職業院校檔案管理工作新思路研究

劉憲梅

【摘要】職業院校檔案是在長時間教育工作中積累的院校教師工作以及學生學習成長的各種有價值的資料，是院校在教與學的教學活動的發展過程中的反映。職業院校要想正常開展各項工作，檔案的管理是重要前提。但因為科學技術發展速度的日益增快，職業院校檔案管理工作在和時代發展相順應的過程中出現了一些急需解決的問題。本文主要對職業院校檔案管理工作新思路進行探討，旨在為職業院校檔案管理工作提供幫助。

【關鍵詞】職業院校;檔案管理;管理制度

檔案可以將學校在工作和其他活動中的成敗予以真實記錄，所以，在職業院校日常管理工作中，檔案管理工作占據著極為重要的位置。立足于現階段我國職業院校檔案管理的實際情況而言，我國高校的檔案管理工作仍有諸多缺陷存在。只有不斷對職業院校檔案的管理工作予以改善，才可以促進學校教學和管理水平提高，為職業院校教育事業的發展奠定堅實的基礎。

一、加強意識，健全機構

不僅要將職業院校檔案的意義、作用、地位和價值充分認識到，還要對職業院校檔案現代化建設的重要性有更加深刻的認識。若不能充分認識檔案信息服務和檔案工作的重要性，就會對檔案信息服務工作的深入開展造成嚴重影響。檔案現代化建設的好壞是對高校現代化水平高低進行衡量的標尺，把檔案現代化建設做好，可以為職業院校的良好發展奠定堅實的基礎。基于認識的提升，要將觀念轉變，加強檔案意識，要用科學發展觀對高校檔案現代化建設予以指導。進一步強化檔案意識，促進服務意識的增強，確保檔案工作始終順應社會的發展。嚴格貫徹并落實檔案法，加強法制教育，促進法制觀念的增強，在普法宣傳計劃中納入檔案法。在落實國家的檔案法規以及本校檔案管理制度時，要竭盡全力做到“三納入”，也就是在學校的規劃和計劃、相關人員的職責范圍和學校的各項管理制度中納入檔案工作，并在各方面大力支持檔案工作。

二、提高檔案管理人員素質

在職業院校的不斷發展中，對檔案管理人員的專業技能以及熟練程度提出了更為嚴格的要求，為確保高校檔案管理工作順利開展，職業院校要立足于國家對高校檔案管理的要求，選擇某一固定時間培訓檔案管理人員，使管理人員更加熟練檔案工作，為職業院校檔案管理工作的發展奠定堅實的基礎。優秀的職業院校檔案管理人員必須具備良好的職業修養和素質，精通業務。同時職業院校的檔案管理人員要求穩定，借助不斷學習檔案專業理論知識和參與檔案業務培訓，促進其綜合素質的提升，并采用先進設備技術和現代化管理技術，提升檔案管理水平，實現高校檔案管理的自動化。

三、頒布職業院校檔案管理制度

要想將職業院校檔案管理現狀有效改善，頒布一套完善的檔案管理制度意義極為重大。職業院校檔案管理工作應立足于我國相關法律，同時和職業院校實際情況相結合，頒布一套和職業院校自身相符的檔案管理制度。具體可以分為下述幾點：

（一）制定一套完善科學的檔案管理工作機制。并把相應機制形成檔案文件，為檔案管理工作提供重要參考。同時，頒布收集、整理檔案等相關條例，讓職業院校檔案管理工作更加科學、正規。

（二）把檔案管理責任制落到實處。在檔案收集和整理中要落到實處，同時要對檔案管理責任人予以明確，充分了解檔案管理工作人員的職責。

（三）嚴格遵守規章制度。職業院校內部應在制定相關制度后，嚴格遵守規章制度，為檔案管理的有序、正常運行奠定堅實的基礎。

四、逐步優化檔案管理模式，優化配套設施

要對職業院校檔案管理模式予以優化，首先要充分認識到體制的重要性，然后檔案管理人員要具備強烈的責任意識。因為職業院校檔案管理工作和院校工作的各個方面都有關，不僅有教學、教師、整體規劃，還有科研、學生、師生的切身利益。所以，必須嚴格遵循科學的原則，構建完整的檔案管理工作模式，進一步強化檔案工作的科學化管理，借助經費投入，把基礎設施配套力度加大。如根據防竊密、防盜、防火、防潮的標準把庫房和安保系統配備好，構建高質量的數據支持和網絡支持系統，將計算機、復印機等必要裝備配備。經費要真正做到年初有預算，使用有保證，專款專用，重點保障。

五、技術手段的創新

長時間以來，職業院校的檔案管理模式傳統性的傾向十分嚴重，其均借助手工手段管理或利用，對檔案的管理水平和利用程度造成了嚴重阻礙。技術創新可以推動檔案管理創新，檔案管理的技術創新主要包括：首先，檔案工作人員在檔案管理和保護中創新性運用社會科技成果，以免損毀檔案，使檔案老化速度變慢。其次，要求檔案工作者就檔案工作操作技術方面存在的缺陷和弊端，將新的檔案工作技術和方法研制出來，以促進工作質量和效率的提升。現代職業院校檔案管理還要將檔案信息化管理順利實現，在積極參與設計和建設機關辦公自動化系統中，把條目錄入工作做好，使檔案條目檢索自動化順利實現，將文檔一體化問題順利解決，以實現服務質量和工作效率的最佳化。主動結合檔案工作重點和學校中心工作，服務于教學和科研，讓職業院校檔案管理占據主導地位，做到管理手段的多元化和社會化。

六、結語

在社會的不斷發展下，在檔案事業發展中諸多問題隨之出現。要實現職業院校檔案的高準確率和完整性，并讓其在學校今后的各項事業中實現最佳化的效果，要求檔案工作人員具有敏銳的管理和創新精神，超前管理各類檔案并加大檔案立卷的超前指導力度，確保檔案管理工作特色鮮明。

【參考文獻】

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