自由超越：公關(guān)理軟件的先行者

夏勃川

公關(guān)管理軟件，是指可以滿足公關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)與財務(wù)管理要求的軟件，其業(yè)務(wù)管理主要包括：公關(guān)項目管理、公關(guān)采購管理、公關(guān)媒體管理、公關(guān)財務(wù)管理。具體功能還可以按應(yīng)用領(lǐng)域再進行細分，如針對公關(guān)活動管理功能包括：客戶管理、合同管理、立項管理、預(yù)算管理、供應(yīng)商管理、采購管理、收入管理、支出管理和結(jié)算管理。對于媒介與財務(wù)的管理，還需要具備更多功能。

全面、深入、有效地實施管理軟件，可以幫助企業(yè)整合業(yè)務(wù)管理，提高管理效率和企業(yè)組織的響應(yīng)能力，加強內(nèi)部管控，積累管理資源，降低擴張成本，對于較大的集團企業(yè)，以及希望快速成長的中小企業(yè)來說，其作用是毋庸質(zhì)疑的。

在這里，我們從以下幾個角度，談?wù)勁c公關(guān)管理軟件相關(guān)的主要問題：

一、公關(guān)OA軟件如何選型

很多企業(yè)都會將信息化建設(shè)誤解為OA，經(jīng)常會有人提問：“公關(guān)OA軟件如何選型？”，但這種理解和定位是有嚴重問題的。

事實上，OA軟件難于承受信息化的重任，各行各業(yè)使用OA完成信息化建設(shè)，往往只能解決簡單的收發(fā)文、行政、溝通等日常管理工作，一旦深入核心務(wù)管理，失敗的案例比比皆是。相比之下，OA更適合以下范疇的應(yīng)用。

1.OA適合簡單的業(yè)務(wù)

OA的設(shè)計目標，是支持業(yè)務(wù)表單的快速定制及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。因此其強項是簡單業(yè)務(wù)表單的定制和流程的定制。一旦涉及復(fù)雜業(yè)務(wù)，則無法應(yīng)對業(yè)務(wù)的多樣性、復(fù)雜性、關(guān)聯(lián)性和完整性。

2 OA適合孤立的業(yè)務(wù)。

oA軟件的設(shè)計目標，通常是以孤立業(yè)務(wù)模型為基礎(chǔ)的。而公關(guān)廣告行業(yè)真實的業(yè)務(wù)應(yīng)用，業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性極強，從業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程看，預(yù)算的成本控制、采購模式、支付模式、財務(wù)結(jié)算，幾乎所有的業(yè)務(wù)都是相互滲透、關(guān)聯(lián)和制約的。從核心業(yè)務(wù)來看，項目、財務(wù)、采購、財務(wù)這四個因素在主要業(yè)務(wù)的場景中，幾乎也全部是相互關(guān)聯(lián)的。

3 OA適合表面的業(yè)務(wù)。

多數(shù)OA軟件為了體現(xiàn)“大而全”的特點，會堆砌一些業(yè)務(wù)，如銷售管、CRM、知識管理、項目管理、財務(wù)管理。然而Et客戶深入使用后，就會發(fā)現(xiàn)在面臨大部分真實業(yè)務(wù)場景時，OA軟件無法支持。

當(dāng)前，公關(guān)行業(yè)經(jīng)營的內(nèi)部和外部因素都在發(fā)生快速的變化，如何提升內(nèi)部效率，通過創(chuàng)新來應(yīng)對新的服務(wù)和管理模式，已經(jīng)成為管理者們的新課題。公關(guān)行業(yè)的管理軟件，作為支持企業(yè)規(guī)模化、規(guī)范化、精細化管理的重要工具，已越來越多地被企業(yè)所重視。

