關于強化企業檔案規范化管理的探討

王海藍 胡瑩瑩

【摘要】隨著市場經濟的飛速發展，知識和信息的重要性日益突顯。企業檔案管理也進入了現代化，但是在檔案管理工作中也出現了一些不規范的問題，例如沒有統一的標準和規范，相關管理人員意識薄弱，再加上軟件和硬件設備薄弱，因此工作效率低。本文結合上述問題，提出一些建議。

【關鍵詞】規范化;強化管理

一、做好新形勢下企業檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，企業檔案管理應實現標準化、科學化，是一種基礎性信息資源，這對企業發展有著非比尋常的意義，對企業管理等各方面也有著非常重要的作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點，體現公司規范化、科學化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不影響企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。

二、企業檔案工作的性質

企業檔案工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作。

（一）管理性。從工作內容上來說，檔案工作是負責管理檔案信息的一項專門性工作，與其他管理性工作一樣，檔案工作有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。從具體工作單位來說，檔案工作是為特定的管理工作提供信息支持，是特定管理工作的組成部門。

（二）服務性。從與其他工作的關系上說，檔案工作是一項為各項具體工作服務的條件性工作，服務性是檔案工作與其他工作的主要區別所在。從檔案工作本身來說，服務性是檔案工作賴以生存和發展的基礎。離開服務性，檔案工作也沒有了存在的必要。強調檔案工作的服務性能夠幫助我們擺正檔案工作的位置，樹立服務觀點。

（三）政治性。檔案工作是黨的建設和政權建設的重要組成部分。從檔案的產生來說，檔案代表了一定階級的利益，為一定階級所掌握，因此檔案工作也就不可避免地帶有一定的政治性。從歷史的發展來看，檔案工作政治性表現在對黨和國家歷史真實面貌的維護上。檔案真實記錄著歷史發展的軌跡，肩負著維護歷史真實面貌的重擔，如果我們不能用對歷史負責的態度對待檔案，就可能給歷史留下空白或誤區。

三、現階段企業檔案管理存在的問題

近年來，國家陸續出臺了相應的業務規范標準和部門規章，使得企業的檔案管理逐步做到了有章可循、有規可依、有經驗可借鑒，但我們從企業檔案工作的發展歷程中不難看出，企業檔案發展歷史較短，在企業檔案管理的進程中仍存在許多待商榷、待改進之處。

（一）檔案管理人員素質參差不齊。隨著社會發展需要的不斷增加，對檔案管理的要求越來越高，但基層檔案工作因無專職人員、人員變化快，業務不熟練，使得檔案管理成為的一道難題。多數檔案管理人員無專業知識，也沒有經過專門的培訓，再加上人員流動頻繁，很多交接工作不到位，這樣對于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

（二）檔案管理不規范不嚴肅。中小型企業對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環節還沒有達到規范的檔案管理要求，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料遺失、損毀等現象時有發生，嚴重影響檔案保存和利用效率。

（三）檔案管理手段落后。管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理知識無法得到及時更新，服務效率低。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。

（四）檔案管理標準不統一。檔案整理雖然有國家標準，但各地檔案行政管理部門因各地實際情況不同會在具體執行中存在差異，檔案管理人員無參加培訓的機會，也未注意自我提升，無法更新檔案管理知識儲備，致檔案管理工作因循守舊、按部就班，時有偏差。

四、企業檔案管理的對策措施

（一）加強組織領導，增強企業檔案管理意識。企業檔案管理工作是一項長期性、系統性工程，是一項不可或缺的重要內容。各級企業要充分認識加強企業檔案管理工作的重要性，高度重視企業檔案管理工作，增強企業檔案管理意識，把規范企業檔案的管理工作納入單位管理工作的重要內容，切實加強領導，落實領導工作責任。

（二）加強企業檔案管理信息網絡化管理。隨著電子技術的廣泛應用和普及，檔案工作的方式和手段已發生了質的改變，傳統的信息資源開發手段已不能完全適應新時期的企業檔案管理工作需要。因此，在網絡環境下企業檔案推行網絡化、信息化管理是必由之路。可以利用網絡平臺，推進企業檔案的信息化管理。同時結合本單位實際，設置網絡檔案管理標準和程序，加強軟件開發、信息維護和安全保障，實現計算機對企業檔案的完整、準確和動態管理，促進企業檔案管理工作的順利實施，同時全面服務于單位的整體建設和發展。

（三）加強企業檔案管理人員的培訓。要加強企業檔案管理人員的學習，包括如下方面：一是創造機會為檔案人員的學習提供方便，定期進行業務學習、外出考察、會議代訓、印發學習手冊等。二是采用集中學習和自我學習的方式，利用上級主管部門業務培訓、專業技術人員繼續教育知識更新培訓等機會，努力做到全面系統持之以恒地學習，把繼續教育學習與檔案工作實際緊密結合起來，進一步更新檔案專業知識，不斷提高理論水平、政策功底和知識素養，做到在意識上提高，學習上帶頭，工作中創新，處處體現檔案工作者終身學習的理論，為做好企業檔案管理工作打下扎實基礎。