論行政事業單位的檔案管理信息化建設

齊長鈞

摘 要：國家在和諧社會建設中要求行政事業單位提高為民服務的質量，加強公共社會管理，以便取信于民，樹立政府及其附屬單位的良好形象。而檔案管理是行政事業單位日常管理的重要部分，應充分認識檔案管理信息化建設的重要性，積極探索其策略，加快檔案管理信息化進程，提高服務質量。

關鍵詞：行政事業單位 檔案管理 信息化 建設策略

引 言

改變檔案管理模式，運用計算機和網絡等信息技術實施檔案資源的信息化轉換，這就是當代的檔案信息化管理理念。現階段國家基層檔案管理信息化程度較低，盡管國家在很多領域都實現了高度信息化，但檔案存在特殊性，其信息化管理水平較低，行政事業單位也不例外，領導不夠重視檔案管理信息化建設以及管理手段相對落后、輕視安全保密管理、檔案人員素質不高等因素阻礙檔案信息化的實施，急需改進和強化。

一、行政事業單位檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理信息化建設是現代社會發展的必然要求，因為在當今社會，經濟發展水平以及人們的生活質量都有顯著提升，行政事業單位檔案管理的手工模式無法順應時代發展需要，不能滿足單位的需求。所以單位的檔案部門及人員有必要把握信息化社會的發展機遇，促進檔案管理的信息化與科學化建設，并在信息化建設中持續完善檔案工作制度，提升檔案管理水平。與此同時，加快檔案管理信息化建設是單位改革的關鍵性措施。因為檔案管理是單位改革和發展的重要內容，隨著單位的發展規模越來越大、業務越來越繁多，只有鼓勵改革和創新，使檔案管理向信息化靠攏，才能滿足單位基本運行需求。在提倡可持續發展的新時代，檔案管理不再是簡單的抄寫、保管，單位檔案人員要調動積極性，把檔案管理信息化建設視作重要的工作目標和任務[1]。

二、行政事業單位檔案管理信息化建設的策略建議

（一）提高檔案重視程度，完善管理制度。客觀來看，單位的檔案管理信息化建設不僅對其發展和職工利益等有影響，甚至密切聯系全社會的經濟效益，所以高度重視檔案管理信息化建設對行政事業單位的發展而言有重要意義。一方面，領導應深入理解檔案管理信息化建設對單位發展的意義，將其作為中心工作來抓。例如單位領導要認識到檔案管理信息化建設的保密問題，選擇在相對隱蔽的、比較安全的地方專門建立檔案管理辦公室，并注意加固辦公室的門窗，確保檔案資源的安全和完整。并且要安排專人看管檔案辦公室，嚴格檢查出入者的身份、權限，做好有關登記工作。另一方面，盡快建立單位的檔案管理信息化建設制度，用制度規范確保順利推進檔案管理信息化建設。在建立檔案管理制度時必須結合單位的實際情況，在充分了解檔案管理現狀的基礎上制定操作性強的制度，發揮對檔案管理信息化建設的指導作用、規范作用。例如把檔案管理信息化建設程度視為單位日常考核的一個指標，和單位的責任追究、獎勵表彰等內容掛鉤，調動全體職工支持和配合檔案管理信息化建設的主觀能動性，服務于檔案管理信息化建設。

（二）改進檔案管理手段，保證利用效率。從行政事業單位的檔案管理信息化建設要求來看，傳統的分散式管理手段不能滿足時代需要，應積極使用現代化手段，延長檔案的壽命，提高檔案的利用效率，從而最大限度發揮檔案信息的價值，服務于單位的運作、發展。一是檔案人員要把握檔案信息管理時效，及時準確地將檔案信息錄入系統;二是借助計算機實施檔案輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代化技術與設備實現實體檔案的信息化處理，使文字、圖片、聲像等資源變成數據資料，做到數據格式檔案和紙質檔案并存;三是利用計算機與信息技術創新檔案管理，對不在保密范圍里的檔案資源應使用網絡信息手段實現共享，面向社會提供高效信息服務，在提高檔案工作質量的同時為利用者提供便利，有效使用檔案資源。

