基于財務共享模式的銷售管理流程優化分析

袁瑞

【摘要】 ?財務共享服務最大的優勢是將跨區域、跨項目、跨部門的會計業務匯總進行集中處理，其在企業銷售領域中的運用主要是依托信息技術將傳統費時費力的開票、收款、對賬工作搬到線上，并與合同管理結合起來，實現發票的開具、審核、統計，收款數據的匯總、確認，會計憑證的自動生成。基于財務共享，全面實現企業銷售管理業務和財務的一體化，有助于降低企業運營成本和溝通成本，建立信用評價體系。文章以重慶×建筑科學研究院為例，探索財務共享模式在銷售管理流程中的應用，以期為財務共享模式下的銷售管理提供理論指導和實踐參考。

【關鍵詞】 ? 財務共享模式;發票管理;收入管理;流程優化

【中圖分類號】 ?F232 ?【文獻標識碼】 ?A ?【文章編號】 ?1002-5812（2019）16-0056-04

一、引言

收入管理包括與企業出售商品或提供勞務有關的收入確認、開具發票、貨款結算等經濟活動。收入管理流程包括明確銷售（勞務提供）、發貨、開票、收款等環節職責權限的分配和管控，以及規范與營業收入有關的管理制度。

隨著經濟的全球化發展，很多大企業在世界各地設立分公司、子公司開展業務，取得各種營業收入，但往往由于管理層級過多、區域跨度較大等因素，容易出現集團管控失效，總公司、分（子）公司之間信息不對稱等問題。為了提高財務信息的質量，降低管理成本并增強財務與業務之間的黏性，1981年美國福特公司在底特律創建了第一家財務共享中心。當前，我國越來越多的大型企業也非常重視財務共享中心的建設，財政部在會計信息化工作中建議分公司和子公司數量多的大型企業和企業集團應當逐步建立財務共享服務中心。目前從事財務共享服務的人員已經超過了100 000人，并可能在5年之內增長到180 000人（數據來源：ACCA全球官網）。基于財務共享，全面實現企業銷售管理業務和財務的一體化，有助于企業降低運營成本和溝通成本，防止虛開發票、資金體外循環等現象發生，可以提升內控管理水平，將納稅風險、核算風險降到最低，并且有利于分析客商數據，建立信用評價體系。本文以重慶×建筑科學研究院為例，探索財務共享服務模式在銷售管理流程優化中的應用，分析財務共享模式下銷售管理的現狀與主要問題，并提出改進建議。

二、文獻回顧

Bobert Gunn 等在1993年提出“共享服務”的概念，認為“共享服務”的核心思想是公司試圖從分散管理中獲得競爭優勢的管理理念，強調在提供服務時能實現組織成員及技術等資源的共享。Johnson 認為，財務共享本身就是一個集中處理與財務有關業務的過程，通過把人員、技術整合在一起，借助新技術集中處理財務業務，使服務質量實現提升，進而達到有效節約運營成本的目的。隨著互聯網的普及、軟件和通信技術的快速發展，ASP（Application Service Provider）模式為中小企業實現會計信息化及資源利用提供了一種有效的途徑（程平等，2011），而大型企業的共享服務中心主要提供處理公司賬務、報銷相應費用、對報表進行分析等標準化共享服務（劉婷媛，2012）。

財務共享服務通過全面整合業務流、資金流、核算流，實現流程標準化的財務管理模式，能有效降低企業的單位管理成本并提升財務服務質量，引起財務機構、財務核算流程、財務職能、財會信息系統、財會分工、績效考核等變化（張楚，2018）。財務共享可以對客戶進行分類管理，保證應收款回收的安全性和完整性，更好地催收應收款（郭茜等，2013）。對于建筑施工、設計、監理等企業，由于同時擁有多個異地項目的施工、設計、監理等工作，存在跨區域、跨項目核算、人員交叉等劣勢，加快建筑業相關企業財務共享中心建設勢在必行（宋志宏等，2015）。因為財務共享對建筑類企業應收款管理具有積極作用：共享中心具有跨區域優勢、完善的核算流程體系、嚴格系統的執行機制、強大的信息技術支持，有利于應收款的催收、監督、預警工作（趙媛媛，2018），因而基于財務共享在銷售管理流程中對收入確認、勞務提供、開票、收款等環節進行優化，將有助于發揮財務共享服務的重要作用。

