增強檔案管理科學化水平的有效途徑

向艷琴

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-103-02

摘 要 檔案管理部門在各個行業占據著非常重要的位置，因為行業的檔案管理部門，保存著企業歷年來工作進程所產生的機密文件，這些文件的機密性和唯一性關乎到企業的持續安全健康發展，需要引起高度的重視，檔案管理科學化途徑的摸索是一個不斷創新的過程，需要職能部門與多種現代化技術相互作用才能實現對檔案管理科學化構建。本文結合現代企業的檔案管理工作增強檔案管理科學化水平的必要性以及現在的檔案管理工作中存在的問題，通過對這些問題的研究，得出能夠增強檔案管理科學化水平的有效途徑。

關鍵詞 檔案管理 科學化 有效的途徑

隨著現代化的進程，自動化技術和計算機技術普及開來，科學技術水平的提高給檔案管理工作帶來極大影響。科學技術與檔案管理之間的相互作用關系，促使檔案管理方式的多樣化，同時也使得檔案管理更加科學化；檔案管理的有效管理也促進了現代計算機技術的發展。當然，檔案管理工作是復雜的，僅依靠現代化技術的運用是不夠的，實現檔案管理工作的系統化與規范化，需要國家、企業領導者以及檔案管理的工作人員的密切配合。

一、增強檔案管理科學化水平的必要性

（一）促進檔案管理工作便快速化與效率化

現代化技術的運用，給國家和社會的發展帶來了日新月異的變化，很多繁瑣的工作通過現代化管理技術的提升變得更加便捷，檔案管理工作隨著科學化的普及，工作內容變得簡便，工作效率也得到顯著提高。檔案管理的科學化，促使資料信息的存儲、分類、查詢變得有規律，保存或者使用查詢時也更加快速便捷

（二）良性加強信息資源的整合和利用

很多企業和組織沒有及時對信息資料進行及時整合存儲而流失，這些資料的唯一性和實效性，對未來工作的開展有著承上啟下的作用，一旦缺失實質上是一種有形的財產流失。檔案管理科學化水平的提高，能夠很好的保存這些資料，并且能夠有效的整合這些資料，比如湖南的烈士公園，如果能夠將科學技術運用到檔案管理中，對國家以及社會做出卓越貢獻的英雄事跡的保存會有保障性，這樣的保存方式，不僅是精神財富的保存，更是對現代國民價值觀與學習觀的一種影響。

（三）保障檔案管理的嚴密性

有部分檔案是機密的，是不能夠被泄露出去的，如果泄露，會給企業或者是國家帶來損失，所以在文件的保密方面是非常要注意的，檔案管理科學化不失為是防止檔案資料泄露的好辦法，因為現在科技水平是比較高的，太簡單的加密文件是很容易被破解的，所以檔案管理也要提高科學化水平，利用科技將檔案封存的更加機密，使得文件不會被泄露。檔案管理在商業活動中的意義顯著，近年來出現不少商業機密泄露，如企業的發展規劃方案、核心技術、市場規劃等機密信息被竊取，給企業發展帶來巨大阻礙，特別是核心技術和企業內部信息的外泄，嚴重打擊了企業市場競爭力。因此，采用科學嚴謹的檔案管理方式，找到符合企業檔案管理科學化的途徑，是當代企業面持續健康發展的一大問題。

（四）利于現代化科技的進步

檔案管理科學化水平的增強是需要科學技術的支持的，所以在檔案管理對科學技術的需求下，能夠讓科學技術不斷的進步和發展，科技的進步也能夠讓檔案管理的科學化水平越來越強，二者是有著相輔相成的作用的。

