淺談企業機關行政事務管理工作對策及建議

狄蓓

企業機關行政事務管理工作包含的內容很多，涉及到諸多環節。不過，在傳統的認知中，行政事務管理工作通常不需要太多技術含量，是一種很單純的后勤管理，這樣就會影響行政事務管理水平的提升。為了有效提高企業機關運行效率，就要不斷完善行政事務管理，改進現狀。

企業機關行政事務管理不僅包括企業日常事務管理，還有其他的服務工作，為企業的制度完善、各項辦公管理、會議管理、設備管理等工作奠定堅實的基礎。 行政事務管理絕不僅僅限于對簡單的辦公事務進行處理，也不是輔助領導處理日常瑣碎工作即可，而是一項綜合水平很高的工作，其質量直接關系到企業的各項業務能否順利進行。

1 影響企業機關行政事務管理工作的原因

1.1 頂層設計與制度不完善，員工工作缺乏積極性

一些企業機關行政事務管理工作之所以還不夠完善，主要是由于頂層設計不完善，制度不健全等原因造成的。行政事務管理人員在開展工作中由于缺乏完善的制度作保障，就會使員工對工作缺乏積極性和主動性。還有一些員工認為行政事務管理工作就是為領導服務，沒有足夠的技術含量，導致員工在工作時比較被動，甚至帶有消極情緒，只為完成領導交代的任務，無法充分調動自身主觀能動性。

1.2 人員配備隨意，員工缺乏工作經驗和精力

行政事務管理工作與國家的法律法規息息相關，對管理人員的素質提出很高的要求。現階段，一些領導對行政事務管理人員的素質并沒有高度重視，在人員配備上比較隨意，員工會以一職多能的方式兼職該項工作。這些員工往往缺乏專業的管理知識和經驗，面對行政事務管理中的大量工作，員工往往會將其放置在相對次要的位置上，這樣就會影響工作效率的提升，也會耗費員工精力，使其無法投入到自我充電與學習環節之中。一旦工作發生沖突，更多員工會優先處理手頭業務，忽視行政事務管理。

1.3 缺乏明確的管理意識，工作時常走形式

在企業機關行政事務管理中，許多管理人員還缺乏明確的管理意識。在具體工作中，不少工作人員會憑借經驗處理問題，沒有將管理與服務工作標準化，細致化，更沒有實現統一管理。在缺乏標準的情況下，許多項目沒有得到真正貫徹和實施。還有一些獎懲制度不夠明確，規定界限模糊，同樣會影響行政事務管理工作水平提升。

2 談企業機關行政事務管理工作對策與建議

2.1 提高員工綜合素質，重視服務細節

企業機關行政事務管理工作需要得到領導的大力支持，提高管理人員的責任感，使其能夠正確認識自身工作的地位。由于行政事務管理人員非常關鍵，因此，提高其素質很有必要。管理人員要結合企業的實際情況制定制度和相關政策，并保證落實。管理人員要有良好的道德品質和極高的綜合素養，這不僅關系到企業的管理水平提升，更關系到企業的形象。

在提高員工綜合素質方面，企業要鼓勵員工不斷學習，提高自身知識含量，了解行政事務管理工作的緊迫性，要保證工作與時代發展同步，轉變傳統的思想觀念，從容應對接踵而至的挑戰，并靈活處理各項問題。員工可通過互聯網、新媒體等多種途徑中獲取新知識，開拓視野，從而逐漸提高自身綜合素質。

行政事務管理人員要有良好的語言表達能力、溝通能力和文字能力。在日常工作中，員工需要制定、撰寫各種文件、公文，傳遞上級工作指令，組織員工參加活動，接待貴客等。這就需要管理人員有良好的語言組織能力與表達能力，同時還要有一定的文字功底，做到“文武全才”。

管理人員要重視行政事務管理的細節，具有良好的服務意識，可以靈活處理各種突發問題，待人接物落落大方，可以做到與人友好溝通，將問題或相關要求清晰說明;有良好的協調能力和高瞻遠矚的思想，做事有主有次，穩重踏實。

