淺談如何有效開展鄉鎮檔案工作

張召尊

鄉鎮所存的檔案資料，是鄉鎮黨委、政府在管理公共事務活動、處理社會問題等各項工作中所直接形成的文字、圖表、音像等多種形式的歷史資料，是一種重要的信息資源，對于鄉鎮制定發展規劃，推進可持續發展提供了寶貴的參考依據。但隨著經濟發展速度的不斷提升和社會生活的迅速變化，鄉鎮檔案管理及其對社會的有效服務明顯滯后于社會發展，甚至近年來檔案工作出現嚴重滑坡現象。

一、鄉鎮檔案工作中存在的主要問題

1.人員更換頻繁，業務素質不高。由于檔案工作繁雜事細，且出成績難，不少鄉鎮干部不愿意干。從人員配備上看，鄉鎮基本無專職檔案員，大多數鄉鎮檔案人員為兼職，有的由婦聯主席或團支部書記兼任，還有的由黨政辦主任兼任，還有的由大學生村官臨時負責，檔案人員變動頻繁，有些檔案人員參加過一兩次培訓，業務剛接觸就調換崗位，人員不穩定因素嚴重制約了檔案工作順利開展。

2.檔案室建設標準不高，保管條件差。有的鄉鎮無檔案室，多年檔案即在黨政辦公室存放，鄉鎮黨政辦公室事雜人多，非常不利于檔案的安全保管，而且存放空間有限;有的建立檔案室，但室內堆放其它雜物，形同一個雜物儲存倉庫，甚至多日衛生無人清掃，檔案長期無人問津，“八防”設施更無從談起。

3.缺乏有效的統一管理。一些鄉鎮收集的僅是些上級下發的紅頭文件和本鄉鎮黨政辦公室日常形成的材料，每年年度接續立卷僅數十件。缺乏本鄉鎮各部門工作活動形成的業務檔案如黨委會議記錄、組織關系介紹信、黨員干部名冊、土地檔案、林木檔案、婚姻檔案、司法檔案、統計檔案、財務檔案、鄉村建設項目（水利、道路建設）等檔案，造成室藏檔案貧乏、材料不齊全。而上述提到的檔案多由本鄉鎮各部門自行保管，未集中到檔案室，時間一長，多年文件材料混為一堆，一旦查詢頗費周折，而且很難查到想要的內容。鄉鎮檔案收集難、利用難等問題十分突出。各部門間檔案工作協調性差。鄉鎮一些部門總認為整理檔案是檔案部門的事，平時不收集，到時不上交，而鄉鎮檔案員在收集檔案時領導不關注，說話沒效力，普遍存在著畏難和應付情緒。

4.檔案管理創建活動參與面不廣，檔案開發利用效果差。檔案室除上級檢查外，平時基本無人問津，利用效果差也是鄉鎮基層領導不重視的一大原因，檔案除了每年接續立卷產生數十件新檔案外，多年來沒有新的編研成果，而利用者查詢檔案無從下手。如第二輪土地延包檔案中曾規定一式三份，農戶、鄉（鎮）政府、縣檔案館各一份，但近年來查詢該檔案只能到縣檔案館查詢，鄉（鎮）政府的土地延包檔案已基本失落。

二、規范有序的檔案工作對于鄉鎮基層工作的意義

作為歷史記載，檔案是鄉鎮工作經年傳承的一筆寶貴的文化財富，規范有序的檔案工作對鄉鎮基層工作的開展有著重要意義。

1.檔案具有重要的查考作用和存儲歷史記憶的功能。如開展全縣的縣志、年鑒、組織史等編寫工作，編寫本鄉鎮相關內容時能夠參考到鄉土志、大事記、組織沿革、基礎數字匯編等資料的就會使該項工作順利進行，而這也得益于檔案員注意平時工作材料的積累和事件的記錄、階段性的編輯。而隨著時間的推移，作為歷史記載的檔案就是鄉鎮一筆寶貴的文化財富，時間越久，檔案價值就會越高，如回頭看幾十年前能反映鄉鎮工作、人物活動、社會習俗、地理風貌變遷的文件和照片會感覺彌足珍貴。

2.具有重要的查證作用。開展關乎民生項目、民心工程（如精準扶貧、危房改造、美麗鄉村建設）的業務檔案的收集整理是一項重要工作，它承載著對上級領導、財政資金、人民群眾和集體、個人責任履清說明的一種公開效力。財務建檔，確定資金流向，工作建檔，確定工作效果。“工作留痕”即指在工作中形成有據可查的檔案。

