新時代下共青團員檔案管理的幾點思考

常馨藝

共青團員檔案管理工作是團員管理工作中非常重要的一步，它關系到廣大團員的切身利益，并且記載著共青團員入團以來的歷史足跡。對于當今高校來講，團員人數眾多，信息量巨大，僅憑傳統方法接轉、保管團員關系無疑工作量龐大，不僅占用了很多時間，而且準確率也很低，對于快速發展的今天，如何利用現代化技術將團員檔案有效的轉接和永久保存，已經成為大勢所趨。本文主要針對高職院校共青團員檔案管理模式和方法探索了一條創新之路，圍繞團員關系轉接、團員檔案資料的轉接與保存進行，一是團員入校時進行團員檔案貼碼掃碼自動進入智慧團建系統;二是學校對于已經掃碼入庫的檔案進行保管;三是團員畢業團關系轉出時，直接掃碼出庫。這樣的方式不僅節省了手動挨個轉入轉出的時間，同時也提高了工作效率。

當今社會迅猛發展，絕大部分高等院校在學生檔案管理方面正在走向大數據化、現代化，高校學生檔案管理是學校的重要工作內容之一，不僅構成了學校的體系建設，而且也是學生在校期間學習、表現等方面的真實記錄，共青團員檔案作為團員重要的檔案證明資料，已不能像過去的時代那樣人工統計、保管、轉接等，一是因為新時代下共青團員數量逐年增漲，依然人工管理會存在工作量巨大、錯誤率高、遺失率高的弊端;二是檔案管理走向現代信息化是社會發展的必然需要，故步自封只能滯后于時代的腳步;三是作為職業專科院校必須與時俱進，加強師資隊伍的同時必須加強檔案管理隊伍，不能因為生源綜合素質低或者教師隊伍不夠壯大、硬件條件跟不上而駐足不前，閉門造車。

一、團員檔案管理的特征

（一）高職院校團員數量巨大，團員檔案管理工作量大。高職院校學生數量逐年增漲，團員數量也隨之不斷增多，檔案數據又面臨著遷入、遷出。目前大部分高職院校對團員檔案的管理仍然采取的是人工管理模式，智慧團建系統未建立之前從團員信息統計和轉入轉出都要考手動統計。

（二）團建系統目前存在的局限性

團建系統自建立到現如今，初步解決了團員信息散亂、沒有歸屬等問題，并且全國聯網，有效的將高校團員信息系統化、正規化;但是目前還存在一些局限性，例如團建系統中團員信息必須人工錄入，錄入的過程中難免出現遺漏或者錯誤，而且在學生畢業時，團員關系需要從系統中轉出，對于團員關系的轉出地也需要進行人工錄入，除轉出生源地外，對于學生需要落在工作單位的或者工作單位所在街道團支部的，也需要人工進行，但是學生會因為很多原因所統計的信息錯誤率高，這也為團員關系轉出工作帶來了不必要的麻煩，降低了工作效率。

（三）團員檔案內容單一，缺少個性化。團員檔案資料主要是指入團申請書、入團志愿書、團員證這幾個主要資料，一是由于過去很多學校一直沒有將紙質化資料規范管理，有的團員檔案有不同程度的丟失，導致步入大學時團員檔案中資料不全，這對學生來講也會產生不必要的影響;二是團員檔案應當逐漸趨向個性化，比如應具備個人情況的資料，比如該團員自入團起到如今的表現情況（包括參與志愿服務、公益活動、獲獎情況、見義勇為等）。因此，除了紙質化資料外，團員檔案應當有電子版資料入庫，以便于接收單位隨時調取查詢。

二、團員檔案管理走向現代化的必然趨勢

基于以上問題，團員檔案管理必須要走向現代化、信息化、要順應時代的浪潮。

（一）團建系統需增設電子版檔案庫。團建系統可增設團員檔案信息庫，同時，也需增添個性化資料模塊，新入團的團員注冊后填寫基本信息以及上傳資料，其中包括入團申請書上傳、入團志愿書電子版、團員證電子版、個性化資料（該團員的參與志愿服務、公益活動、獲獎情況、見義勇為等情況）以上信息一經保存將全國聯網，永久性保存，也方便今后接收組織隨時調閱。

（二）團建系統需增設條碼入庫。在學生步入大學時，團員紙質版檔案要貼條碼，條碼信息主要有學生基本信息、家庭住址（生源地）、轉出團支部以及團員所有電子版檔案資料，以便于轉入時掃碼入庫，省去了人工統計的麻煩和時間。學生畢業轉出時，依然通過掃碼出庫來進行。

