人事檔案在人力資源管理中的重要性解析

孫迪

摘 要 新的經(jīng)濟發(fā)展形勢下，企業(yè)之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。作為企業(yè)管理中的一項基礎(chǔ)組成內(nèi)容，人力資源管理的重要性也愈發(fā)凸顯，而企業(yè)中人事檔案管理作為人力資源管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，也成為了促進和保障企業(yè)人力資源管理工作順利而有序開展的必要條件之一。隨著國家新勞動合同法的頒布與實施，企業(yè)人事檔案管理工作也開始了一系列的完善措施。本文就人事檔案在人力資源管理中的重要性展開探討。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 人力資源管理 發(fā)展

中圖分類號：F272.9文獻標識碼：A

0引言

在人力資源管理中，人事檔案管理工作伴隨信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用而變得更加復(fù)雜，所起到的作用也變得更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作在提升組織人力資源管理水平方面的重要意義。借助先進的計算機技術(shù)，可通過電子存儲的方式來保存人事檔案信息，也有利于通過電子媒介進行人事檔案信息的查閱，大大提升了信息使用的便捷性。這樣一來，組織便可以輕松地實現(xiàn)對人力資源的合理分配，科學調(diào)整人力資源布局，提供人力資源工作質(zhì)量與效率，促進人力資源管理水平的穩(wěn)步提升。

1人力資源管理和人事檔案管理的概念

人力資源管理就是利用科學合理的策略，在借助一定物力和人力的基礎(chǔ)上，進行更加合理、科學的培訓以及調(diào)配工作。人力資源就是讓人的主觀能動性得以發(fā)揮，對人才進行合理安排，做到合適的崗位安排合適的人才，才能有更好的工作效率，最后實現(xiàn)組織目標。資源管理工作的核心就是管理人才的合理利用。而人事檔案管理工作就是對人才從事的各項工作及具體信息進行詳細的記錄，對人們在崗位上的優(yōu)異成績以及個人所有的工作經(jīng)歷和具體的工作表現(xiàn)進行記錄，需要由專門的管理人員進行全面的整理，人事檔案管理主要對這些人才的具體信息進行全面的統(tǒng)計、整理、收納、保存工作。由于人員流動比較大，所以人事檔案信息是經(jīng)常流動的，進而每天都會有大量的信息需要記錄。

2人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的重要作用

2.1對人力的資源管理效率提升的促進作用

對于任何一個企業(yè)來講，實現(xiàn)人事檔案管理中的“人檔統(tǒng)一”都是非常必要的舉措。其原因在于，在企業(yè)人事檔案的重要記錄內(nèi)容中，包括了員工從入職開始，在企業(yè)里的每一次的加薪、晉升，以及員工的培訓成長記錄、績效管理等檔案記錄。因此，提升人事檔案工作的有效性，其中一項重要的價值，就是能夠促進人力資源價值的提升，進而對企業(yè)內(nèi)部的人才與崗位進行合理化的配置。

2.2對企業(yè)人力資源開發(fā)起到一定的促進作用

首先，從記載內(nèi)容上來看，人事檔案主要是負責記錄員工在企業(yè)中的每一步成長，且能夠確保客觀性與全面性，包括員工的經(jīng)歷、性格特點、綜合表現(xiàn)等，為企業(yè)選拔和培訓人才起到非常重要的、關(guān)鍵的資料支持。企業(yè)可以依托良好的人事檔案管理材料，實現(xiàn)挖掘人才、培養(yǎng)人才并且對人才資源進行科學合理的利用，避免出現(xiàn)人才被埋沒現(xiàn)象的發(fā)生。其次，關(guān)于企業(yè)內(nèi)部員工的基礎(chǔ)信息，均被記錄在人事檔案中，也就是說，人事檔案越完善，越有利于企業(yè)的管理工作開展，確保科學管理員工的基礎(chǔ)就是完善的人事檔案。在對人才與崗位進行配置時，可以通過輪崗制的實施，了解員工的個人特點更適合哪個崗位，以此達到企業(yè)人才配置最優(yōu)。

2.3實現(xiàn)人力資源需求科學規(guī)范的預(yù)測

組織內(nèi)部的各項因素對人力資源的需求有重要的影響，對組織內(nèi)的人力資源和組織的變革與發(fā)展需求相適應(yīng)進行分析，對人力資源制定合理的工作計劃發(fā)揮著很大的價值。如果工作預(yù)測與人力檔案管理分離的話，導(dǎo)致人力資源的各項需求和預(yù)測就會出現(xiàn)不科學、不規(guī)范甚至片面性的決策。 由此也體現(xiàn)出了人力資源開發(fā)中人事檔案的價值。

