淺談檔案的社會效益

鄭巧玲

摘 要：當下社會，檔案的利用價值正在日益提高，這是大部分社會有識之士的共識。但是由于檔案在開發、管理和利用的過程中還存在一些不足和紕漏，從而使檔案真正的價值和效益無法得到完全發揮。因此，管理人員需要不斷反思自己在檔案管理工作中的不足，并積極尋求解決策略，從而使檔案管理更具科學性和人性化，能夠更好地服務于企業發展。

關鍵詞：檔案;管理;開發;利用;社會效益

檔案具體是指個人或集體在社會活動中產生的具有保存價值的直觀紀錄或影像資料。檔案利用具體是指個人或集體通過對檔案信息的查閱和利用，以此來滿足自身需求的行為，而檔案的價值和效益也正是借助這種行為才得以發揮。尤其是在社會體系日益健全的當下社會，幾乎所有的事業、企業單位都會采用檔案的方式，對公司紀要和業務活動進行紀錄和保存，以方便今后對校隊和查閱。但是，由于檔案利用體系還不是很健全，從而導致檔案的價值和效益無法的到有效發揮。基于此，下文筆者主要就當下檔案利用工作存在的問題，及強化檔案利用的舉措展開探討，以期能夠為其他檔案管理人員提供借鑒和參考。

1 當前檔案利用工作存在的問題

1.1 利用意識薄弱

在當前檔案管理工作中，普遍存在檔案利用意識淡薄的問題，上至領導者，下至檔案的收集者、記錄者和利用者，都只會在工作或任務的需要時，才進行對資料的查閱。但是檔案的紀錄和管理，其目的大多不在于對檔案的封存，而在于使利用者通過對檔案的查閱，使檔案的作用和效果得到充分的發揮，從而達到一定的目的或目標。因此，這就需要提高利用者對檔案價值和效益的認識，增強利用者對檔案的利用意識。

1.2 片面追求收益

片面追求收益也是當前檔案管理工作普遍存在的問題，具體表現為服務錯位。近些年來，檔案管理工作過分強調為經濟建設服務，并提出了“經濟建設到哪里，檔案管理就要跟隨到哪里”的口號，從而使檔案管理的工作承載的經濟功能過重，社會、公益類功能過輕，這嚴重的違背了檔案工作要為社會服務的準則，而這對于檔案管理工作的發展是十分不利的。

1.3 數字化和文本資料不相符

眾所周知，當前檔案管理主要依靠數字化媒體運作，人們在利用檔案時，也要借助數字化媒體進行校隊和查找。但是由于檔案數字化的過程需要人力錄入，且檔案更新也需要人力操作，所以在檔案數字化過程中，經常會出現由于操作人員粗心大意，而導致的錄入信息與實際不相符的情況，甚至會出現錄入信息前后矛盾或顛倒的問題，從而給檔案利用帶來嚴重的阻礙。

2 強化檔案利用工作的舉措分析

2.1 提高檔案利用意識

檔案的紀錄、管理和利用，目的都在于使檔案能夠充分發揮其應有的作用及功能，為相關部門或相關領域做出應有的貢獻。但是檔案的管理和利用是一個牽涉甚廣的龐大體系，需要許多個體或部門參與，所以為了保障檔案管理工作順利開展，就必須使所有參與檔案紀錄、管理和利用的人員都充分意識到檔案的重要性，而其中最重要的是使領導意識到檔案管理的重要性。領導作為企業或部門的領導者，對于許多事項都具有決定權，所以只有使領導意識到檔案的價值，才會在實際工作過程中對檔案管理工作多加重視，而這會直接促進整個企業或部門檔案利用意識的提升。

2.2 協調好投入與產出的關系

在市場經濟為主導的當下社會，任何社會活動的開展都要以經濟收益為主導，所以檔案管理工作也要適應當前社會的要求，盡快完成由單純檔案收益到檔案工作收益的轉變。長期以來，人們會從作用和價值兩方面著手對檔案的效益進行評定，但是很少有人從檔案投入到產出方面對檔案的價值進行評定，從而使檔案管理工作只注重檔案本身而缺乏對成本和經濟收益考量，具體表現為重藏輕用，而這對于檔案管理工作的發展是十分不利的。因此，管理人員在接下來的檔案管理工作中，要從投入和產出的角度去衡量檔案的收益，從而使檔案的實用性和盈利性得到均衡發展，進而使檔案管理工作得到有效提升。

2.3 加強檔案數字化管理

為了使檔案管理工作的效率得到切實提升，管理人員必須做到以下幾點要求，首先，必須確保檔案錄入系統的正規性，只有安裝有信譽、有權威公司的軟件，才能確保系統能夠正常運轉。其次，在信息錄入或添加時，要秉持著認真負責的原則，認真核實文本的內容好和位置，切不可因為自身的粗心大意，使檔案錄入出現無用的錯誤信息，從而給利用人員帶來工作上的不變。反之，如果妥善做好檔案錄入工作，利用者通過引擎搜索很快就能獲取到自己所需的檔案信息，而這會使檔案的利用率得到有效的提升，從而使利用者可以節省出許多精力和時間用于對檔案信息的運用方面。

2.4 注重檔案后期反饋

后期反饋也是檔案管理工作的重要構成部分，管理者切不可將其拋之腦后，而是應該對其認真分析和考量，并以此為基準，對自身的檔案管理工作進行相應調整，從而使利用者獲得更好的用戶體驗，而這對于檔案管理工作水平的提升也是大有裨益的。檔案管理水平的提升，收益的不僅僅是幾個人，而是一個群體、一個行業，所以檔案管理者要加強對后期反饋的重視，從而使檔案更好的服務于企業、社會。

3 結語

綜上所述，檔案管理人員只有從當前檔案利用工作著手，正視其中存在的不足與紕漏，積極采取有效的策略加以應對，不斷完善檔案利用工作的體系和流程，才能使檔案利用水平得到有效提升，檔案利用水平的提升，必然會導致其社會效益的增加，從而使其能夠更好的服務于企業發展，為企業帶來更多的經濟收益和社會價值。

參考文獻

[1]薛麗.強化檔案利用 發揮社會效益[J].科技創新導報，2015，（17）：201.

[2]趙穎超.淺談檔案信息資源的開發與利用[J].東方企業文化，2012，（08）：223.

[3]劉金萍.淺談檔案的統計與利用[J].現代經濟信息，2011，（21）：31.