大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究

馬曉婭

【摘要】在大數據的環境下，傳統的紙質檔案保存暴露出了一些問題，如檔案的丟失、檔案的安全問題等。而當前檔案的管理工作應向信息化的方向發展，這同時也是當前檔案管理工作的所最需要的。通過分析事業單位檔案管理工作的重要性和檔案管理中存在的問題，探討事業單位檔案管理工作結合大數據技術的方法。

【關鍵詞】大數據;信息化;事業單位檔案管理

在大數據的環境背景下，傳統的事業單位檔案管理模式在如今必定會面領著前所未有的機遇和挑戰。檔案是重要的社會資源，檔案管理的重要性就不言而喻了。在信息大爆炸的如今，信息化趨勢日益發展壯大，如果依舊一成不變的檔案管理方法恐怕會帶來不便。所以說，在大數據時代事業單位檔案管理需要創新，結合信息技術加強檔案工作的管理，這具有一定的意義。

一、事業單位檔案管理的重要性

在大數據的背景下，各個領域的生活都加強了信息技術的應用。在信息社會發展的過程中，當前的事業單位檔案管理工作必須適應時代的演變，遵循檔案信息管理的建設，切實提高檔案管理的效率。

（一）事業單位檔案管理創新是時代發展的需要

隨著時代的發展，社會的進步，事業單位檔案的數量日益增多，如就業量的增加為事業單位帶來了更多的員工檔案，事業單位自身的發展同時也提高了財務信息檔案的數量等。在這個環境下，事業單位如果還是用傳統的檔案管理方式，就會造成工作量的增加，檔案管理效率低下的問題。在新時代的環境下，傳統的事業單位檔案管理方式已經不能適應時代的發展，事業單位檔案的網絡化管理受到了越來越多人的重視和應用。網絡時代下事業單位檔案管理創新不僅能保證檔案信息的安全性和保密性，還能及時的為社會提供準確、全面的信息，更好的服務于社會。所以說，隨著時代的進步發展，事業單位檔案管理的創新是必然的。

（二）事業單位檔案管理創新是自身發展的需要

傳統的事業單位檔案主要是依靠紙質檔案記錄，手工檢索檔案文件不僅耗時耗力，還容易出現錯誤。檔案信息更新的速度緩慢，管理設備技術落后，現代化管理意識不強都是事業單位檔案管理工作中存在的問題，這些問題影響著事業單位檔案管理工作的進展。在大數據的背景下，事業單位需要創新檔案管理工作，合理的利用一些有價值的網絡信息資源，提供高質量，高水平的服務，能夠加快事業單位檔案管理工作的發展，使事業單位檔案管理工作上升到一個新的層面。

（三）事業單位檔案管理創新是檔案信息安全的保障

在事業單位檔案信息的管理過程中，電子文檔的電子管理是必要的。近年來，隨著計算機技術的飛速發展，許多事業單位正在使用計算機技術來處理工作中的文檔。如何在檔案管理的過程中使用先進的技術處理電子文檔，有效地促進文件信息管理，這是事業單位檔案管理順利實施的基本保證，也是事業單位檔案管理人員必須關注的問題。事業單位檔案信息的建設主要是事業單位資源的客觀管理，事業單位資源在檔案管理過程中非常重要。檔案管理人員必須注重事業單位資源的管理，因為檔案管理是事業單位資源管理的內容。

二、大數據環境下事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化基礎十分薄弱

隨著數字化載體的不斷同化，很多檔案管理工作已經變成了數字化載體管理。近些年來，我國的事業單位檔案也正在逐步向這一步發展和進步。但在進行事業單位檔案數字化載體的過程之中，其檔案的管理手段是相對落后的。很多數字化載體是需要人工去維護和檢查的，但是在后期的檢測和管理之中似乎這一步并沒有落實到位。同時，我國很多事業單位檔案管理工作人員的監督力度依舊相對較松，很多同志依舊沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，養成了到點下班的不良習慣，這不利于事業單位檔案管理工作的創新。

