探討檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

戚玉柱

摘要：檔案的信息化建設是在現代化的醫院發展過程中必須要經歷的一個階段。本文對檔案信息化的基本內容進行了介紹，并闡述了檔案信息化在當前以及未來的醫院檔案管理發展過程中展現的價值及地位，旨在提升醫院檔案管理的科學性與有效性。

關鍵詞：檔案信息化建設;醫院檔案管理;價值地位

醫院檔案是醫療管理過程中的重要資源。然而隨著醫療水平的提升以及醫院事務的擴張，傳統的醫院檔案管理過程漸漸開始顯得十分低效且難以操作。因此，為了從根本上提升醫院檔案管理工作的效率，需要將檔案信息化建設引入到醫院的管理工作當中，以提升醫院檔案管理的效率。

一、檔案信息化建設基本內容

檔案信息化建設是為了盡快將醫院的管理工作向現代化的層面上轉移而實施的一種管理方式的改革，在強調數字化與網絡化的同時，還強調了檔案管理制度的規范程度與經濟管理的重要性，檔案信息化管理既是醫院管理過程的客觀發展需要，也是醫院管理工作進步改革的必要措施。

二、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與地位

（一）檔案信息化管理提升了醫院檔案管理效率

檔案進行信息化管理的過程是一個十分高效的過程。被信息化的檔案不僅不占據空間，且在進行檔案查找時也可以依靠高效的電子檔案查詢系統對檔案進行查詢，大幅簡化了檔案查詢的難度，提升了檔案管理的效率使檔案管理過程變得更加易于控制。信息化檔案技術的科技含量高，且體積小，易于操作，是一種能夠有效提升醫院檔案管理效率的優秀技術[1]。

（二）信息化提升了檔案的真實性與有效性

信息化后的檔案所包含的資料完整程度將會大幅提升。在醫院檔案信息化后，醫院的財政支出檔案、醫生的個人履歷檔案以及患者的治療檔案等經過信息化改造后，由傳統的實體檔案轉變為了信息化檔案后，檔案中包含的信息量也有了大幅提升，在個人資料夾內，由文檔、音像資料、具體病歷的影印文件等等組合成了一個具有真實性與高度有效性的信息化檔案，并為醫院的檔案查詢與管理工作提供了基礎條件。

（三）信息化檔案能夠進行實時共享

信息化的檔案特點之一便是能夠隨時進行共享查看。這種實時共享的檔案能夠大幅提升管理人員之間溝通效率實現信息的實時傳遞，以提升交接過程的速度，也給信息管理人員能夠隨時進行檔案檢查的能力，以便于及時進行檔案的修改，以解決檔案管理中出現的問題。同時醫生在進行病人的檔案調查時也能夠大幅減少在尋找檔案上所消耗的時間，提升了醫生的診察速度。

（四）信息化檔案提升了醫院的整體競爭力

醫院檔案的信息化過程使得醫院內的信息交互效率大幅提升，同時也使得醫院內的辦事效率大幅提升，進而使醫院與同等級的其他醫院相比業務的發展速度更快，使醫院的競爭力有一定程度的提升。在當前的信息時代之下，只有保證了檔案信息化建設能夠更好地為患者服務，才能在與同行的競爭之中脫穎而出。特別是對于一些需要進行長期保管，或是常用的資料進行信息化之后，能夠大幅降低工作人員資料查詢過程中消耗的時間。檔案保存得越完整，醫院的相關業務效率就越高。

三、體現檔案信息化建設價值與地位的方式

（一）規范醫院信息化檔案管理制度

完善醫院的信息化管理制度有助于醫院的長期發展。規范的檔案管理制度能夠約束檔案管理人員的管理過程，使檔案管理人員能夠“有法可依”地進行檔案管理工作。在進行檔案管理制度的改革時，要將各個部門之間的配合與合作過程納入到規劃范疇之中，以大幅提升檔案管理制度的規范化與合理化，并制定嚴格的檔案出借與查看管理制度，提升檔案管理服務質量。

（二）完善醫院檔案信息化配套設施

醫院檔案的信息化配套設施是指各種將檔案、文檔等進行信息化的工具。特別是影印機、打印機、掃描儀等設備。有條件的醫院可以架設醫院專用的服務器，并將信息化的檔案儲存在專用服務器之中以方便人員隨時進行查閱。對于密級較高的資料，則在保留原本的同時將其掃描的副本存入移動存儲設備之中與檔案一同看管以減少其占用的體積，并保證檔案的保密性。同時，對于醫院專用的終端機與服務器之間也要科學地架設通訊網，并對其進行定期維護以確保醫院的檔案管理工作得以順利進行。

（三）提升檔案管理人員的服務意識

提升檔案管理人員的綜合素質，使其對自身的工作有一個正確的認識，是提升檔案管理工作有效性的重要舉措之一。對其進行專業的培訓，以提升其辦事效率;培養員工的責任意識，以確保檔案管理工作的真實性與有效性;培養檔案管理人員的信息素質，以提升其工作中的細致程度，減少檔案管理過程之中出現的錯誤。最終使員工能夠流暢地操作設備，并快速高效地完成檔案管理任務[2]。

（四）保證醫院信息化檔案安全管理

在醫院信息化管理的過程之中，最為重要的一點就是信息化檔案的安全性。作為一種電子檔案，信息化的醫院檔案處于一種幾乎毫無防備的境地，因此要保證建設醫院網絡的過程當中做好保密工作，并確定醫院內部的網絡與外部網絡不相連，形成獨立的內網;完善醫院內路由器的安全管理以防止有人惡意入侵，同時確保共享服務器中沒有高密級文件，以防止信息泄露。

四、結束語

當前的醫院檔案管理工作仍然處于一個發展的階段上。因此，檔案管理人員要在充分了解檔案信息化建設的意義的前提下對醫院檔案信息化建設提供助力，并針對醫院的具體情況進行細致化的檔案管理完善醫院的相應配套設施，同時以醫院的具體需求為出發點，促進醫院檔案管理工作的進步與發展，使醫院檔案管理的信息化程度進一步提升。

參考文獻：

[1]王顏艷.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位分析[J].經貿實踐，2018 （23）：201.

[2]鐘鋮.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值[J].辦公室業務，2018 （15）：51.