探究實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

趙博

作為企業(yè)管理當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)之一，辦公室行政管理里在近年來(lái)的作用愈發(fā)重要，并且也開(kāi)始引起各個(gè)部門(mén)工作人員的充分重視，但是目前很多單位的人力資源管理部分，對(duì)于管理的精細(xì)化程度給予的關(guān)注卻存在嚴(yán)重的不足，這就導(dǎo)致辦公室行政管理的功效無(wú)法得到更加充分的發(fā)揮。所以本文對(duì)辦公室管理當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，希望能夠給辦公室精細(xì)化管理帶來(lái)更加有效的幫助。

辦公室行政管理精細(xì)化是一個(gè)單位人力資源部門(mén)的重要管理內(nèi)容之一，行政管理精細(xì)化的主要目的是對(duì)部門(mén)當(dāng)中的工作內(nèi)容進(jìn)行有效分解，讓每一個(gè)部門(mén)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，并利用各種對(duì)策來(lái)解決這些問(wèn)題，從而保證整個(gè)公司能夠始終保持高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。所以說(shuō)必須要使用更加有效的管理措施和管理方法，并對(duì)于不同部門(mén)的運(yùn)作情況有一個(gè)更加完整的了解，這樣才能夠給管理效益帶來(lái)更加充分的提升。

一、辦公室管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

目前的公司和企業(yè)單位中，基本上綜合管理部每個(gè)月都會(huì)受到各種投訴，這些投訴并不是什么十分嚴(yán)重的問(wèn)題。涉及的大部分都是公司當(dāng)中的細(xì)節(jié)運(yùn)作部分，但是這些細(xì)節(jié)內(nèi)容結(jié)合到一起就會(huì)變成不容小視的問(wèn)題，對(duì)整個(gè)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成十分不良的影響。通常來(lái)講在辦公室當(dāng)中常見(jiàn)的細(xì)節(jié)問(wèn)題有：傳真電話經(jīng)常性的無(wú)人接聽(tīng)、辦公設(shè)備各種故障層出不窮、辦公室的衛(wèi)生問(wèn)題等等。這些問(wèn)題可以見(jiàn)微知著，發(fā)現(xiàn)辦公室當(dāng)中的很多問(wèn)題都是因?yàn)樵谡麄€(gè)公司當(dāng)中辦公室管理不夠精細(xì)，這也更加說(shuō)明了行政管理精細(xì)化在辦公室當(dāng)中的重要性。

二、行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

（一）管理標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化

傳統(tǒng)管理觀念對(duì)于辦公室管理通常使用的管理模式都是非常模糊的管理，這種管理沒(méi)有一個(gè)更加準(zhǔn)確的管理目標(biāo)，并且在管理制度上也存在一定的問(wèn)題，很多管理人員都使用自己的舊觀念和舊經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行行政管理，而且在管理過(guò)程中也非常注重管理者的主觀感受。所以一定要進(jìn)行更加高效的辦公室管理，轉(zhuǎn)變模糊的管理模式，讓辦公室工作能夠更加的具體，并將其中的各種細(xì)節(jié)重新進(jìn)行細(xì)化和量化。精細(xì)化管理模式的使用意義，在于能夠讓某一項(xiàng)工作任務(wù)按照不同的流程變成幾個(gè)不同的環(huán)節(jié)，從而讓管理者在進(jìn)行管理階段能夠?qū)τ诠ぷ鬟M(jìn)度和工作細(xì)節(jié)有一個(gè)更加全面的掌握，這樣一來(lái)也可以開(kāi)展更加充分的考核。此外管理標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化之后，對(duì)于每一個(gè)細(xì)節(jié)當(dāng)中的問(wèn)題也可以迅速發(fā)現(xiàn)，并且及時(shí)進(jìn)行改變，給工作效率帶來(lái)更加顯而易見(jiàn)的提高。

（二）標(biāo)準(zhǔn)、流程化管理模式的有效開(kāi)展

在目前的各種管理模式當(dāng)中，流程化管理模式十分的常見(jiàn)，在很多企業(yè)和公司當(dāng)中都有著一定的應(yīng)用，可以看出流程化管理模式對(duì)于管理效率的提升一定有著十分有效的幫助。通過(guò)各種管理實(shí)踐結(jié)果當(dāng)中我們得出一個(gè)結(jié)論，流程化管理在辦公室管理當(dāng)中進(jìn)行運(yùn)用，對(duì)于辦公室工作效益有著十分有效的提升。想要開(kāi)展更加有效的流程化管理首先要進(jìn)行工作任務(wù)分解，然后從工作實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行工作內(nèi)容銜接，并且在流程化管理的基礎(chǔ)之上，使用更加有效的標(biāo)準(zhǔn)的管理原則，讓日常工作得到更加科學(xué)合理的安排。在公司當(dāng)中也要建立一個(gè)更加細(xì)致的考核制度，讓每一個(gè)員工都明白如何工作才是正確、規(guī)范的工作，提高辦公室工作的整體工作質(zhì)量，利用評(píng)分制度給辦公室工作帶來(lái)更加充分的工作質(zhì)量提高。

（三）讓辦公室員工之間的協(xié)作精神和經(jīng)濟(jì)化意識(shí)得到有效提升

目前的辦公室行政管理工作如果想要更加有效的開(kāi)展，那么各個(gè)不同部門(mén)的支持和配合是必不可少的，想要憑借一己之力改變整個(gè)公司的英雄事跡畢竟萬(wàn)中無(wú)一，所以說(shuō)還是要員工之間更加有效的協(xié)作，才能夠帶來(lái)改變。例如在辦公室當(dāng)中需要經(jīng)常性的進(jìn)行文件簽收，看似非常簡(jiǎn)單的工作，卻需要多個(gè)環(huán)節(jié)和部門(mén)的配合，少了任何一個(gè)部門(mén)的配合都無(wú)法完成整個(gè)工作，所以說(shuō)協(xié)作意識(shí)培養(yǎng)對(duì)于員工們來(lái)說(shuō)有著十分重要的作用。另外也要注重培養(yǎng)員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，這樣一來(lái)才能夠讓辦公室工作在開(kāi)展階段更加節(jié)省，減去整個(gè)公司的支出成本，這樣一來(lái)整個(gè)公司的收益也會(huì)獲得更加明顯的提升。很多企業(yè)都沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，這就給行政管理效率帶來(lái)一定的限制，也會(huì)讓企業(yè)成本管理的實(shí)現(xiàn)遇到更多的困難，近年來(lái)企業(yè)的成本意識(shí)正在不斷的出現(xiàn)提升，所以說(shuō)行政管理工作一定要給整個(gè)公司做出榜樣，保證每一項(xiàng)工作都從上層制訂的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，讓企業(yè)能夠跟上市場(chǎng)形勢(shì)變化。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在目前的辦公室管理工作當(dāng)中，行政化精細(xì)管理有著十分重要的意義，通過(guò)行政化精細(xì)管理能夠給整個(gè)辦公室的管理工作效率帶來(lái)充分提升，并且也能夠讓整個(gè)辦公室得到充分改變，給員工們帶來(lái)更多的優(yōu)秀工作習(xí)慣，讓辦公室精細(xì)化管理職能得到充分體現(xiàn)，提高整個(gè)辦公室的管理品質(zhì)。（作者單位：西安市第三醫(yī)院）