你會高質量辦理公文嗎

陳琳琳

公文是企業及其各部門、各單位實施領導和履行職能、處理公務、推進工作的具有特定效力和規范格式的文書。高質量的公文，內容翔實，觀點明確，結構嚴謹，條理清楚，文字樸實，表述簡明，要素齊全，格式規范，能夠有效地指導、聯系工作，促進職能運行，提升工作效率，產生良好效益，也能夠體現企業良好的運營管理形象。

企業公文管理及公文質量現狀

企業公文管理及公文質量不同程度存在一定差距。具體表現在以下幾個方面：

公文管理職責認識不清。一些部門和人員認為公文核校、印發屬于綜合管理部門職責，應該由綜合管理部門審核把關，與本部門無關，混淆了擬稿人、核稿人、審稿人、簽發人各自應有的基本及共同的崗位職責。

公文質量層層把關不嚴。擬稿人完稿后，校稿核稿不仔細，科級人員（主任員）、分管領導、主管領導、簽發人，層層把關不嚴，有時甚至跳過逐一審核環節，如此一來錯漏也就在所難免。

公文撰寫水平參差不齊。不少企業高質量的公文比例不高，許多公文質量平平，部分公文質量較差，有的甚至事理文理不通，嚴重影響企業形象和工作推進。主要表現為：一是文種選擇不準確；二是內容詳略不當；三是表達邏輯、條理不清，語法錯誤；四是表述不精煉、不準確、詞不達意，繁復冗長；五是文稿常出現錯字、別字；六是文本格式不規范，標題、編號標點、錯誤等。

公文流轉辦理效率不高。公文流轉速度較慢，有的環節停滯時間較長。簽批意見不明確、不具體，可操作性較差。單位、部門橫向縱向銜接不夠，信息不對稱。辦理速度、時限、效率、質量存在差距，回復、報送、報告不夠及時。

提升企業公文質量的措施建議

熟悉相關政策法規。公文撰寫必須有明確的政策依據和法規依據，公文的具體內容和制定程序必須符合法律和有關規章的規定，否則無效，甚至違規。擬稿人要按照上級政策、文件、會議精神，結合本單位、本部門具體實際撰寫，不能隨意編撰，更不能與法律法規相悖。

摸清工作相關情況。任何一份公文都應根據工作中的實際需要擬寫。動筆前，要弄清撰文背景、用途，明確發文主旨，使撰寫的公文符合實際，分析情況切中肯綮，提出建議具有可操作性，從而達到有效解決問題的目的。

吃透相關專業知識。公文的專業性極強，擬稿人要吃透相關專業知識，熟悉專業宏觀情況和相關細節，掌握行業前沿技術和最新動態，說內行話，增強公文的專業性、針對性和實用性。

掌握公文相關要素

一是站位定位準確。擬寫公文一定要站位高，不能拘泥于局部一隅而就事論事，要提高認識、拓寬視野、瞄準前沿、以點帶面、舉一反三。

二是框架結構合理。公文不能一盤散沙，要做好謀篇布局，要根據所涉事項的內容、主題、重點，搭建合理的提綱結構。公文結構既要注重橫向布點，又要注重縱向支撐，使公文結構立體而穩固。

三是事項內容充分。對公文涉及的各方面內容，應根據需要和側重，有所取舍，但對必須表述的內容，一定要應有盡有，事項齊全，表述充分，該有的內容不能缺項。

四是邏輯構建嚴密。擬寫的公文要做到邏輯嚴密、條理清晰，不能前后錯位、顛來倒去、交叉重疊、本末倒置。要遵循公文所涉及事項的基本因果關系、層遞關系、主次關系、總分關系、并列關系，做到從因到果、從主到次、從整體到部分、從概括到具體、從現象到本質、從具體到一般等層次分明，讓閱文者清晰明了。

五是剖析問題深入。公文所涉事項，需詳略得當，不能淺嘗輒止、泛泛而談、輕描淡寫、蜻蜓點水、點到為止。對所涉事項，應該突破淺表層面，由表入里，深入研判分析，做到說深說透，具有針對性、前瞻性和指導性。

六是語言表達精當。公文的語言表達與其他文體不同，用句要符合語法，用語要符合規范，準確簡潔，恰當到位，樸實自然，通俗易懂，不隨意編造，不生搬硬造，不生僻晦澀。

七是文本符合規范。公文文種要選擇準確，不可錯用、混用。公文行文要規范得體，準確界定主送、抄送范疇。公文格式、標題、編號、標點、字體、符號、行距、間距、印制等，要符合國家公文標準及企業公文管理相關要求。

