高校電子文件一體化管理中人事檔案管理機制與對策研究

陸冬梅

摘要：文章從電子文件生成、保存、歸檔和利用的全過程出發，重新對高校內部各部門的業務流程進行重構，制定統一的管理標準與規范，推動高校電子文件的共享和協作利用。

Abstract： The article starts from the whole process of generating， storing， archiving and utilizing electronic documents， reconstructs the business processes of various departments within the university， and formulates unified management standards and norms， to promote the sharing and collaborative use of electronic documents in colleges and universities.

關鍵詞：高等院校;電子文檔;檔案管理;人事檔案;云計算

Key words： colleges and universities;electronic documents;file management;personnel files;cloud computing

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1006-4311（2019）23-0115-03

0 ?引言

從高校檔案管理的長遠目標來看，電子文件一體化管理是其必然的發展方向[1]。對高校電子文件的管控，應當自業務部門產生電子文件的時候就開始，而這就需要在進行各部門的業務系統和檔案部門的檔案文件管理系統建設的過程中，充分考慮后續的電子文件一體化整合問題，各部門應根據自身業務需求以及檔案部門的電子文件管理需求，提出本部門對各部門系統建設的功能要求，進而推進高校電子文件一體化管理以及人事檔案管理的融入。

1 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理的主要原則

1.1 統一領導原則

在國家層面的檔案管理中所遵循的基本原則是“統一領導、分級管理”，該原則也是在我國長期以來的檔案工作實踐經驗的凝煉，高校在推動人事檔案融入到本校的電子文件一體化管理的過程中應當以該原則為基本準則和行動標準，這既與高校電子文件的產生過程是在我國特有的檔案管理體制下實現的原因有關，也與高校自身的組織機構設置有關。高校應從管理理念、制度、模式、技術標準和數據格式等方面進行協調和統一，以確保人事檔案能夠融入到高校電子文件一體化管理之中。

1.2 協同效應原則

協同效應（Synergy Effects），最直觀的目標就是要實現一加一大于二的效應。某個高校內部通常包含了多個相對獨立運行的系統，如行政、院系和科研等部門、直屬單位以及其他的附屬機構等，每類部門或機構都有自身的系統，這些系統之間的協同運作，共同構建了高校整個系統，實現了高校的整體效應大于各部門或機構單獨運行的效應之和[2]。在高校電子文件一體化建設的過程中，人事檔案管理的相關設備與設備將與其他部門的電子文檔管理設備一起參與調配與使用，根據人事檔案管理與使用的實際需求，對資源進行合理配置，這必然會提升管理與利用的效率。

1.3 全程管理原則

根據生命周期理論，對電子文件進行管理應當遵循全程管理原則，這也是高校電子文件管理工作自身的要求，該項工作需要從文件的產生到保管、利用和報廢，對電子文件實施全過程的監管。對高校電子文件實施生命周期管理，比傳統檔案管理更加復雜多變，要求高校各部門應當在數據傳遞、移交以及系統的銜接方面開展更加緊密的合作，這都是高校人事檔案管理融入電子文檔一體化管理應當注意的問題。

1.4 前端控制原則

在對高校電子文檔實施一體化管理前，對電子文檔的生成進行前端控制和干預，確保其生成過程符合高校已經制定的各項制度與規范，并將這些規范性的要求融入到檔案管理部門與人事管理部門自有的業務系統之中，以便對人事檔案電子文件的產生與管理給予相應的指導，能夠有效保證高校人事檔案融入電子文檔一體化管理進程的質量。在人事管理部門的前端對人事檔案電子文檔的生成進行控制，使電子文件在生成之時就符合相關管理目標與規范，這既能夠有效減少檔案管理部門后續的加工與管理工作，也能夠確保人事檔案電子文檔的質量。

