人事檔案信用化管理之探討

馬慧麗

摘要：人事檔案信用化是針對當前人事檔案管理中存在的困境而提出的一種管理方式，它對實現人事檔案管理規范化、現代化有著積極的作用。筆者依據多年人事檔案管理經驗，從人事檔案內容完善、人事檔案管理網絡化、人事檔案管理社會化、人事檔案監管與服務四個角度出發，對人事檔案信用化管理的具體建設機制進行了論述。

關鍵詞：人事檔案;信用化;社會化

人事檔案信用化管理是指將人事檔案與信用檔案相結合，統一納入到社會信用體系建設范圍中的過程。其實現方式是在保證人事檔案真實性的前提下，以信用為出發點，對人事檔案的存在方式、結構、管理進行優化，從而達到人事檔案與信用檔案相結合的目標。人事檔案其實質就是個人信用標識，也可以說是個人的信息采集，它通過匯聚個人數據和信息的方式，實現為企事業單位提供有利用價值的信息，進而在個人與社會之間搭起信任的紐帶。

一、在人事檔案中增加信用內容

人事檔案信用化建設，應改變傳統信息記錄模式，將信用記錄作為重點內容之一寫入檔案中，同時更新人事檔案中的信用狀況，從而達到全面性解析個人的目的，保障人事檔案的科學性和實時性。寫入人事檔案的信用記錄，應涵蓋用人單位的職業信用記錄和公共機構建立的個人信用記錄兩個方面。前者是用人單位對個人職業生涯的實時記錄，描述了個人的工作能力和職業信用，為用人單位招聘專業技術人才提供了便利，同時也為個人職業奮斗提供了動力。后者是個人信用卡記錄、社會保障信息、貸款及還款信息的總和。通過為人事檔案增加信用內容，將個人工作能力、信用狀況真實客觀地體現在人事檔案上，去掉檔案記錄中的政治主觀化因素，優化人事檔案內容結構，使其實現全面記錄個人真實情況的目的。經過改革，不但發揮了人事檔案應有的價值，同時也起到了監督和約束個人及維護人才體系的重要作用。

二、實現人事檔案管理電子化、網絡化

人事檔案管理應用大數據技術是時代發展的必然趨勢，唯有做到人事檔案管理網絡化，才能真正實現人事檔案信用憑證和信息記錄的價值。由于社會信用體系采用電子網絡技術進行儲存和管理，納入其中的人事檔案管理只有應用大數據技術才能發揮作用。在確保人事檔案專業化、科學化管理的前提下，應用大數據技術以及新型識別設備加強人事檔案管理，建立以身份證號碼為標識的檔案管理體系和信息庫，將其與個人信用信息數據庫銜接，并及時更新動態信息數據。此外，依靠互聯網技術將分地區且雜亂無章的人事檔案數據庫整合并統籌管理，以建立適用于全國范圍的人才信息庫。同時，增加人才信息庫檢索功能，在保證人事檔案信息不泄露的前提下為用人單位招聘人才工作提供便利，達到人事檔案資源共享的目標。對人事檔案部分內容進行加密或增加訪問限制，保障個人信息安全，為人才流通提供安全、高效的信息服務平臺。通過上述舉措，既能夠彌補傳統人事檔案分散管理的不足，又能實現人力資源的最大化利用和科學整合，繼而有效提升人事檔案管理水平。

三、實現人事檔案管理社會化

人事檔案管理社會化是指為了讓更多單位和個人享有人事管理權限，在法定范圍內對人事檔案進行公開的一種管理方式。其實現途徑是建立合理的人事檔案管理制度，降低企事業單位提取人事檔案的限制，優化人事檔案內容結構，增加人事檔案的社會功能。通過改革，為企事業單位人才招聘、安置、調整提供有力支持。人事檔案管理社會化改革順應了時代的發展，滿足了人才市場的需求，適用于人才自由流通的現狀。為了實現人事檔案管理社會化，應從以下兩個方面入手：第一，參考國外“人檔分離”制度，賦予用人單位為在崗職工建立人事檔案的權利。新建人事檔案應包含個人工作績效、工作能力、信用狀況等方面的內容，并確保如實反映個人情況。若員工工作調動或辭職，原用人單位保留其人事檔案，而新用人單位在重新建立人事檔案記錄的同時，可向原用人單位提交申請以查看此人的人事檔案。第二，成立第三方機構負責人事檔案的儲存和管理。這種方式既可避免原用人單位對人事檔案進行更改，擾亂人才市場秩序，確保人才自由流動過程公平、公正，又能對人事檔案進行科學化、專業化管理，降低社會管理成本，為人才流動提供高質量服務平臺。

四、變人事檔案控制為人事檔案監管與服務

我國建立人事檔案的重要目的是保障公民享有同等的醫療、就業、晉升、提干等方面的權利。而不是把其作為一種硬性控制手段來限制公民的就業和人才的優化配置。變革人事檔案管理理念，變檔案控制為檔案監督與服務是人事檔案信用化改革的重要舉措。一是擴大人事檔案建檔范圍。在政府、國有企業、事業單位之外吸吶更多的人建立人事檔案，如在校大學生、社區居民等，從而擴大人事檔案服務的社會范圍。二是開發人人事檔案的新功能。弱化人事檔案控制管理，在人事檔案信息服務、信用功能方面積極開發，建立動態式的人事檔案管理與服務。三是強化對人事檔案信用化管理的監管。積極運用法律、政策、法規等對其進行全過程監管，確保檔案的真實、可信和安全。四是給予檔案關聯個人相對的知情權。允許關聯個人查閱自身檔案及在特定情況下準許個人改正原檔案中的錯誤內容。五是適時更新檔案信用信息。對于那些消極的信用信息，檔案管理部門可在規定年限之后對其進行刪除處理，以此裝勵相關個人重新改過自新。但消除過程必須受到檔案管理部門和公眾的嚴格監督。

五、結語

總之，人事檔案信用化管理的改革，可極大限度地解決目前人事檔案管理中存在的問題，同時也對人事檔案信用憑證功能加以強化，為人才市場穩定提供了有利支持，實現了人事檔案自身價值，推動人事檔案管理向專業化、社會化管理的轉變，從而促進了人才的自由流通和高效利用。

參考文獻：

[1]田海燕.試論人事檔案管理信用化改革[J].人力資源管理，2015 （01）.

[2]李婷.人事檔案管理信用化改革[J].卷宗，2017 （11）.