合同約定收款條件的應收賬款進行預警，并及時敦促業(yè)務員催收款項。對已經(jīng)逾期的客戶建立相應的信用風險等級，通過寄送對賬單、電話詢問等不同的方式催收款項，同時還應該根據(jù)客戶以往的交易記錄情況，對經(jīng)常拖欠的客戶做出降低授信額度、停止授信政策等措施，直至貨款全部收回。

四、結(jié)語

ERP中實現(xiàn)基于契約實質(zhì)的應收賬款管理，也需要不斷完善企業(yè)的銷售部門，信用風險管理部門，倉儲、物流部門，項目實施部門，財務部門的相互配合與統(tǒng)一才能完成。同時，將現(xiàn)代信息技術與全新的應收賬款的思想融入實際操作過程中，最終形成完美的融合。通過對應收賬款的高效管理，圍繞ERP系統(tǒng)進行動態(tài)監(jiān)控、優(yōu)化流程，持續(xù)開發(fā)系統(tǒng)自動化管理功能;能夠幫助企業(yè)在最短的時間內(nèi)有效控制應收賬款的規(guī)模，加快資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)營效率，為企業(yè)獲取更大的經(jīng)濟利益奠定基礎。

參考文獻

[1] 教育部《應對國際金融危機現(xiàn)金流管理研究》課題組.現(xiàn)金流管理水平與金融危機應對能力的考量——合俊控股集團破產(chǎn)案例研究[J].審計與經(jīng)濟研究，2009（5）：47-51.

[2] 李敏.企業(yè)應收賬款及信用政策研究[J].財會學習，2019（07）.