淺談如何做好能源企業(yè)集中采購工作

摘 要：集中采購（以下簡稱集采）簡單說是“打批發(fā)”，集中需求，只走1次選商定價流程，將采購結(jié)果形成目錄并進(jìn)行共享，采購人員直接使用目錄采購下訂單采購。與“分散采購”相比，它能有效發(fā)揮需求集中的規(guī)模效應(yīng)，降低成本;能大幅減少同類物資采購次數(shù)，提高效率，提高采購工作質(zhì)量。本文以某能源企業(yè)集中采購工作為例，通過剖析原因，對比分析政府以及其他企業(yè)集中采購做法，探討做好集中采購工作的新思路和新方法。

關(guān)鍵詞：集中采購;目錄;集中需求;集中選擇;考核;監(jiān)督

1集中采購工作現(xiàn)狀

1.1集中采購工作推進(jìn)困難

最突出的表現(xiàn)是：集中采購項目招標(biāo)失敗多，完成一個項目平均耗時長。主要原因是采購源頭，設(shè)計選用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，項目個性化需求較強(qiáng)，造成集采物資技術(shù)通用性嚴(yán)重不足，招標(biāo)容易失敗。

1.2目錄采購率較低

據(jù)統(tǒng)計，部分企業(yè)目錄采購率低于40%，60%還是“一單一采”，造成采購工作量大，主要有以下2個原因：

1.2.1目錄少，覆蓋面小。

1.2.1.1集中采購立項方式單一，多數(shù)采用“自下而上”自愿提出集采項目這一種立項方式，造成目錄形成渠道單一。

1.2.1.2集中采購基礎(chǔ)工作“集中需求”做得不夠。缺少對歷史采購情況和當(dāng)前需求信息進(jìn)行分析和整合，沒有把金額大、頻次高的需要集采的物資類別，和技術(shù)通用性強(qiáng)的適合集采的物資類別全部納入集中采購，也沒有對同種物資需求進(jìn)行有效整合、實現(xiàn)規(guī)格型號全覆蓋，沒有形成最佳且覆蓋面最廣的“集中采購物資品種目錄”。

1.2.2 目錄實際執(zhí)行率較低。

部分企業(yè)缺少專門的集中采購制度明確哪些類別物資必須執(zhí)行集采結(jié)果進(jìn)行目錄采購，或者有制度但沒有建立對應(yīng)的監(jiān)督和考核機(jī)制，導(dǎo)致采購開端即需求計劃提報時，存在修改技術(shù)參數(shù)等方式規(guī)避執(zhí)行目錄的現(xiàn)象，使目錄實際執(zhí)行率較低。

2 做好集中采購工作的建議

集中采購舊的定義是集中人員、時間、地點，統(tǒng)一組織實施采購，確定供應(yīng)商和價格，指的是形成目錄的實施環(huán)節(jié)，僅僅是集中采購工作全程的一個環(huán)節(jié)，集中的是采購的表面要素。而我們的最終目標(biāo)是：高效推動集采工作，提高目錄采購率，因此建議從集中采購全程出發(fā)，創(chuàng)新和豐富集中采購內(nèi)涵，集中更多采購的內(nèi)在要素如需求、實施、目錄執(zhí)行等。以下按集中采購工作全過程提出制度設(shè)計、流程模式、方式方法的新想法。

2.1 準(zhǔn)備階段：集中需求。

采購開端是需求，要實施集中采購，必須統(tǒng)一技術(shù)要求、有效集中需求，確定集中采購物資品種目錄和需求清單，可按以下兩步進(jìn)行：

2.1.1創(chuàng)新集中采購立項方式，確定集中采購物資品種目錄。

改變原來單一立項方式，采用多種方式立項，增加目錄形成渠道。

2.1.1.1 采取“自上而下”強(qiáng)制方式。由企業(yè)統(tǒng)一組織對歷史采購情況和當(dāng)年需求信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，將采購金額大、頻次高、技術(shù)通用性強(qiáng)的納入集采，“自上而下”強(qiáng)制確定集中采購物資范圍。

2.1.1.2 保留原有“自下而上”自愿方式，可由所屬單位提出集采項目建議。

2.1.1.3 具體采購計劃接收后，針對經(jīng)常性采購的通用物資，可臨時提出建議，直接實施集中采購。

2.1.1.4 通過招標(biāo)或其他采購方式形成的具體采購結(jié)果，可根據(jù)生產(chǎn)需要提出建議，經(jīng)過審批轉(zhuǎn)化為目錄。

2.1.2 統(tǒng)一技術(shù)要求，集中物資需求

技術(shù)要求的統(tǒng)一是集中物資需求的前提。

2.1.2.1 根據(jù)集中采購物資品種目錄，由企業(yè)組織編制統(tǒng)一的技術(shù)文件，實行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，統(tǒng)一技術(shù)要求。