3.具有提高基層工作效率的作用。規范有序的檔案工作同規范有序的機關工作相輔相成，機關公文運轉從收發文登記開始，機關事務運行終結點即是到形成檔案為止，即使機關事務公文處理尚未終結但相關人員閱覽流轉環節完畢，原件也要及時交回檔案室備查，有查詢者可提供復印件，這使得文件查詢有章可循、有人可問，有地可查。所以運行流暢的機關工作秩序不僅提高機關工作效能，還容易促進形成規范的檔案。再如時下運行的機關工作匯報制，即單位負責人聽取部門負責人工作匯報中形成的專題匯報材料，這一制度的良好運轉，既督促和檢驗部門各項工作的運行情況，也為形成能夠反映某時期鄉鎮工作的檔案資料提供契機。鄉鎮部門各項工作千頭萬緒，要讓通過檔案工作這一條線有機整合起來，讓鄉鎮全體人員形成“工作沒問題，請把資料交給檔案室，工作有問題請到檔案室找資料”的集體檔案意識，讓檔案工作成為鄉鎮基層機關工作中的重要環節并發揮重要的參謀作用。

三、加強鄉鎮檔案工作建設的幾點建議

1.著力建造標準較高的鄉鎮綜合檔案室。建立標準較高的鄉鎮綜合檔案室應該成為當前著手進行的緊迫任務。鄉鎮綜合檔案館的建設要符合檔案工作的“八防”要求，要“筑巢引鳳”，建立起面積寬敞不應低于30平方米的檔案室，室內整潔，要配備適應現代化發展的軟件和硬件設備，給檔案員創造一個舒暢的工作環境和得心應手的現代化辦公用具。

集中時間和人力把鄉鎮各部門該移交的檔案整理接收進來，今后還要在接收照片檔案和特殊載體檔案接收上下功夫，拓展接收檔案的種類和范圍，努力打造一個具有豐富室藏的鄉鎮檔案室。

2.構筑良性運轉的檔案工作人員運行體系。從鄉鎮主要領導到鄉鎮部門工作人員，建立一個有效運轉、分工明確、責任到人的檔案工作人員構成網絡。

首先，鄉鎮政府主要領導要重視起來，要明方向、定調子，年初召開鄉鎮黨委或政府班子辦公會，把年度檔案工作列入議程，要確定檔案室用房、落實檔案工作經費，及時解決其它檔案工作中遇到的各種問題，要關心檔案工作人員的個人成長和待遇問題。

其次，選拔能夠在較長時期內從事檔案工作的人員專職人員到崗，務求責任心強，業務技能高，具備較強的靈活性和主動性，熟悉檔案保管、移交的業務知識，能夠對鄉鎮各部門和下轄單位的檔案整理進行指導。

第三，分管領導切實負起責任，平時多關注檔案員工作中的困難并及時與主要領導溝通解決，做到定期（一般每年春季3-4月份）召開鄉鎮各部門負責人參加的協調會，布置各部門的檔案整理和移交任務。

最后，鄉鎮各部門負責人為本部門移交檔案的直接責任人，同時各部門設立1名兼職檔案員具體負責檔案整理移交事宜。鄉鎮檔案的能否實現綜合統一管理，各部門的負責人配合移交意愿和責任感是關鍵，所以鄉鎮分管領導在不僅檔案工作協調會上布置，還要在會后督促檢查落實情況。

要制定檔案工作綜合管理長效機制，不因人員變換使工作受影響，讓檔案工作形成一個有章可循的良好工作習慣。

3.檔案員抓好自身的綜合素養提高，積極適應現代化的文化素質要求。檔案員要在穩妥推進傳統檔案工作的同時，不斷創新開拓檔案工作新領域新方法。檔案員要不斷提高自我要求，提升自身技能，加快使檔案工作由不規范到合格，由合格到優秀的進程。