二、現階段檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的工作理念是比較落后的

我國的檔案管理工作在長期的資料信息管理工作中被重視起來，但是檔案管理的工作理念還是比較落后的，很多檔案管理的工作理念依舊還只是保持在記錄、分類、保存上，都只是注重檔案的歸集保存，很難通過對資料的優化整合保存發揮其價值。以現代企業為例，現代的企業在進行檔案管理時，僅僅是滿足工作的要求，并沒有大局觀與回顧性，資料信息的整合目的，并不是單純的保存下來，而是通過對信息資料的整合，解讀階段性信息的主要內容，以滿足未來工作的需要。只有做到檔案管理的科學化，資料信息的價值才能最大化的發揮。

（二）檔案管理工作的基礎設施不完善，工作人員的綜合素質不高

1.設施不完善。檔案管理工作的安全性必須重視，基礎實施的建設是對企業財富的保護。檔案室或者資料室大部分都是紙質文件，可燃性比較高，為了防止出現火災這樣的突發事件，必須做好檔案管理的安全設施建設，比如可以采用防火材料作為檔案放置區的主要裝修材料和安裝滅火儀器等方式可以有效的保障檔案資料的安全性。若采用的是計算機化的檔案管理，檔案文件都存儲在計算機里，安全性要比紙質性文件高，但目前我國大部門地區對計算機檔案管理的經驗比較薄弱，計算機的設施安裝缺乏目的性，往往硬件措施跟不上，從而阻礙檔案資料管理科學化的發展。

2.員工的綜合素質不高。很多機構的檔案管理部門員工的理念比較落后，受工作理念和文化水平高低的影響，在檔案管理中很難找到管理科學化的有效途徑，檔案管理科學化是一個不斷發現與創新的過程，員工的素質不過關很難取得階段性進展。另外現代化科學技術運用的前提對員工是有一定要求的，良好的接收學習能力和執行力是必不可少的，倘若員工本身的素質達不到這樣的條件，對檔案資料管理科學化水平的增強只有阻礙作用。

（三）檔案管理工作的信息化建設落后

現在，我國開發了很多的關于檔案管理工作的軟件，但是這些軟件太過于繁雜，很多企業和企業用的軟件都不是一樣的，沒有一個統一的標準，所以很多信息的沒辦法實現資源的共享，現在的檔案管理軟件也是跟不上科技的發展速度的，就使得很多機構運用的軟件比較落后，還使得一些低端的軟件重復建設使用，嚴重的阻礙了檔案管理科學化的發展。

三、增強檔案管理科學化水平的有效途徑

（一）完善檔案管理的制度，提高重視程度

提高檔案管理科學化水平并沒有一個相對完善的制度支持，所以在進行增強檔案管理科學化水平的過程中會出現各種各樣的問題，建立健全檔案管理科學化制度是提高檔案管理水平的基礎保障。

1.制定相關的法律法規，完善檔案管理的監督體系。制定相關的法律法規，不斷完善檔案管理的監督體系，切實做到監督各個單位的檔案管理工作，強制性的提高檔案管理的重視力度，監督檔案管理工作的進行，避免違法亂紀行為的出現。

2.加強國家政策的領導作用。制定科學化發展檔案管理的政策，以增強檔案資料管理科學化水平為目標，引領檔案管理工作朝著科學化方向發展，政策的領導是給檔案資料管理指明方向，國家政策的領導也能讓各個機構提高重視力度，能夠找到正確的發展方向開展工作。

（二）轉變檔案管理的工作理念，樹立正確的工作理念

檔案管理工作者的工作理念必須轉變，這是檔案管理科學化水平提高的重要途徑，以為的保存好資料檔案是工作要求，也是工作需要。在保證質量和安全的前提下，要能夠整合和利用檔案，讓這些檔案資料變得更加有價值，始終把增強科學化水平作為發展的目標，科學的將資料進行歸類整合，不斷的挖掘資料的價值，并且積極促進社會各界的資源共享，這樣才能夠更好的未來發展服務。