2.1.2.2 由所屬單位上報需求信息，企業(yè)統(tǒng)一整合需求，編制集中采購物資需求清單，要求規(guī)格型號全覆蓋。

2.1.2.3 建立集中采購物資需求清單和標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)文件數(shù)據(jù)庫，作為集采的基礎(chǔ)和提報具體需求計劃的依據(jù)。

2.2 實施階段：創(chuàng)新方法、集中選擇

2.2.1 創(chuàng)新集中采購方法

2.2.1.1 改變單一的“定商定價”集采組織方式，增加帶量采購、定商采購組織方式。

2.2.1.2 調(diào)整采購方式選擇原則。結(jié)合供應(yīng)商資源實際情況，合規(guī)且靈活地選擇采購方式。

2.2.2 集中選擇

成立集采管理小組，讓需求單位等相關(guān)各方充分參與集采實施，尊重各方意見，進(jìn)行共同選擇，選擇適合物資特點的采購方式，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商和價格，避免“所選非所需”的采購供應(yīng)風(fēng)險;遵循“誰選擇誰執(zhí)行”原理，從根源上提高目錄執(zhí)行率。

2.3 執(zhí)行階段：集中統(tǒng)一執(zhí)行。

2.3.1 加強(qiáng)制度宣貫，實現(xiàn)信息共享

2.3.1.1 對需求單位、采購人員加強(qiáng)集采制度宣貫，讓需求單位了解制度規(guī)定，按目錄設(shè)計按目錄提報需求計劃;讓采購人員樹立“目錄采購”意識，首選目錄采購。

2.3.1.2 通過官方渠道發(fā)布集采結(jié)果公告;將目錄價格上載采購系統(tǒng)，實現(xiàn)集采信息全面高效共享，解決“不知目錄”的問題。

2.3.2 統(tǒng)一執(zhí)行方式

統(tǒng)一采用“框架協(xié)議+訂單”方式通過采購系統(tǒng)執(zhí)行集采結(jié)果，實現(xiàn)采購過程信息化、無紙化。

2.3.3 嚴(yán)格執(zhí)行要求

對比分析國內(nèi)外企業(yè)做法，要提高目錄執(zhí)行率，有以下3點考慮：最首要的是明確采購權(quán)限，即目錄內(nèi)物資必須執(zhí)行集中采購結(jié)果進(jìn)行目錄采購。其次必須從采購源頭需求計劃提報就進(jìn)行控制，三是增加非目錄采購難度。因此有以下制度設(shè)計建議：

2.3.3.1 嚴(yán)格要求按“菜單”點菜。形成目錄時，已收集所有單位需求信息，已對規(guī)格型號全覆蓋，因此應(yīng)規(guī)定目錄有效期內(nèi)，不得變更已集中采購?fù)愇镔Y的技術(shù)要求，必須按目錄設(shè)計、按目錄提報需求計劃，實施目錄采購。

2.3.3.2 目錄內(nèi)物資未按目錄提報的需求計劃，必須由需求提報單位逐項說明選用目錄外物資原因并報上級批準(zhǔn)，明確非目錄采購考核責(zé)任，誰提出需求誰負(fù)責(zé)，延長非目錄采購審批流程、增加審批難度。

2.4 監(jiān)督考核階段：集中考核、嚴(yán)格監(jiān)督。

雖然對集采結(jié)果執(zhí)行有了上述嚴(yán)格的要求，但如果沒有對應(yīng)的監(jiān)督和考核，制度可能難以得到貫徹落實，因此有必要建立嚴(yán)格的監(jiān)督和考核機(jī)制，有以下方式：

2.4.1 常規(guī)方式

2.4.1.1 日常監(jiān)督。管理部門定期檢查，開展日常監(jiān)督，對拒不執(zhí)行集采結(jié)果的嚴(yán)肅處理。

2.4.1.2 年度考核。將目錄實際執(zhí)行率作為所屬單位年度績效考核重要內(nèi)容，年初制定目錄執(zhí)行率硬性指標(biāo)，年末考核、評比。

2.4.2 兜底方式

要解決深層次問題最終都要在資金上想辦法。建議在采購結(jié)算時對目錄內(nèi)物資，未按目錄提報需求計劃，由管理部門進(jìn)行嚴(yán)格控制。

3 結(jié) 論

目前集中采購工作推進(jìn)困難和目錄采購率低已成為某些能源企業(yè)很棘手的采購難題，要解決難題，需要勇于探索、大膽創(chuàng)新，本文根據(jù)集中采購工作實踐提出了一些新思路和新方法，相信通過持續(xù)不斷的努力，能源企業(yè)集中采購工作必將翻開新的篇章。

作者簡介：

鄧敏，出生年月： 1985年8月，性別： 男，民族：漢，籍貫（精確到市）：四川省南充市，當(dāng)前職務(wù)：西南油氣田物資分公司采購中心集中共享部主任，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：物資采購.