因此，當(dāng)公關(guān)公司真正希望對管理軟件進行選型時，需要注意以下點：

1.管理軟件要適合企業(yè)的組織、業(yè)務(wù)、管理模式，而不是企業(yè)適應(yīng)軟件產(chǎn)品。

2.公關(guān)管理軟件要幫助客戶建立業(yè)務(wù)運營和管理模式，助力企業(yè)的規(guī)模擴張、異地管理、集團化管理。

3.公關(guān)管理軟件要能融合多種業(yè)務(wù)模式，包括活動，媒介，數(shù)字營銷等業(yè)務(wù)的管理能力，從而為企業(yè)提供統(tǒng)一的管理能力。

4.公關(guān)管理必須具備實現(xiàn)真正的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的能力。

已經(jīng)有越來越多的用戶，認識到了OA軟件的能力在公關(guān)行業(yè)應(yīng)用的問題與局限性，從而在軟件選型或升級時做出更加正確的選擇。

二、公關(guān)管理軟件的發(fā)展趨勢

公關(guān)管理軟件，是為公關(guān)行業(yè)服務(wù)的。因此，必須順應(yīng)行業(yè)與管理的變化，跟隨甚至超越行業(yè)的發(fā)展，滿足公關(guān)行業(yè)不斷變化的管理需求。換句話說，對于從事管理軟件的研究與實施的企業(yè)，應(yīng)研究行業(yè)的變化，為客戶提供適應(yīng)變化的能力。

1.業(yè)務(wù)融合的趨勢

公關(guān)行業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)多樣，且在快速衍變。活動、媒介、數(shù)字營銷、媒體購買等業(yè)務(wù)形態(tài)，已迅速融合。很多企業(yè)都面向客戶提供融合的業(yè)務(wù)服務(wù)。因而，公關(guān)管理軟件需要具備融合業(yè)務(wù)的管理能力。

2.業(yè)務(wù)財務(wù)深度一體化的趨勢

業(yè)務(wù)形態(tài)的增加以及數(shù)據(jù)密集形業(yè)務(wù)（如數(shù)字營銷），使得財務(wù)的管理難度和工作量迅速加大了。財務(wù)人員有苦難言，不但疲于應(yīng)付大量的基礎(chǔ)工作，也難于完整體的核算目標。公關(guān)廣告行業(yè)的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，不是簡單的費控或報銷，也不是簡單地邀請財務(wù)人員進行審批，而是要深入融合業(yè)務(wù)與財務(wù)的管理數(shù)據(jù)。有效地構(gòu)建數(shù)據(jù)融合共享的體系，最大限度打通業(yè)務(wù)與財務(wù)。因此公關(guān)管理軟件，必須可以有效解決業(yè)務(wù)與財務(wù)的深度整合與協(xié)同的問題。

3.業(yè)務(wù)模式靈活的趨勢

公關(guān)管理軟件面對的企業(yè)管理模式極為靈活，企業(yè)的規(guī)模、企業(yè)發(fā)展歷史、企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈的位置、企業(yè)成長的不同階段的述求、企業(yè)的投資管理模式、企業(yè)的商業(yè)模式等因素都可能會導(dǎo)致管理軟件的不同。

因此，公關(guān)管理軟件不是標準的快餐，而應(yīng)是具備高度靈活定制能力的大餐。這些標準都是公關(guān)oA軟件難以勝任的。這也是為什么很多企業(yè)實施與使用失敗的原因。因此，公關(guān)管理軟件必須具備靈活滿足客戶需求的能力。

三、媒體資源管理的融合之道

媒體資源，是公關(guān)廣告公司提供媒體傳播項目服務(wù)的重要資源。不同的企業(yè)，業(yè)務(wù)重點不同，服務(wù)行業(yè)不同，媒介資源來源不同，項目管理模式不同，在媒介資源的管理上，會存在較大的差異。隨著公關(guān)傳播業(yè)務(wù)的不斷增長與變化，積累優(yōu)質(zhì)媒體資源，管控媒體采購成本，為客戶或項目提供協(xié)議價格標準，以及供應(yīng)商支付業(yè)務(wù)，都是日常較為重要的媒介管理工作。

