政府采購主要風險及規避途徑探討

覃煒惠

摘要：本文簡要概述了信息時代企業采購管理涵義特征、使用工具及管理優勢，在此基礎上就信息時代企業采購管理內容展開逐條分析，目的在于推動我國企業采購管理信息化發展。

關鍵詞：信息時代 采購管理? 管理策略

一、信息時代企業采購管理概述

（一）信息化采購管理涵義及特征

信息化采購指的是采購方借助網絡平臺，通過招標、競標及談判的方式完成購買交易工作。信息化采購管理充分利用信息、網絡技術，實現對上述交易過程的全程監督及控制，不僅確保企業資源得到合理利用，同時還能有效降低采購成本，提高采購管理工作效率與質量。信息化采購管理較傳統采購方式而言展示出如下特征：通過網絡信息平臺高效完成采購管理工作，無需耗費過多統計、分析成本;擺脫時間、空間限制的網上采購流程，大幅提高采購工作效率;采購數據準確保存在信息網絡系統，實現了貨物信息、采購人員的無縫鏈接，確保采購管理工作更為優化完善。

（二）采購管理使用的信息化工具

采購管理信息化離不開先進理念及可靠工具的鼎力支持，目前我國大部分企業內部使用的信息化管理工具主要是ERP系統，該系統是經過MRP、MRP II更新優化而來，三者的區別與聯系如圖1所示。

分析可知ERP系統較前兩種系統而言具備更為全面的跨區域、跨業務信息集成功能。信息交換、公共采購及私有采購平臺是當前應用最為廣泛的跨區域采購管理工具，其中信息交換平臺為企業間的交流溝通提供穩定、順暢渠道，借助專業網絡實現了發票、訂單的安全交易與管理;公共采購平臺涵蓋了企業、供貨商及通路等采購因素，目前在汽車制造業、電子制造業應用較多;私有采購平臺相較于前面兩種平臺更具靈活性，其信息交互費用及日常使用門檻相對較低，我國的海爾、美的等知名企業目前使用的就是這類工具。

二、信息時代企業采購管理優勢

信息化采購管理可謂順應時代發展的產物，不同于傳統人工采購管理模式，該管理模式借助網絡平臺將買方、賣方有機結合到一起，使得采購交易更為順暢、便捷，因此其特有優勢嶄露無遺：

（一）縮短采購周期

企業在進行日常采購工作時主要通過網絡平臺完成信息查詢、比對工作，在較短的時間內即可瀏覽到大量數據。采購方可以自由選擇競價采購交易時間及交易方式，縮短了數據信息上報、確認周期。據統計，采購方從采購項目確定到競價交易完畢僅需要耗費2周時間，較傳統人工采購管理工作相比大約節省了50～70%的處理時間。

（二）節約采購成本

微機網絡為企業的采購管理工作提供了公平、開放的交易平臺，競價采購工作無需耗費大量人力、物力、財力，采購企業能夠在這種綠色環保競價模式影響下獲得更為低廉的交易價格，因此能夠有效節約采購成本。通過對以往信息化采購管理工作調查發現，融入網絡技術的采購管理模式其交易成本較傳統交易模式而言可以降低20～30%的成本損耗。

（三）增加有效供貨商

網絡微機技術為企業的采購交易平臺提供了專業幫助與支持，采購方能夠完全擺脫地域、行業束縛，需求到合適供貨商，有助于豐富供應貨源渠道。在信息平臺的幫助下，采購方可以對供貨商資質、信譽進行真偽辨別，有助于及時了解供貨商現有資源及經營情況，準確判斷行業市場供求狀況，為采購交易確定提供準確數據支持。

三、信息時代企業的采購管理工作

（一）需求計劃信息化

需求管理是針對客戶端產品需求預測進行分析判斷的，以往的需求管理主要是采購人員依據客戶需求及生產計劃進行手動計算與分析，并以此作為原材料訂購基礎信息。信息化需求預測相比傳統方式而言具有高效、靈活、快速等優勢，采購人員無需關注以往訂單，只需登入采購系統對相關信息進行查閱分析，即可明確供貨商在意需求，并有針對性的制定訂貨計劃;供貨商在信息系統平臺查閱到需求預測訂單時可以點擊“確認”按鈕，此時系統會根據供貨商登記庫存量、成品量、工單量及訂單量進行智能計算并給出建議交貨日程;一旦采購方確認建議交貨申請后，供貨商會收到對應訂單，同時也為日后交貨提供具體憑證。簡言之，信息采購平臺是依據出貨訂單制定生產計劃，在此基礎上結合供貨商實際庫存得出具體送貨日程，依據供貨商生產能力變動情況對生產計劃進行合理調整。

