探究實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策

趙博

作為企業(yè)管理當中的重要環(huán)節(jié)之一，辦公室行政管理里在近年來的作用愈發(fā)重要，并且也開始引起各個部門工作人員的充分重視，但是目前很多單位的人力資源管理部分，對于管理的精細化程度給予的關(guān)注卻存在嚴重的不足，這就導(dǎo)致辦公室行政管理的功效無法得到更加充分的發(fā)揮。所以本文對辦公室管理當中存在的問題進行深入分析，希望能夠給辦公室精細化管理帶來更加有效的幫助。

辦公室行政管理精細化是一個單位人力資源部門的重要管理內(nèi)容之一，行政管理精細化的主要目的是對部門當中的工作內(nèi)容進行有效分解，讓每一個部門能夠及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，并利用各種對策來解決這些問題，從而保證整個公司能夠始終保持高效的運轉(zhuǎn)。所以說必須要使用更加有效的管理措施和管理方法，并對于不同部門的運作情況有一個更加完整的了解，這樣才能夠給管理效益帶來更加充分的提升。

一、辦公室管理當中存在的問題

目前的公司和企業(yè)單位中，基本上綜合管理部每個月都會受到各種投訴，這些投訴并不是什么十分嚴重的問題。涉及的大部分都是公司當中的細節(jié)運作部分，但是這些細節(jié)內(nèi)容結(jié)合到一起就會變成不容小視的問題，對整個公司的正常運轉(zhuǎn)造成十分不良的影響。通常來講在辦公室當中常見的細節(jié)問題有：傳真電話經(jīng)常性的無人接聽、辦公設(shè)備各種故障層出不窮、辦公室的衛(wèi)生問題等等。這些問題可以見微知著，發(fā)現(xiàn)辦公室當中的很多問題都是因為在整個公司當中辦公室管理不夠精細，這也更加說明了行政管理精細化在辦公室當中的重要性。

二、行政管理精細化的思路與對策

（一）管理標準的精細化

傳統(tǒng)管理觀念對于辦公室管理通常使用的管理模式都是非常模糊的管理，這種管理沒有一個更加準確的管理目標，并且在管理制度上也存在一定的問題，很多管理人員都使用自己的舊觀念和舊經(jīng)驗進行行政管理，而且在管理過程中也非常注重管理者的主觀感受。所以一定要進行更加高效的辦公室管理，轉(zhuǎn)變模糊的管理模式，讓辦公室工作能夠更加的具體，并將其中的各種細節(jié)重新進行細化和量化。精細化管理模式的使用意義，在于能夠讓某一項工作任務(wù)按照不同的流程變成幾個不同的環(huán)節(jié)，從而讓管理者在進行管理階段能夠?qū)τ诠ぷ鬟M度和工作細節(jié)有一個更加全面的掌握，這樣一來也可以開展更加充分的考核。此外管理標準精細化之后，對于每一個細節(jié)當中的問題也可以迅速發(fā)現(xiàn)，并且及時進行改變，給工作效率帶來更加顯而易見的提高。

（二）標準、流程化管理模式的有效開展

在目前的各種管理模式當中，流程化管理模式十分的常見，在很多企業(yè)和公司當中都有著一定的應(yīng)用，可以看出流程化管理模式對于管理效率的提升一定有著十分有效的幫助。通過各種管理實踐結(jié)果當中我們得出一個結(jié)論，流程化管理在辦公室管理當中進行運用，對于辦公室工作效益有著十分有效的提升。想要開展更加有效的流程化管理首先要進行工作任務(wù)分解，然后從工作實際情況出發(fā)進行工作內(nèi)容銜接，并且在流程化管理的基礎(chǔ)之上，使用更加有效的標準的管理原則，讓日常工作得到更加科學(xué)合理的安排。在公司當中也要建立一個更加細致的考核制度，讓每一個員工都明白如何工作才是正確、規(guī)范的工作，提高辦公室工作的整體工作質(zhì)量，利用評分制度給辦公室工作帶來更加充分的工作質(zhì)量提高。

（三）讓辦公室員工之間的協(xié)作精神和經(jīng)濟化意識得到有效提升

目前的辦公室行政管理工作如果想要更加有效的開展，那么各個不同部門的支持和配合是必不可少的，想要憑借一己之力改變整個公司的英雄事跡畢竟萬中無一，所以說還是要員工之間更加有效的協(xié)作，才能夠帶來改變。例如在辦公室當中需要經(jīng)常性的進行文件簽收，看似非常簡單的工作，卻需要多個環(huán)節(jié)和部門的配合，少了任何一個部門的配合都無法完成整個工作，所以說協(xié)作意識培養(yǎng)對于員工們來說有著十分重要的作用。另外也要注重培養(yǎng)員工的經(jīng)濟化意識，這樣一來才能夠讓辦公室工作在開展階段更加節(jié)省，減去整個公司的支出成本，這樣一來整個公司的收益也會獲得更加明顯的提升。很多企業(yè)都沒有擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，這就給行政管理效率帶來一定的限制，也會讓企業(yè)成本管理的實現(xiàn)遇到更多的困難，近年來企業(yè)的成本意識正在不斷的出現(xiàn)提升，所以說行政管理工作一定要給整個公司做出榜樣，保證每一項工作都從上層制訂的標準出發(fā)，讓企業(yè)能夠跟上市場形勢變化。

三、結(jié)語

綜上所述，在目前的辦公室管理工作當中，行政化精細管理有著十分重要的意義，通過行政化精細管理能夠給整個辦公室的管理工作效率帶來充分提升，并且也能夠讓整個辦公室得到充分改變，給員工們帶來更多的優(yōu)秀工作習(xí)慣，讓辦公室精細化管理職能得到充分體現(xiàn)，提高整個辦公室的管理品質(zhì)。（作者單位：西安市第三醫(yī)院）