強化企業公文管理的措施建議

公文辦理職責界定

一是公文擬稿人員職責。公文擬稿人員是擬寫公文的直接責任人，擬寫公文是國企管理人員的通用崗位職責和崗位要求。公文擬稿人員應按照本單位、本部門工作要求，在規定的時限內，擬寫出符合質量基本要求的公文，交由上一級管理者審核。

二是公文審核人員職責。各級公文審核人員（科級、主任員級、部門/公司負責人、集團級負責人）應根據公文審核需要和職級，逐級對下級遞交的公文予以審核把關，履行審核責任，不能做“二傳手”。

三是職能部門管理職責。負責公文擬寫的職能部門，對文本內容、文本格式、公文簽批等負責。如出現錯情，擬寫部門按照公文印制部門提出的標題、文種、格式等修改要求，在發文前修改至合格。需要相關部門會商的公文，相關部門應提出專業意見，并對涉及本部門的內容負責。綜合性公文中涉及的數據、報表等內容，由涉及部門提供、負責。

四是公文印制部門職責。企業綜合管理部門是企業印發公文的職能部門，負責企業公文印發，負責對所發公文格式的審核把關，負責對企業其他單位、部門公文管理進行督導。

公文處理時效要求

一是首簽處理要求。企業綜合管理部門是企業公文簽轉的歸口管理部門。除送領導直接簽發、批示的公文外，企業內部日常流轉的公文，原則上均由企業綜合管理部門統籌簽轉分送。企業綜合管理部門要及時簽轉處理各類公文，及時送領導簽批，及時轉送相關部門、單位，簽轉時限原則上不超過2個工作日。簽轉公文盡量做到當日處理，緊急公文必須立即報領導簽批處理，如遇領導外出，應及時口頭請示。

二是領導簽批要求。需企業負責人簽批的公文，企業綜合管理部門要及時送請、提醒領導簽批。企業負責人簽批出的公文，企業綜合管理部門應及時轉送相關部門、單位。

三是部門辦理要求。企業負責人批示由某個部門或單位牽頭辦理的文件，該部門或單位需當日簽批辦理意見返回；需緊急辦理的公文，由領取人及時聯系部門負責人或分管領導，說明事由，請示辦理意見后辦理；若辦理時間較長，簽批辦理意見后的原件應在3個工作日內返回，非涉密件可自行復印原件繼續辦理，但對企業內部資料、信息應按規管控。涉密公文原則上應當日簽閱返回。特殊情況公文需滯留辦理的，要使用保密柜安全存放。

四是公文簽署要求。公文辦理應使用企業統一的公文處理箋，公文處理箋不能五花八門。除傳閱類公文外，需簽署具體辦理意見的，不能只簽閱辦人姓名。簽批意見要指向明確，內容完整，字跡清晰，同時應簽署時間。

五是公文辦理要求。對公文簽署的事項，各涉事單位、部門、人員，要按照自身職能職責盡快辦理、落實；上一級管理部門、人員負有督辦督查責任，下一級管理部門、人員負有提醒、建議義務。

公文OA系統管理

一是明確OA（辦公自動化）系統管理員。各單位、各部門要設置專門OA系統管理員崗位，OA系統管理員需設置A、B角，確保及時補位。各單位、各部門OA系統管理員變動時，應及時告知企業綜合管理部門OA系統管理人員，并按變動情況及時作出相應權限變更。各單位、各部門有人員退休、離職、調入、調出等，應在2個工作日內及時調整本單位OA系統流程模板。

二是及時登錄處理OA公文。系統管理員原則上每天上下午至少登錄1次OA系統處理公文，文件有特殊辦理時間節點的（急件或特急件），收文處理時間需在要求的時間節點前。

三是加快公文流轉辦理效率。各單位、各部門工作人員要盡快處理自己經手的公文，不能滯留公文、壓件不辦、辦情不返。要加快公文流轉速率、效率，縮短公文流轉時間，提升工作績效。

強化企業公文考核的措施建議

建立公文錯情通報制度。企業可以按月度、季度、半年度實行公文錯情通報。

納入企業評價考核體系。對出現公文表述重要錯誤、格式編號錯亂、流轉程序錯誤、遺失公文原件、逾期未予辦理、相互推卸責任、造成公文泄密等，視其情節輕重，處以不同數額的經濟考核；對工作造成重大影響和損失的，按照企業相關制度處理。

加強業務培訓提升素養。企業各部門、各單位要加強公文業務培訓，不斷提高公文業務能力。 對公文工作中出現的差錯，要積極修正。只有嚴格規范，精益求精，才能提高公文管理水平和公文質量。