（二）尋源報價信息化

尋源報價指的是對供貨商注冊信息、管理狀況及認證資質進行實時查詢與管理，信息采購平臺為尋源報價工作提供了開放、安全的查詢平臺。尋源報價信息化的工作職能主要分為采購尋源及報價查詢，其中采購尋源目的在于系統查詢廠商注冊信息及認證流程，供貨商通過網絡平臺完成注冊并獲得合格供貨商清單，為信息采購管理提供先決條件;采購方通過網絡平臺能夠及時知曉稽查結果，大幅提高工作效率，同時還能有效擴大采購尋源范圍，完成潛在供貨商的數據收集整理。查詢報價指的是利用電子郵件通知供貨商及時告知報價單，并借助系統平臺完成成本分析及報價更新工作，具體工作流程為成本清單模擬-分析查詢報價-核查簽署訂單。尋源報價信息化不僅能夠為意向供貨商自主注冊提供便利平臺，同時還有助于查詢報價電子化、自動比價智能化，為信息采購管理提供有效助力。

（三）協同采購信息化

協同采購信息化指的是信息采購平臺將企業訂單信息及送貨日程展示給供貨商，以便其做好送貨準備，供貨商在送貨完畢后還可依據上述信息進行賬務核算與管理。協同采購信息化目的在于為供貨商訂單信息確定、送貨日程安排做好內部生產規劃，并在規定時間內回復排程、交付日期，有助于采購企業控制供貨商交貨數量及時間，避免出現錯誤偏差。協同采購信息化主要表現在如下幾個方面：為采購企業與供貨商間的需求發布、送貨計劃提供商議、修改、確認平臺;及時完成新建訂單、存量訂單交付時間的提前、延后、取消操作，為雙方訂單查詢提供便利渠道;提供未來加單模擬程序，準確計算缺料明細、備料時間、投產時期及出貨成品等相關信息;為供、應雙方財務明細對比提供可靠平臺，一旦遇到出入部分及時返回采購部門進行確認處理，直到與供貨商協商一致為止。

（四）供貨商評價信息化

企業借助信息采購平臺能夠搭建出包含目標設定、績效考核、結果分析、優化改進等內容的績效評估系統，為供貨商評價工作信息化奠定基礎。供貨商評價工作信息化主要涵蓋信息獲取發布、供貨商績效考評及供貨商質量評估三個內容，信息獲取分布從信息公告、數據處理及問題追蹤三方面展開研究，其中信息公告涵蓋了采購企業新聞公告、操作手冊、文件報告等資料，供貨商可自行查閱、下載;數據處理指的是供貨商全部檔案、資料及表單可以通過網絡上傳至資料庫，并提供數據存儲、下載、上傳、審核等多項功能;問題追蹤有助于供貨商管理層及時了解產品問題，并對這些問題進行匯總分析，最后將反饋結果以表單或圖表的形式反饋給采購企業。供貨商績效考評包括評判流程、執行標準、改善策略及考核報告四部分內容，有效實現計劃安排、稽核審查及評分管理智能化。供貨商質量評估主要從評分管理、項目報表、商品質評等方面展開，目的在于為采購企業相關決策制定提供參考建議。

（五）入場物流信息化

信息采購平臺提供了一體化庫存管理功能，原料及貨物外殼均配有對應條碼，倉庫管理員只需掃碼即可獲得對應交貨信息。發料操作也通過掃碼完成，簡化了記錄、存儲、使用工作量，同時還能實時進行過賬處理，確保料帳達成一致，有效避免人為失誤導致的不良影響。供貨商在進行交貨前通過信息平臺與采購方取得聯系，為倉庫預留人手及空間提供準備時間，提高交接貨工作效率。信息化采購管理平臺的出現有助于企業明確每一批材料、貨物的物料信息、交貨時間及使用時間，通過追蹤溯源確保庫存管理更為準確、規范;融入定位技術的倉庫管理系統將邏輯庫位與物理庫位有機結合到一起，為快速找料、發料及盤點工作提供了諸多便利。

參考文獻：

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（作者單位：上海金發科技發展有限公司）