信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

摘 要：近些年，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用檔案管理過程中，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但是企業(yè)在開展檔案管理過程中還存在著很多問題。因此本文在此基礎(chǔ)上就如何在信息化條件下提高檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的質(zhì)量相關(guān)問題做了一定的探索，從而促進(jìn)我國檔案管理工作地開展。

關(guān)鍵詞：信息化條件 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新

1.檔案信息管理的重要性

目前，隨著以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用各個行業(yè)，極大提升了各個行業(yè)工作的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，各種檔案信息需要使用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行存儲，但是使用這種介質(zhì)進(jìn)行儲存具有一定的安全隱患，紙質(zhì)介質(zhì)在存儲過程中會受到外界環(huán)境的作用，這樣就能夠使得一些重要的信息丟失。但是信息化技術(shù)能夠有效解決這個問題，目前通過相關(guān)的信息管理軟件和管理系統(tǒng)能夠?qū)n案信息儲存在數(shù)據(jù)庫或者是硬盤、磁盤中，這樣就保障了信息在儲存過程中不會隨著時間的推移出現(xiàn)信息的丟失等問題。這種技術(shù)地提升大大提升了企業(yè)開展信息管理的效率和質(zhì)量問題。所謂地信息化管理過程就是通過利用信息管理系統(tǒng)和信息管理技術(shù)來對相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行分類、管理和儲存，在儲存過程中需要按照我國檔案管理地相關(guān)需求和相關(guān)要求進(jìn)行相應(yīng)的管理存儲，從而更好地便于查閱和整理。

2.檔案信息管理存在的問題

2.1企業(yè)檔案管理人員的綜合能力水平不高。信息管理需要提升了管理的效率和質(zhì)量問題，但是對于檔案管理人員也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅需要工作人員掌握信息管理的相關(guān)知識，能夠?qū)n案進(jìn)行有效整理、分類和存儲。但是在信息化的條件下對管理人員的信息管理能力有了更高的要求，需要管理人員掌握相應(yīng)的軟件使用、一些數(shù)據(jù)庫軟件的使用以及數(shù)據(jù)軟件的使用等等。此外，檔案管理也是一項服務(wù)和管理工作，對于管理人員的創(chuàng)造力并不高，這樣就使得管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力不強，信息化管理技術(shù)和軟件應(yīng)用對于他們來說是一個新的挑。，企業(yè)在發(fā)展和建設(shè)過程中，需要建立完善的績效考核機制來不斷督促管理人員綜合能力提升，從而更好提升他們的綜合能力。目前很多企業(yè)的考核指標(biāo)過于陳舊，就很難有效激發(fā)管理人員的積極性，這樣就是管理人員在開展工作時積極性不高，不利于提升檔案管理的工作效率。

2.2信息管理系統(tǒng)存在著很大的安全隱患。現(xiàn)階段為了檔案管理信息系統(tǒng)安全性，很多企業(yè)也應(yīng)用了很多技術(shù)手段，其中一個十分常見的技術(shù)就是通過交換機的端口綁定實際的MAC地址和IP地址來抵御外界黑客的非法入侵，這種方法具有一定的效果，但是在長期應(yīng)用過程中也存在著很大的安全隱患，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一是在將端口和主機標(biāo)定的過程中需要對于每一臺電腦進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，這樣就顯著增加了工作工作的強度和難度，而且設(shè)置過程十分繁瑣。第二，隨著黑客入侵技術(shù)地提高，黑客在選擇入侵過程中能夠輕易修改實際電腦的MAC和IP地址，或者直接偽裝成相應(yīng)的地址進(jìn)行入侵，這樣就能夠很輕易蒙蔽信息系統(tǒng)，從而輕易進(jìn)入系統(tǒng)系統(tǒng)當(dāng)中獲得所需要的數(shù)據(jù)。這種技術(shù)目前已經(jīng)被時代所淘汰。

信息系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)建設(shè)主要是提高系統(tǒng)對于外部惡意攻擊地抵御，從而成功將各種外界入侵進(jìn)行有效攔截，但是目前使用的入侵?jǐn)r截相關(guān)技術(shù)具有一定的局限性，在攔截成功率和可靠性方面還存在著很大的問題。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)系統(tǒng)使用的是IDS 入侵檢測系統(tǒng)，這種系統(tǒng)具有一定的優(yōu)勢，對于一般的入侵具有一定的攔截能力，但是它也存在明顯的缺點。就是這種系統(tǒng)只能夠入侵進(jìn)行相應(yīng)的安全提醒，在抵御功能和防護(hù)攻擊方面效果不甚理想，這樣在應(yīng)對很強的特定性攻擊上就可能存在著很大的安全隱患，從而使得企業(yè)的安全數(shù)據(jù)丟失，影響企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，而且企業(yè)的信息安全系統(tǒng)最好能夠?qū)⑷肭謾z測和攻擊防御應(yīng)用在一個系統(tǒng)上。