2.2 完善管理制度和流程，實現規范化操作

行政事務管理工作要有完善的制度和統一的流程，這樣才能規范各項工作，保證工作順利進行。完善制度的目的是明確崗位職責，落實各項工作，保證工作可以嚴格按照流程開展。定期對員工的工作進行統計和分析，還要加大考核力度，制定考核細則。只有這樣，才能保證管理制度完善，提高各崗位人員的責任感，使其嚴格按照規范和要求開展工作。

要進一步完善相關標準，提高工作質量和工作效率。要明確重點和難點工作，對薄弱環節加大管理力度，制定完善的質量控制標準。在這一標準下，企業機關行政事務管理的各項工作均可有嚴格的參考依據，各員工將會針對難點、重點工作予以關注，并采取針對性解決措施彌補薄弱環節。在嚴格的標準要求下，管理人員會更加明確自身職責，嚴格按照工作流程完善相關工作內容。

要加大對員工的培訓，切實提高員工的素質與服務意識。在培訓中，要加大技能培訓，保證培訓不會淪為走形式;定期進行培訓，保證培訓工作常態化、制度化。在培訓中要不斷融入新的知識，使培訓內容充分與時俱進，并與員工的實際工作吻合。只有這樣才能提高員工的服務意識，保證各項工作符合要求。此外，要進一步加強對各項設備、物資的管理，實現對設備、物質的規范、統一管理。在培訓中要明確設備的使用要求與維護保養要求，明確使用的目的。

總之，只有完善制度和流程，才能保證企業機關行政事務管理工作真正落實。此外，嚴格的制度可以提高監督力度，保證工作效率得到有效提升。

2.3 實現工作創新，提高服務質量

由于企業機關行政事務管理工作比較復雜，內容較多，需要處理的突發事件隨時會發生，因此，必須要高度重視管理工作的創新，提高服務效率和服務質量。許多工作雖然看上去非常混亂，但卻并不難掌握其操作規律。只要有完善的計劃，對未來工作進行合理預測，明確工作目標，就可以提高工作質量。

在工作中要有一定的預測能力，可以對企業的發展趨勢、未來走向合理預測，設定目標，制定計劃。要做到未雨綢繆，全面考慮，力求盡善盡美。由于在工作中會存在許多不可控因素，因此要做好應急預案，這樣就不至于在關鍵時刻手忙腳亂，而是能夠主動面對問題，解決問題。對工作進行動態管理，一旦出現異常情況，就要提前介入，將問題扼殺在搖籃里，全面做好各項工作。

為了進一步提高服務質量和效率，還要完善工作的保障機制，使其能夠協調各項工作。由于行政事務管理的工作很多，管理人員必須要做好協調，加大與各部門之間的溝通，從而實現部門之間高效協作。積極轉變思想觀念，改進工作方法，使各部門在各自獨立的同時，定期進行溝通，使其有共同的工作目標。要采取新方法和新的管理模式，將各個崗位職責落實的同時，創新運行機制，保證行政事務管理工作更加科學、合理、有效果。

為了有效改進企業機關行政事務管理現狀，就要保證各項管理工作可以有序開展，加大監督與考核力度。在分工明確的前提下，引進先進的競爭機制，保證企業內部員工能夠有充分的競爭意識，通過不斷學習和努力，提高工作效率與工作質量。要轉變計劃經濟體制觀念下的工作模式，改進員工考核制度與內容，真正做到公平、公正、客觀考核員工的能力，賞罰分明。要及時彌補工作中的薄弱環節，實現動態監督，保證薄弱環節可以得到有效處理。為了進一步提高員工工作的積極性，相關激勵措施、保障機制要不斷完善，一旦員工成績突出，就要對其予以獎勵，這樣才能更好地發揮出員工的優勢，不斷完善企業機關行政事務管理工作。

3 結束語

總之，在企業機關行政事務管理工作開展的過程中，會存在各種各樣的問題，這些問題會影響各項工作順利進行，也不利于企業的生產經營。這就需要發揮出管理人員的作用，不斷提高管理人員的素質，完善各項規章制度，使其能夠充分約束管理人員的行為，規范工作，積極做好各項協調工作，有明確的服務意識，使各部門工作高效開展，促進企業健康發展。

（作者單位：中國石油上海銷售公司）