三、案例單位銷售管理現狀及問題分析

（一）銷售管理現狀

重慶×建筑科學研究院成立于1959年，有5個法人機構，院轄34個部門，有3個專項工作部及24個生產經營部門，業務主要以提供檢測鑒定、監理咨詢、造價咨詢等技術服務為主，業務范圍已由重慶輻射到四川、貴州、云南、陜西等地，全院職工人數達800余人，2018年營業收入達4.36億元。

由于部門眾多且區域分布較廣，各生產經營部門對合同管理、發票開具、應收賬款管理、到款核銷、對賬等的管理水平、管理理念存在差異，公司資產負債表中列示的預收賬款月末余額長期保持在1 000萬元以上。由于預收賬款余額巨大，根本無法滿足預收賬款余額全部向主管稅務機關提交完整的“三項抵稅證據”（包括：約定開票日期、收款日期的合同;已收取款項的憑據或其他結算憑據;受票單位與簽訂合同主體的統一社會信用代碼或納稅人識別號應當一致）的要求，若不及時改變現狀，清理預收賬款，公司將額外承擔較大的增值稅稅費損失。另外，研究院各部門內部以及與財務部門之間信息反饋不及時、不充分，跨部門的協作效率十分低下。

為提高管理效率與財務服務質量，該院通過整合人力資源，建立了財務共享服務中心，集中處理全院財務事宜。具體結構如圖1所示。

（二）銷售管理中存在的主要問題

1.財務和業務分離，客戶信用管理和合同管理不透明。該院的銷售管理流程主要包括開具發票、債權確認、收入入賬、債權核銷等環節，但缺少對客戶的信用審批管理和合同管理。收款風險是很多企業都面臨的一大難題，許多公司賬面上收入可觀，但是由于遲遲收不到款，而使企業陷入財務困境。如果企業在交易開始之前就對客戶實行嚴格的信用風險管理，將會從源頭上降低壞賬、呆賬的發生概率。另外，合同作為業務發生和收入確認的主要依據，如果將合同管理也納入到財務共享服務中心，那么財務與業務的融合會更加高效。

2.收入管理中存在重復納稅的情況。該院由于生產經營部門眾多且分散，各部門從事發票管理、收款對賬的人員專業能力參差不齊，業務和財務之間信息溝通不暢，導致全院預收賬款月末余額長期居高不下，具體體現在以下四個方面：（1）未開票已收款。2017年國家稅務總局發布的《關于增值稅納稅申報比對管理操作規程（試行）的通知》（國稅函[2017]124號）規定，自2018年5月1日起，企業收到預收賬款當月即產生增值稅納稅義務。以后如果再就此項交易開具發票，應當從本期全部開票銷售額中減去已經申報的“未開票收入”。此部分抵減的“未開票收入”不能在網上申報，須接受稅務機關的審核，出示相關已繳納增值稅的證據，否則將在到款月及開票月分別繳納增值稅。該院絕大多數檢測、鑒定業務不能提供完整的“三項抵稅證據”，造成到款月及開票月分別繳納增值稅，由此形成重復納稅。（2）已開票，已到款，但未及時對賬確認，導致到款當月誤記為預收賬款而繳納增值稅，造成重復納稅。（3）未確認的保證金退款，誤記為預收賬款繳稅，且后期無法抵稅。（4）收款后，由于業務取消、對方單位重復匯款、錯誤付款，而又未能及時（收款當月）與財務溝通，計入預收賬款，也會導致款項須退回但收款當月卻繳稅，后期同樣無法提交“三項抵稅證據”，造成多納稅。