（二）檔案管理安全風險較大

實現事業單位信息化管理固然有著很大的好處，但是其安全風險依舊是相對較大的。在信息化管理的背景之下，一些事業單很有可能存在著一定的信息泄露風險，由于網絡信息傳播速度是十分迅速的，其開放程度也相對較高，這也就可能會給一些不法分子提供了一些機會，有可能導致國家一些機密數據的丟失。甚至在現階段的事業單位檔案管理工作之中，其信息化安全體系建設相對較為落后，依舊存在著一些安全漏洞。另外在職的事業單位檔案編輯人員很有可能專業知識相對較強，但是對于網絡信息安全技術較弱。

（三）檔案人員管理制度中存在問題

近些年來，我們已經逐步完成由紙質檔案轉換為數字檔案的工程。這種數字化載體依舊需要耗費一定的人力物力去維護，去更新。很多時候人們對于自己檔案的調動以及使用依舊相對較為麻煩。同時，部分偏遠地區的檔案管理依舊是紙質檔案，錄入工作過于龐大，工作人員對于檔案錄入興趣較低，導致錄入效率較慢，載體轉換也較慢。同時，對于檔案管理工作的監督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。除此之外，我國對于檔案管理創新工作不夠重視，缺少鼓勵創新的措施，這就導致了檔案管理人員缺乏創新精神。

三、大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究

想要進行事業單位檔案信息化開發與利用必須要有幾點前提基礎，否則及時完成了開發工作在后期也需要不斷地進行體制更改，容易造成資源浪費。筆者就檔案信息化開發與利用提出幾點個人建議。

（一）加強檔案開發信息化人才建設

事業單位檔案的信息化開發與利用離不開專業化人才的支持與設計。由于檔案管理方式，管理系統發生了改變，這就需要檔案管理人員和開發人員提高自身的信息化素質，適應新時代下檔案管理工作的新要求，讓事業單位每一個檔案管理工作者融入到信息化環境之中。只有基礎人才建設到位了，在系統的開發和利用方面才能夠有一個堅硬的基石。

（二）加強檔案信息化管理制度建設

建立一套科學合理的檔案信息化管理制度對于檔案信息化管理工作是十分必要的。要讓每一個人分配到具體的權限。防止檔案泄露等現象的發生。因此，要加強檔案信息化管理的制度建設，追責到個人。可將分散的檔案資源上傳到統一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進行調閱查詢。要加強集中管理力度，建設一個系統，避免重復浪費，提升中央系統的軟硬件能力。

（三）做好信息化檔案建設的安全存儲工作

信息化檔案與傳統檔案的存儲安全工作大不相同。以往的傳統檔案可能就是鎖在保險庫之中。但是，新型的信息化存儲檔案是利用存儲介質進行存儲。無論是與網絡連接的云存儲還是不與網絡連接的介質存儲，都需要定期的進行檢查和維護。網絡存儲的優點是能夠長久保存并且調動方便，但是缺點是容易遭到黑客襲擊，造成信息泄露、介質存的優點是不容易被盜取，存儲體積小，存儲量大，但是依舊調動不方便，且介質對于環境的要求相對較高，介質存在著一定的報廢風險。因此，可以將檔案進行劃分，將不重要的類別存儲到網絡數據之上，將機密數據進行多份介質存儲，保證資源的存儲安全。

（四）建設檔案信息數據庫促進資源共享

進行檔案信息化開發的時候，可以建設檔案中心數據庫，將所有地方的檔案信息匯總于中心數據庫之中。地區需要使用其余地區的檔案進行調動的時候可以直接向中央數據庫申請，這樣能夠促進地區間的資源共享。對于事業單位數據同樣也可以建設事業單位檔案信息的數據庫，為員工設置賬號和密碼和訪問權限，能夠更好地幫助員工利用好公司信息化資源。同時，建設檔案信息數據庫也能夠集中力量進行數據保護，減少了地區人力、物力、財力的重復浪費。

總的來說，檔案管理工作面臨著重要的變革和轉型。在大數據的時代背景之下，提高事業單位檔案信息化管理已經逐步成為了一種檔案管理改革的趨勢，相對于傳統的檔案管理模式，這種信息化管理模式和管理應用將會受到越來越多的人推崇，充分利用好信息化檔案管理能夠有效地幫助檔案管理工作人員提高其管理效率，事業單位檔案錄入工作的進一步強化也有了一定的保障。但是其發展過程之中依舊需要注意一些細節問題和安全問題的強化。