（三）提高檔案管理的員工的綜合素質

檔案管理工作是靠檔案工作人員來進行的，所以檔案管理的員工的綜合素質是與檔案工作的成效是有一定的關系的，所以要增強檔案管理的科學化水平就要增強檔案管理的員工的綜合素質。

1.注重員工的專業技能培訓。檔案管理的科學化與計算機技術與自動化技術這樣的現代科學技術是分不開的，檔案管理工作科學化發展需要這些技術的開發運用，對員工進行專業化的培訓是滿足時代要求的需要，提高工作人員的科學知識，培養他們的創新能力，使檔案管理的工作人員能夠跟上科技發展的腳步，從而能夠熟練的操作檔案管理系統并且能夠進行科學的分類和整理，是提高工作效率的根本。

2.注重增強員工的道德素質和職業操守。企業或者其他組織機構的檔案文件是具有機密性的，回溯以往，出現核心機密文件的泄露的原因，都是員工對企業的忠誠度和員工自身的素質不過硬造成的。員工的專業技能知識固然重要，但是其職業道德與思想素質對檔案管理安全的影響是巨大的。做好錄用的考核是非常重要的，在錄用后的試用期需要特殊觀察，要簽訂工作保密協議，并不斷的對員工進行道德培訓，增強員工的道德素質。

（四）提高檔案管理的信息化水平

現代化管理技術的發展日新月異，檔案管理信息化技術也在不斷發展，促使檔案管理科學化的工作不得不使用新的方法和新的思路，不斷的增強檔案管理的科學化水平，增強檔案管理科學化水平就必須要增強檔案管理的信息化能力，從而能夠實現檔案管理工作的信息化，檔案管理工作信息化水平的提高同樣也是實現檔案管理科學化和檔案管理工作發展進步的重要手段。

1.建立電子檔案管理系統。檔案管理的信息化就要完善一些檔案管理類的硬件設施，計算機就是最主要的設施，檔案管理信息化就要學會利用計算機，建立一個電子的檔案管理系統，讓檔案的分類存儲更加方便，更系統和信息化。

2.建立網絡檔案管理系統。通過網絡，能夠將資料快速的傳遞，使檔案的傳遞更加的網絡化，能夠更好的為百姓提供服務，也能夠更好的和其他機構分享有價值的資源，工作也能夠更加方便，但是，檔案信息的網絡化不能忘記的還是保密性，有些不可公開，不可傳遞的信息是不能夠進行傳遞的，要對檔案及其工作人員進行嚴格的監督。

（五）完善檔案管理設施的建設

1.建設防火、防潮類的基礎設施。很多企業和機構，對待檔案管理往往最容易忽視的就是檔案管理的一些基礎設施的建設，特別是資料存儲室，像烈士公園這樣的機構，周圍可燃物比較多，所以檔案室就要注重采用防火、防潮的設計，如果沒有這樣的設施，發生意外事件的時候會帶來一些不必要的損失，存儲的資料會被銷毀，會帶來一系列不可彌補的損失，所以檔案管理工作一定要注意建設好基礎設施，采用防火、防潮的設計，才能更好的保存資料。

2.硬件和軟件設施的建設。檔案管理工作的展開需要一些硬件設施的支持，電腦就是最基礎的硬件，計算機在檔案管理科學化水平提高的過程中發揮著重要的作用，是必不可少的。軟件設施的建設也是非常重要的，檔案管理工作中，應用到很多的技術手段，比如加密文件，就需要軟件程序的支持，所以，增強檔案管理科學化水平也必須要注重軟件設施的建設。

四、結語

做到檔案管理科學化，就要建立健全檔案管理科學化的制度，國家必須起到領導和指明方向的作用，企業或者組織以國家指出的方向為準對檔案管理工作進行改進，積極培育有用的員工、積極建設檔案管理的基礎設施、積極落實科學化發展檔案管理。檔案管理的科學化發展，能夠推動社會的經濟、政治、文化的發展，是我國發展過程中必須正視的課題。

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