3.跨系統數據需要人工處理，增加錯誤率的發生。在收入管理流程中，存在跨部門、跨系統數據需要人工處理的情況。例如，客戶申請開票后，需要開票員手工錄入發票信息，形成“稅務發票匯總清單”，收款單數據來源需要出納去公司開立的每個銀行賬戶中導出當日到款數據，并匯總至EXCEL表格，形成“到款明細表”，然后通過面對面、電話、微信、QQ等溝通方式進行發票數據、應收款數據、資金到款數據在“稅務發票匯總清單”和“到款明細表”之間的對賬及核銷，然后由會計人員在“用友財務核算系統”進行會計核算。人工處理數據的效率、準確性都相對較低。

4.銷售管理重記錄輕分析。針對客戶的收入管理，不僅僅是做好記錄工作，還需要做好分析工作，在未建立財務共享平臺前，所有的客商信息都分散在合同管理部門、各個生產經營部門甚至是單個的業務人員手中，沒有統一、集中的數據支持，基本無法建立信用評價體系。只有合同管理和財務管理實現有機結合，既有事前管理，又有事后評價的銷售管理機制，才會降低企業不必要的損失。

四、基于財務共享服務的銷售管理流程優化分析

（一）基于財務共享服務的優化思路

從前面的分析可以看出，銷售管理中關鍵的問題是避免重復納稅。為降低稅收損失，在國稅函[2017]124號文出臺之際，該院迅速出臺了幾項應對措施：（1）專門針對政策發文件、辦講座，強化稅收風險意識。（2）提高“稅務發票匯總清單”和“到款明細表”的發送頻率（每天定時發送，月末一天幾次發送），以期提高對賬及時性。（3）遇特殊緊急情況，要求及時通報，進行應急處理等。但是，這些措施僅僅能暫時、部分緩解壓力，且財務人員的工作強度非常大，無法從根本上消除隱患。

依托互聯網技術，建立財務共享中心，實現從業務到財務的一體化，編寫增值稅發票網上開票程序，搭建網上對賬平臺、開通微信通道，并使之有效整合、自動銜接，讓發票信息、客戶檔案、對賬單等實現自動上傳，可以實現業財流程再造，優化內部控制措施，降低運營成本、溝通成本，提升效率。

（二）財務共享信息平臺的構建

為了實現財務共享服務，打通業務、財務、稅務數據的有機連接，該院引入了應收賬款管理系統;依托“用友財務核算系統”開發了“稅務發票財稅應用平臺”，實現增值稅發票網上開票;優化銷售管理流程，搭建網上對賬平臺;所有開票、對賬工作PC端、微信端同步運行。該院的財務共享服務中心初具雛形，形成了勞務提供、開票、收款、對賬、記賬等一系列工作完整、規范、高效的流程。同時，該院的各個層級都可以通過財務共享服務中心實時查詢開票數據、收款數據，幫助業務層面展開對應收款質量的分析評級，以及對客商信用等級體系的建立與評價。

“稅務發票財稅應用平臺”對內連接企業“用友財務核算系統”，對外連接國家稅務發票開票系統，相關數據在這三個系統中實時傳輸，實現了數據的集成與高度自動化。該院員工、客戶均可登陸該系統。系統管理員對每類用戶提前設置好操作權限，并在后臺集中管理。同時開通了“微信小程序”，這款輕量級個人發票管理工具，方便個人應用，主要面向高流動性的客戶，針對客戶開票、打印、個人票夾管理等場景，利用微信平臺，為客戶提供了即用即走的微信小程序，客戶不需要下載App，在微信中即可完成操作。通過微信操作，申請開票這項工作的時間成本下降60%以上。