不管是傳統(tǒng)媒體還是新媒體，對于媒體資源的有效管理，在技術(shù)和業(yè)務(wù)上一直都是較難的課題。而且近年來社會化媒體，移動營銷，數(shù)字營銷等業(yè)務(wù)的迅速崛起，媒體資源的種類和表現(xiàn)形式大量增長，價格變化的頻率也在提高。媒體資源的管理，對媒體項目的影響越來越大，因此亟待對多種媒體融合業(yè)務(wù)進行有效的管理。而解決媒體資源的管理問題，必須面對以下融合業(yè)務(wù)的管理問題。

1.媒體資源的融合

媒體類型的多樣化，首先帶來不同的媒體資源的刊例表現(xiàn)形式的差異。若以簡單的統(tǒng)一的方式管理媒體資源，在資源使用中，會極為不便。因此，對于不同的媒體資源的呈現(xiàn)，應(yīng)盡量按媒體的個性化的表達呈現(xiàn)，從而使用戶可以直接看到不同媒體的主要特性。包括媒體的類別、鏈接、類別細分、價格范圍、粉絲數(shù)量范圍、媒體刊例表達方式，甚至供應(yīng)商聯(lián)系方式等。

2.媒介與活動項目融合管理

媒介資源的使用，必須納入到公關(guān)媒介項目管理中，甚至是與活動項目完全融合。在項目中，會存在針對媒介執(zhí)行的預(yù)算，也可以與活動項目的預(yù)算編制在一起，從而形成可提供媒介與活動融合業(yè)務(wù)的管理平臺。

3.媒介采購業(yè)務(wù)融合管理

媒體采購?fù)瑯右埠苤匾@是供應(yīng)商準入，項目執(zhí)行質(zhì)量，控制采購成本的重要環(huán)節(jié)。對于不同規(guī)模的企業(yè)，采購控制與執(zhí)行的方式可能有差異。多數(shù)企業(yè)都需要針對媒介的采購管理，或者針對媒介的采購需求、詢價比價。與傳統(tǒng)活動類型采購相比，新媒介資源的量大，變化快，更需要在采購中進行有效監(jiān)管。

4.媒介支付的融合管理

媒體供應(yīng)商的特殊性，導(dǎo)致對媒體的支付也產(chǎn)生了靈活且復(fù)雜的特性。不同企業(yè)管理規(guī)范程度不同，支付方式也不盡相同。支付對象也涉及第三方對公，或不同類型的個人等。因此，具體的支付方式可能包括了規(guī)范的第三方供應(yīng)商支付（稅點管理），以內(nèi)部人員的借款報銷方式管理（提供清單），以及勞務(wù)支付等方式。

這些特點都表明了公關(guān)媒體項目的管理對公關(guān)管理軟件提出了的苛刻要求。這些細節(jié)的管理功能，體現(xiàn)了要在系統(tǒng)的共性基礎(chǔ)上管理個性業(yè)務(wù)的要求，比如項目管理、采購管理、支付管理均是在相關(guān)的業(yè)務(wù)的共性基礎(chǔ)上，再解決媒介管理的個性問題從而達成管理目標。

北京自由超越信息技術(shù)有限公司作為公關(guān)管理軟件的先行者，深耕公關(guān)傳播行業(yè)信息化管理十余年，為行業(yè)貢獻的成熟的公關(guān)管理軟件一一FreedomERP，可以幫助公關(guān)廣告?zhèn)髅郊瘓F企業(yè)，提供統(tǒng)一的平臺，管理融合活動與媒介的業(yè)務(wù)模式，可以整合業(yè)務(wù)與財務(wù)的管理、整合業(yè)務(wù)與職能部門的管理。并可為企業(yè)提供洞察經(jīng)營數(shù)據(jù)，決策支持的功能，提高效率，降低成本。

以堅實的技術(shù)為基礎(chǔ)，跟隨行業(yè)的變化，融合業(yè)務(wù)管理，整合業(yè)務(wù)與財務(wù)，最大限度地滿足需求變化的能力，這是新一代公關(guān)管理軟件的趨勢和必備的能力。