2 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理機制

對高等院校的電子文件實施一體化管理，從橫向層面對高校各部門的文件流與業務流進行整合和集成，而從縱向層面強調對二者進行轉化的具體過程。

2.1 文件流與業務流的集成機制

在校園數字化的環境下，高校在各類活動中產生、積累和保管了不計其數的電子文件，這些活動除了包含人事部門的電子文檔外，還包括教學、科研、管理各個部門的職能活動，高校的這些大量電子文件其有著重要的價值，對其進行恰當利用有助于高校履行自身的職能和開展相關業務活動。通常來說，高校的文件流是職能部門業務流發生作用的結果，而人事部門的業務流與人事檔案的文件流具體結合到何種程度，對于評價電子文件的管理水平與質量有著重要的現實意義。若將二者緊密結合起來，高校的管理成本可以得到極大的提升，且高校各項工作的效率也會得到相應的提升，更有助于提升電子文件管理的系統性與規范性，而若二者結合的緊密程度不高，相關業務工作有可能因此受到了相應的阻礙，電子文件的價值也難有效發揮出來。高校兩種流是否能夠被有效集成，最主要兩袖清風是反映在電子文件管理系統是否將兩種流實現了一體化的整合。該管理系統需要對文件與業務的流程進行有效的考量，以此提升高校電子文件的完整性、安全性和及時性，進而確保高校各項業務運行的有效性。

2.2 數據流和文件流的轉化機制

高校不僅有教學與科研部門，還有眾多為這些部門提供支持的職能業務部門，其中就包括了人事管理部門，再加上校內的大量師生，各部門及其各類人員都能夠產生大量的人事及其相關檔案數據信息，但所產生的這些信息并不能隨時有效保存下來。在這些數據信息中，多數信息都是冗余或錯誤的，因此要從中篩選出有價值的數據，對這些信息進行有效保存，進而成為對其他人有用的文件，但這些文件通常只是高校眾多數據信息極少數的一部分[3]。在電子文件來源日益多樣化的情況下，高校內部產生的電子文件數據信息類型比較多樣化，既有結構化的數據，也有半結構化甚至是非結構化的信息，高校應當運用關聯和聚類等方法，從繁雜的各類部門信息中提煉和挖掘出有價值的信息，并依照來源一致性的原則，將所挖掘出來各類電子文件檔案數據信息轉化為信息資產，形成高校有價值的信息資產，進而將這些資產永久在學校中存儲起來，變成高校的檔案館或數據庫中的資產。高校電子文件的數據流和文件流轉化如圖1所示。

3 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理策略

俗話說，“沒有規矩，不成方圓”，在高校進行電子文件一體化管理以及將人事檔案管理融入其中的過程中，高校也應當遵循這樣的基本原則開展規范化建設，以建立管理的規矩。在以往高校的信息化建設中，高校內部由于缺乏總體上的管理體制協調，這導致高校文件產生了部門之間的分隔與不融合現象，在很多情況下高校通常主要只是基于本部門的業務基本需求，制定自身的業務規范和標準，這也導致了高校各部門之間管理標準與規范產生了不統一和問題，這便產生了電子文件管理工作中資源浪費問題，這種浪費不僅表現在人力和資本上，同時也表現在了工作效率的提升上，這必然導致了高校電子文檔的一體化管理會產生不利的影響。

為了更加有效的實現電子文件規范化管理，國際檔案組織以及各國的檔案部門均制定了電子文件管理的相關規范，形成了比較規范的標準體系，這都為高校的電子文件規范化管理提供了良好的現實基礎。在云計算標準建設方面，美國提出了云計算的SPI（SaaS、PaaS、IaaS）服務模式以及云計算的相關部署方式，并對云計算的關鍵功能及基本功能給出了相應的規定[4]。為更有效地確保電子文件能夠獲得持久的管理，高校人事部門與檔案部門以及其他業務部門，應當對人事檔案的基本特征及其產生、保存的規律進行把握，并依據國家在電子文件管理以及云計算技術應用方面的法律法規，結合高校人事與檔案部門業務的具體實際，制定既適應電子文件管理工作，又可以適應后續檔案管理需求規范制度，進而實現對高校人事檔案的統一、有效管理，以使得電子文件管理過程中的各個環節都有相應的規范可依。當前在進行云計算建設的過程中，為實現規范化，應當著重實現互助性、可移植性、安全性等目標，以便實現高校人事業務部門與檔案部門在數據與服務上的互操作性，并為高校其他部門在此基礎上進行服務層面的二次開發，進而構建起可供全校各項業務活動開展的教育服務云。