（三）財務共享下發票管理、收入管理流程優化分析

1.發票管理流程優化。客戶、業務員提出開票申請，數據傳輸到“稅務發票內部管理系統”待審核，經過生產經營部門、合同管理部門授權審批后，會有短信、電子郵件、微信等提醒開票成功。該院設立多個開票點，如需紙質發票，可就近前往指定地點打印，電子發票則發送到指定郵箱中。自上線“稅務發票內部管理系統”以來，研究院內部各部門積極配合，高度重視發票管理和收款核對工作，規范合同管理。既可以通過手機端程序實現無值守自助開票，又可以通過業務人員/客戶手工錄入開票信息，生產經營部門、合同管理部門審核，財務部門確認，打通開票全流程，實現數據全過程共享;經過系統審核后，直接對接用友稅務云平臺、國家稅務總局稅務平臺，形成電子發票或紙質發票;最后紙質發票通過航稅開票軟件直接打印。具體流程見上頁圖2。

“稅務發票內部管理系統”的開發給研究院帶來的效益提升可以體現在以下四個方面：一是靈活智能，該系統實施自動化開票，多場景選擇，ERP數據自動集成;二是方便快捷，郵件、短信、公眾號實時精準推送;三是降成本更高效，自動獲取銷項數據，便于查詢分析，統一管理，規范高效，節約成本;四是規避風險，自上而下的開票組織管理且直接面對客戶，集中監控開票情況，避免虛開、不開發票以及資金體外循環風險。

2.收款管理流程優化。經營業務開票完成后，開票數據自動形成應收數據，出納每天將銀行賬戶的所有到賬款項導出為EXCEL表，然后導入至“稅務發票內部管理系統”，形成原始、實際的收款數據，各部門在線上予以匹配核銷，對賬工作完成后，收入核算崗將發票與收款單再次核對無誤后，通過與“用友財務核算系統”的自動對接，會計憑證自動生成，完成對應收賬款的核銷工作。具體流程見圖3。

線上對賬的功能使得原本耗時的對賬效率和準確率大幅提升。自 2018年5月1日以后收到的每筆款項，該院均要求未開票的及時開票，已開票的及時核對，收入、保證金退款等實時確認。收款當月產生的預收賬款確實存在極少數無法核銷的款項，財務部門根據到款信息在月末最后一天開具普通發票留存，待次月核對清楚后再重新開具完全正確的發票，并將上月末開具、留存財務部的普通發票紅字沖回。經過各方的努力，2018年5月末，“預收賬款”科目余額由原來的1 000多萬元徹底清零，并且以后每月賬面將不會再產生預收賬款。自此，公司徹底消除了重復繳納增值稅這一隱患。

五、結論與建議

本文以重慶×建筑科學研究院為例，通過對現有發票管理、收入管理現狀及重復納稅問題的分析，依托互聯網技術，建立財務共享中心，將傳統費時費力的開票、對賬、收款工作搬到線上處理，全面實現從業務到財務的一體化，通過業財流程再造，幫助企業降低運營成本、提高效率、防范稅務風險、降低損失;并通過財務共享中心實現企業業務數據、財務數據以及客戶信息的共享。

通過分析，筆者提出以下建議：（1）財務共享中心的建立實質是業財流程的再造。各部門須高度重視發票管理和收款核對工作，學習財務共享中心的操作方法，加強業務人員和部門內業務人員、業務部門和財務部門、財務部門和稅務部門的溝通反饋，規范合同管理，減少企業的納稅異常申報，最大限度降低繳稅成本。（2）不斷優化財務共享中心的操作方案，最終實現企業整體財務能力和效率的提升。根據業務部門的意見優化人機互動界面，增設內部控制關鍵節點，明晰業務部門開票范圍;增強與經營部門的溝通，不斷嘗試放開控制權限，前移控制節點，以求實現控制有效、使用便捷。可以說，程序優化無止境，只有不斷完善財務共享服務，才能真正提升企業的業財融合力度和企業的經營效率。X

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