（三）關于紙質版檔案管理辦法。由于學生數量巨大，紙質版檔案也隨之數量劇增，保管起來既不方便，也占用空間，這就需要各高校在團員檔案管理方面設立獨立的保管庫，凡是入學時有紙質版檔案的團員，都會貼信息條碼，凡是貼了信息條碼的檔案必須由接收學校的團委或者團總支獨立保存庫中。除了團員檔案資料外，還有團員關系介紹信，介紹信可與紙質版檔案一同保管，學生畢業之時該介紹信作為存根學校自行留底。

（四）高校需建立團員管理庫。除了國家的團建系統，各高校應當有自己的團員信息管理庫，所有有團員檔案資料的團員必須信息入庫，方便學校內部統計，如有中途退學、入伍的團員，學校可直接將該生的團員關系從學校系統中標記并從團建系統中轉出。所有團員的信息可以通過校園內部系統直接導入團建系統，既避免了團支書手動輸入的過程，又很大程度上減少了錯誤率。

（五）建立健全團員信息庫管理隊伍。如今各高校根據自身的情況都有不同的團員檔案信息管理方法，但由專門的管理隊伍利用現代化系統進行團員檔案信息管理的少到幾乎沒有，基本都停留在團委、團總支人工管理的狀態，同時，團員檔案管理由各團組織書記以及副書記（學生）或者輔導員具體操作保管，談不上規范化、精細化。無論是從管理者還是管理方法和模式，均能體現出一個學校對檔案管理的重視程度以及接收信息化管理的態度和能力。

三、在現代化的基礎上更要完善相關制度

（一）有效管理、優化管理。做到有效管理、優化管理共青團員的檔案資料信息，前提是必須建立健全相關制度，實現規范管理。拿高職院校來說，首先需要建立合乎相關法律法規的團員檔案管理制度，包括檔案轉接、審核、貼碼、掃碼入庫、責任追究等制度。其次需要各團委、團總支進行逐級分派工作責任，例如團支書的工作只需要記錄本班級團員人數以及收團費即可，省去手動錄入團員信息的繁重工作量，同時也最大程度的減少了錯誤率。

（二）加強校園檔案管理系統建設。發展要與時俱進，與時俱進的前提是要勇于改革、創新。尤其對于高職院校來說，加強學校硬件、軟件配備的同時，壯大師資隊伍和管理人員隊伍是必須要跟著時代浪潮推進的，管理人員其中很容易被忽視的就是學生檔案管理人員，某些高職院校的學生學籍檔案、團員檔案都由輔導員班主任保管，顯然是嚴重缺乏管理機制和管理隊伍的體現，輔導員班主任的主要職責是管理、教育學生的思想、生活、學習，學籍檔案管理、團員檔案管理無疑是增加了工作量，而且管理效率甚微。學校層面應當將這一部分工作抽出來整體歸到檔案管理隊伍中去，利用現代化技術，實現優化管理。因此校園檔案管理系統的建設迫在眉睫。

四、優化團員檔案管理的意義

高校從管理制度、管理模式和方法上進行蛻變，不僅可以提高工作效率、優化團員檔案管理工作，更重要的意義在于提升了共青團員自身的重視度，如同共產黨員一樣，除了有嚴格的入團流程和條件，還有嚴格的檔案管理機制，團員會不自主的重視起來，遺失檔案資料的情況將會逐年減少，特別是對于自己的政治面貌認知上也會更加明確。尤其是在團員電子檔案中增加個性化模塊后，所有榮譽、獎勵、先進事跡將會錄入系統，全國聯網，這也無形中激發了團員的積極性以及榮耀感，對于團員今后工作發展來講無疑是一個閃光點。

學生的檔案管理是學生管理工作不可或缺的部分，共青團員的檔案管理也尤為重要，很多高校往往重視了學籍檔案的管理，卻忽略了團員檔案的管理，在飛速發展的今天，高校共青團員檔案管理工作必須重視起來，這不僅是高校創新服務的一個點，也是共青團員及其檔案引起重視的切入點，高校是共青團員集中最大的地方，在教書育人的基礎上切實做好服務育人、管理育人，從改革中謀求新路子，從創新中開拓新天地。（作者單位：甘肅農業職業技術學院）