3. 信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的幾點建議

3.1加強信息系統(tǒng)建設(shè)。新時期對于檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，不僅要求管理人員具有較強的業(yè)務(wù)能力，同時又要具有良好的對外溝通和服務(wù)能力，另外還要具有相關(guān)信息軟件使用的相關(guān)經(jīng)驗。要對于平時工作中加強檔案管理者信息技術(shù)培訓(xùn)，尤其培訓(xùn)使用信息管理系統(tǒng)的能力。每一個企業(yè)對于信息技術(shù)的能力要求是不同的，因此各個企業(yè)在建立自己的檔案信息管理系統(tǒng)時，要從實際情況出發(fā)從而使得信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于企業(yè)的檔案管理工作。另外為了使得管理人員更好開展社會保險管理工作，必須在工作中熟練掌握各種信息管理軟件和信息管理系統(tǒng)，因此企業(yè)需要加強對管理人員的培訓(xùn)力度。現(xiàn)代的信息管理系統(tǒng)的效率比傳統(tǒng)檔案管理的效率更加高效科學(xué)，因此各個企業(yè)要制定系統(tǒng)的培訓(xùn)方案，使得管理人員熟練掌握使用軟件進(jìn)行檔案管理和檔案分析的能力，從而更好促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

3.2制定合理的培養(yǎng)計劃。在新時期發(fā)展過程中要充分發(fā)揮企業(yè)人力資源管理的優(yōu)勢，通過管理能夠充分發(fā)揮每一個工作人員的最大價值，從而更好開展工作。但是目前我國很多企業(yè)的綜合素質(zhì)還待提高，只有企業(yè)建立了一支高素質(zhì)的隊伍，才能更好開展工作，更好做好本職工作。另外一方面通過科學(xué)有效的管理培訓(xùn)能夠短時間提高員工的知識理論水平以及檔案管理能力。因此企業(yè)在制定職員的培訓(xùn)計劃是，要充分結(jié)合自身檔案建設(shè)的方向來制定合適的培養(yǎng)技術(shù)，從而使得檔案管理人員很快掌握檔案管理的技巧和專業(yè)技能，從而提高員工的專業(yè)素質(zhì)和能力水平。

3.3加強電子信息技術(shù)的應(yīng)用。目前大多數(shù)企業(yè)的信息安全防護(hù)等級不能滿足企業(yè)實際的建設(shè)地需求，因此企業(yè)在建設(shè)信息系統(tǒng)過程中應(yīng)該從企業(yè)實際需求出發(fā)，充分結(jié)合企業(yè)工作實際工作的特點，來建立一個更加完善的系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)，使得這個防護(hù)系統(tǒng)能夠?qū)⑷肭謾z測和入侵防護(hù)更好結(jié)合在一起，從而更好抵御外部的惡意攻擊。在構(gòu)建管理系統(tǒng)過程中需要從以下一個方面出發(fā)，第一是要對于企業(yè)系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)登記和防護(hù)能力進(jìn)行科學(xué)合理地評估，對于系統(tǒng)存在的安全漏洞進(jìn)行詳細(xì)排查，從而制定更加完善修補方案，通過建立不同的權(quán)限訪問制度來加強對于核心數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。第二，要加強對入侵檢測系統(tǒng)建立，有效防止各種非法入侵和病毒攻擊，充分利用強大的殺毒軟件和相關(guān)信息安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)防護(hù)等級，從而維護(hù)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性和穩(wěn)定性。經(jīng)常提醒相關(guān)人員進(jìn)行殺毒軟件和系統(tǒng)補丁的升級，從而提高相關(guān)工作人員安全防護(hù)意識，從而有效降低潛在的信息安全風(fēng)險。第三，建立完善的信息服務(wù)管理制度，完善緊急服務(wù)系統(tǒng)，做好關(guān)鍵數(shù)據(jù)的備份，同時利用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)來及時恢復(fù)重要數(shù)據(jù)。通過完善管理來提高信息管理的質(zhì)量，從而更好為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.結(jié)語

綜上所示，信息技術(shù)應(yīng)用與檔案管理過程中顯著提高了管理效率，但是與此同時也帶來了很多問題，這些問題需要從管理和技術(shù)兩個角度出發(fā)進(jìn)行解決，從而更好提高檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡介：段金榮（1974年-10），籍貫：山東壽光，稻田鎮(zhèn)人民政府工作人員，大專學(xué)歷。