3.1 建立管理性標準

該類標準主要用于對高校的電子文件一體化管理實施統籌管理，從頂層實現不同部門及其業務之間的協調、部署，將這些做法與具體要求以制度化的方式進行固定，從目標上實現一體化管理，避免高校內部各部門之間的業務系統出現各自運作和難以融合的問題。這種管理標準化通常主要有兩個方面：一方面對管理主體進行規范，即通過人事部門與檔案部門以及其他部門之間的日常協調與規范，對各部及其分管領導的工作職責及其責任與義務進行確定;另一方面，對管理客體進行規范，對電子文件的術語、元數據、存儲格式、鑒定、安全管理等方面標準給出明確的規定。

3.2 建立技術性標準

該類標準主要涉及了軟件、計算、加密及文件的轉換與接口等多個方面的管理規范，其中在這些多種技術標準中，最能夠影響電子文件管理的標準是接口標準，該標準的制定對云端的數據管理起到了關鍵性的作用，若電子文件數據管理過程中出現了格式、長度、類型等方面的不規范問題，高校人事管理部門的業務系統將很難有效融入到高校的檔案管理系統之中，進而對整個學校的電子文件一體化管理產生阻礙的作用。例如，有些學校在進行高校的信息化建設過程中，由于在最初階段缺乏統一、全局性的規劃，以及相關管理人員沒有比較強的一體化管理意識，導致了包含人事檔案在內的文件管理過程上，產生了不同部門各做各事、互不通融的問題，這些高校的辦公自動化系統、人事管理系統等業務系統雖然在一定程度上實現了高校的信息化建設目標，但由于該系統和高校的檔案管理系統主要還是由不同的部門主管和維護，各部門在進行系統建設中缺乏及時有效的溝通，使得這些業務系統中所產生和累積的電子文件難以獲得正確的保管，從而導致了業務部門再次開展相關業務活動的時候產生了工作效率低下的問題。要提升人事管理系統的信息化建設和電子文件管理水平，應當加速這些業務管理系統與學校檔案管理系統的對接，在數據上實現無縫連接和數據信息在各部門之間的流轉，并最終實現人事檔案融入高校電子文件的一體化管理進程之中。

4 ?結語

電子文件一體化管理要求高校在整體思維下，從電子文件生成、保存、歸檔和利用的全過程出發，重新對高校內部各部門的業務流程進行重構，制定統一的管理標準與規范，推動高校電子文件的共享和協作利用。在此過程中，人事檔案管理可從以下幾個方面展開：首先，積極融入高校電子文件一體化管理自頂而下的全局規劃之中，高校人事檔案價值的挖掘與利用需要借用外部技術手段實現，且人事檔案只有在與校內外其他檔案的結合，其價值才能充分展現出來，因而高校人事檔案管理應當積極響應高校電子文件一體化管理所制定的相關標準和規范，融入到該進程之中。其次，拓展高校人事檔案電子文件歸檔渠道，高校檔案管理部門應當為人事檔案提供電子文件歸檔專線，確保歸檔工作的安全性和實效性，同時高校人事部門檔案管理人員應當主動學習電子檔案管理的相關知識和技能，創新人事檔案電子化管理的方式，以提升人事檔案電子化管理的水平。再次，重組人事檔案管理業務流程，挖掘人事檔案與校內外其他電子文件的聯系，將人事檔案電子文件生成前后的利用與歸檔環節打通，根據電子文件檔案生命周期的客觀規律，按照文件從生成、著錄，到標引、編目，再到最終的歸檔和利用流程，將與電子文件相關的業務活動聯系起來，形成全新的業務流程。最后，依據電子文件生命周期的管理流程，建立高校電子文件統一管理平臺，將電子文件發布、流轉、數據封裝、傳送回平臺、元數據組織與關聯、文件歸檔以及文件解封、難與利用等一系列流程集中于該平臺，實現對人事檔案的全流程管理以及與其他檔案的關聯管理，實現人事檔案數據交換、保存和利用等功能。

參考文獻：

[1]畢建新，鄭建明，褚怡春，等.業務驅動的電子文件一體化管理與開放獲取研究——以國家自然科學基金項目為例[J].浙江檔案，2015（9）：18-21.

[2]燕楊.探索建立電子文件一體化集成管理系統模型——以蘇州市相城區國土分局為例[J].檔案與建設，2016（6）：71-74.

[3]張文元，史錫年.高校電子文件一體化管理的協同監管[J].中國檔案，2015（1）：53-54.

[4]楊福運，李文姣.山東國家電子文件管理信息系統試點通過驗收[J].中國檔案，2015（8）：82.