我們常說檔案員就是史官，做為一名史官即要擔付起傳統史官的責任，又要具備一名現代史官的素養。

周恩來總理曾說：“檔案工作人員要學習司馬遷，要當司馬遷。”做為一名傳統史官的職責是通過檔案工作為供職單位留存盡量多的歷史記錄，這就要求檔案員要運用好手中的“一筆一機”：一筆即指平時用筆記錄，現在也可以用電腦隨時記錄，記錄下反映鄉鎮歷史發展的鄉鎮大事、基礎數字、人員調整、活動簡要等;一機即指相機或手機，有條件的鄉鎮可以配備先進的數碼照相設備，隨時捕捉到有意義、有價值的人、事、物拍攝并保存下來，檔案員要成為本單位攝影的行家里手，要增強主動性和能動性，做有心人，利用現代化的科技讓照片檔案的建立歸檔成為鄉鎮檔案工作中的一大亮點。

而做好一名現代史官，就要求“打鐵首先自身硬”，要具備掌握現代科技知識的本領，不僅檔案業務素質精，還要現代科技知識通。這就要求檔案人發揮干到老、學到老的精神，一是積極參加上級部門的培訓，解決檔案領域內常見的共性問題，掌握好常規的立卷方法;二是搞好自學，向書本和網絡學，如POTOSHOP和CDR等編輯軟件應用、繪聲繪影等短視頻的制作應用，我們可以通過百度搜索這個身邊的網絡老師以及一些自學網站來學習，只要有目標和信心，經過一段時間的堅持，就會有獲得感和增長才干的自豪感，力爭通過自身素質的提高熟練地使用現代化設備，熟練地掌握科學技術，成為單位工作骨干，成為單現代科技應用的引路人，每年年終檔案員要編輯出圖文并茂的《鄉鎮風采》、《大事記》、《基礎數字匯編》等檔案成果，讓領導刮目相看，檔案員和檔案工作在領導心目中的地位才會拔高。

4.抓好以點帶面的示范作用。縣級檔案行政部門根據全縣鄉鎮檔案工作實際，督導各鄉鎮做好檔案建檔工作，抓好業務指導，協助鄉鎮制定好檔案收集范圍，并注意工作中選樹先進典型，發揮好典型的示范帶動作用，以點帶面，推廣好的經驗，全面推動全縣檔案工作的規范健康發展。

5.要抓住一切有利契機，為檔案工作宣揚造勢，要加強業務培訓和檔案學會的建設。檔案行政部門或檔案館在鼓勵檔案員自學的基礎上要抓好集體培訓，要成為檔案員培訓的基地，不僅要抓好文書檔案業務知識的培訓，還要在照片檔案、特殊載體檔案、鄉鎮企業建檔方面的業務知識培訓上下功夫，并適時開展電子文件收集建檔、紙質檔案數字化技術規范的知識普及，為即將來臨大數據時代開展檔案工作布局。

同時在業務知識培訓外，加強公文寫作、成果編輯、各類編輯軟件應用、現代化辦公室設備使用的培訓上下功夫，培訓講求短、快、靈，多開展小規模、小范圍的培訓，要讓培訓常態化，要因人而宜，通過培訓來提升檔案員自身的價值觀、成就感、自豪感，打造一支精干的檔案員工作隊伍。

檔案行政部門要抓好“四個一（一個學會、一種期刊、一個QQ群、一個微信群）”的建設應用，成立縣級檔案學會，通過檔案學會吸收縣直機關檔案員、鄉鎮檔案員、各類企業檔案員及一些對檔案有興趣的人員，搭建縣域檔案人交流的平臺;定期印刷縣級檔案學會期刊，鼓勵檔案員積極發表建議、見解，積極開展征文和攝影比賽，激發檔案員公文寫作和攝影的興趣;通過縣域檔案工作微信群和QQ群進行縣域內檔案學術知識交流、探討、培訓教育。

各鄉鎮協同縣級檔案館做好本鄉鎮特色檔案征集，開展好鄉鎮級歷史文化、歷史名人、歷史事件展覽，讓檔案深入到群眾生活中，提高廣大干部群眾的檔案意識。

縣人事部門要落實好鄉鎮檔案員崗位津貼和職稱評聘問題，消除檔案員職務職位晉升后顧之憂，確保其能長期安心工作。

總之，檔案的價值在于它的完整性和時間長久性，做好鄉鎮檔案工作就要看到檔案的長效價值，克服短視行為，讓鄉鎮檔案工作全員參與、規范整理、適時移交成為長效機制，讓檔案員通過提高自身技能拓寬檔案工作思路，搞活檔案工作局面，把檔案工作搞得有聲有色、多姿多彩，才能提高檔案的社會地位和社會價值。

（作者單位：河北省滄縣檔案館）