除此以外，在檔案管理信息化建設中要將檔案管理系統和單位其他管理系統聯合起來，形成一體化管理信息系統，從而綜合統籌各部門的信息，共享資源，提高檔案管理的系統效益、綜合效益。針對那些比較復雜的檔案信息應合理分類、標引、管理，同時建立數字化檔案庫，統一管理單位內外部運行。在檔案庫的構建中，為保證檔案的真實性，檔案部門要和其他部門合作，有序開展檔案信息化工作[2]。在建成檔案庫之后，對于單位職工在工作期間的成績、處罰記錄、獲獎情況等都要記錄在檔案里，為職工的考核、獎懲、晉升等提供依據，進一步體現檔案信息的價值。

（三）加強安全保密管理，提升工作水平。由于部分行政事業單位的創新意識不強，導致檔案管理模式比較落后，所以檔案人員要深入分析本單位的信息保密制度，找到其中的缺陷、漏洞，有針對性地完善檔案安全保密制度，并專門安排人員負責監督制度執行情況，及時制止、懲處不符合制度的行為，夯實檔案信息保密管理的制度基礎。除了前文提到的保護檔案辦公室的安全，在單位的安全保密管理制度得到落實以后要加大審查檔案、管理檔案的力度，因為行政事業單位的檔案有保密、非保密之分，對保密檔案要嚴格制定保密時間、保密制度，過了保密時間之后就沒必要浪費太多人力和財力加以管理。

檔案管理信息化建設還要保證檔案信息的全面性，通過合理設置檔案管理系統的檢索目錄、圖像導入、編排系統等功能，完成掃描各種信息的工作。例如在導入檔案信息之前要進行審核，如果需要控制權限，就要做好加密處理。另外，在檔案管理信息化建設中，軟件發揮著重要作用，務必要消除檔案管理軟件的漏洞，保證安全高效地開展檔案信息安全保密工作。檔案管理軟件處于不斷推陳出新的狀態，新的版本能彌補舊版本的不足，單位檔案人員應及時更新軟件。同時使用檔案備份、設置防火墻、對軟件進行殺毒等措施完善檔案信息安全保密工作，提升檔案信息的安全性、保密性。最后，單位要定期檢查檔案管理，及時更新，因為信息化發展速度越來越快，檔案管理信息化操作平臺需要悉心維護，及時查漏補缺。

（四）加強檔案人員培訓，提高綜合素質。信息化的檔案管理工作需要人的輸入與維護，所以提高檔案人員的素質同樣重要。那么單位的管理者應高薪聘請專業素質過硬、計算機能力較強的檔案管理人才，建立高效化管理團隊。例如在招聘檔案人員時就提高準入門檻，盡可能把專業與經驗作為考核的主要內容，兼顧他們的道德素質，考察他們具備崇高敬業精神與否。針對單位的老職工就應定期開展檔案管理信息化建設培訓課程，提高他們的計算機操作能力和信息技術使用水準[3]。還要建立賞罰機制，為單位的檔案管理增添活力，獎勵兢兢業業的檔案人員，懲罰態度不認真、工作怠慢的檔案人員，使其自覺學習，發展綜合能力與素質。

三、結束語

隨著科技的持續更新和發展，信息技術被越來越廣泛地應用于社會生活，檔案管理信息化已經是社會趨勢，對檔案本身和構建和諧社會、改進生活方式等均有重要意義，行政事業單位務必要提高對檔案管理信息化建設的重視程度，堅持改進檔案管理手段，加強安全保密管理和人員教育培訓，最終將單位的檔案信息資源管好、用好，不斷提升檔案管理信息化水平，優化檔案服務。

參考文獻

[1] 汪麗.推進事業單位檔案創新管理的幾點建議[J].黑龍江科學，2018（10）：56-57.

[2] 陰淑玲.信息化管理在事業單位檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2018（05）：36-37.

[3] 武曉強.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作的創新研究[J].蘭臺內外，2017（04）：68.