3分析人力和人事檔案之間的關(guān)系

人力資源管理和人事檔案之間的關(guān)系密不可分，人們可以借助人事檔案對人才有個全面的了解，進而能更好地分配人才，這就體現(xiàn)了人事管理工作的重要性。要想對所有的人力進行合理安排，就需要對人事檔案管理工作進行深入研究，使人事檔案的工作效率與工作質(zhì)量得以提升。人力資源管理工作，對人才進行合理安排時就必須詳細了解人才的檔案信息。人力資源管理和一定物力進行全面結(jié)合，借助科學的管理方法與組織，開展科學培訓，合理地進行人才調(diào)配，進而做到合理利用人才。人事檔案管理工作就是對人才的各方面信息進行全面記錄，并將檔案進行保存，提升檔案人力資源管理工作的整體效率與工作質(zhì)量，就必須有全面的檔案記錄作為保障。

4目前存在于企業(yè)人事檔案管理工作的問題

4.1不具備相應(yīng)的管理意識

在人事檔案管理進程中，人力資源管理者在管理方面嚴重缺少創(chuàng)新性，不具備積極向上的精神，對于人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中的重要性，并沒有完全意識到。

4.2人事檔案造假問題日趨嚴重

在企業(yè)人事檔案管理工作中，非常重要的一項內(nèi)容就是要及時發(fā)現(xiàn)檔案中的問題，并督促相關(guān)人員及時完善，確保檔案信息的真實性與完整性。然而，近年來由于就業(yè)壓力比較大，以及部分人員希望通過檔案造假的方式來獲得更好的職位與待遇，從而滋生了大量的人事檔案造假問題。這樣一來，一些人員企圖蒙混過關(guān)的想法就催生了人事檔案造假問題的大量出現(xiàn)，并且日趨嚴重。因為失去了信息的客觀與真實性，使得人事檔案的價值蕩然無存，亂象叢生，給企業(yè)及個人均可能帶來很大的麻煩，讓企業(yè)喪失大量優(yōu)秀人才。

4.3不具備制度約束

在人事檔案管理工作的過程中，完善的制（下轉(zhuǎn)第281頁）（上接第267頁）度是確保相關(guān)工作人員在工作時能夠有跡可循的重要依據(jù)。但是，很多企業(yè)并沒有建立完善的保障制度，使得相關(guān)人員在管理意識上缺乏統(tǒng)一性，檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，檔案缺乏客觀性，企業(yè)人才的基本狀況自然無法清楚反應(yīng)。

5充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策

5.1提高人事檔案管理重要性的認知

針對企業(yè)片面認識人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性問題，企業(yè)必須從思想觀念上盡快轉(zhuǎn)變過來，全面地認識人事檔案管理的重要性。一方面，人事檔案管理是一項復(fù)雜的動態(tài)性工作，并非是很多企業(yè)所認為的簡單靜止性的工作，企業(yè)應(yīng)該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進奠定思想基礎(chǔ);另一方面，全面提升企業(yè)管理層，尤其是人事管理部門，對人事檔案管理工作的重要性，通過宣傳、教育和培訓等多種形式，增強人事部門相關(guān)人員對人事檔案管理工作的認識，并通過不斷的外部培訓和自我學習，提高相關(guān)工作人員人事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，為人事檔案管理提供強大的人才保障。

5.2建立完善合理的人事檔案管理制度

當前人事檔案具體管理工作出現(xiàn)很多與時代發(fā)展形式不相符的問題，主要體現(xiàn)為人事檔案管理工作不規(guī)范、不合理。對當前的管理模式進行創(chuàng)新，并對人事檔案管理工作加以研究，提出更多行之有效的工作管理制度，進而完善人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作。而人事檔案管理工作中的人才檔案記錄必須要堅持真實性原則，人才工作信息的變動要及時記錄到檔案中，確保檔案的完整性。另外，必須對這些材料做好鑒別防偽標識，才能有效地保證所有人事管理資料的真實有效。對這些人事檔案資料進行合理的分類保存，將這些檔案進行整齊裝訂，然后分類規(guī)放。要做好人事檔案管理工作，還必須要求檔案管理人員嚴格遵循人事檔案的規(guī)章制度。

5.3加強檔案管理工作科學化、現(xiàn)代化進度

現(xiàn)階段，我國社會形勢發(fā)展速度逐漸加快，會有很多人員流動的情況，從而產(chǎn)生很多的檔案資料，要想將這些人才的信息做好詳細記錄，檔案管理的工作量就會增加很多，進而需要大量的工作人員才能完成。鑒于這種情況，就必須對人事檔案管理進行信息化和現(xiàn)代化的管理，這樣才能實現(xiàn)快速有效的人事檔案管理工作。利用先進的信息技術(shù)建立信息化的人才管理系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)的建立還要借助互聯(lián)網(wǎng)，這樣工作人員可以借助計算機系統(tǒng)進行網(wǎng)上查詢和錄入工作，為檔案更新管理提供便利，這樣才能將人才進行合理利用。

6結(jié)語

綜上所述，分析了人力資源管理和人事檔案管理之間的聯(lián)系，人力資源開發(fā)中有效的人力檔案管理工作有著很大的價值作用，并記錄所有人才的具體工作信息，進而能使人力資源管理對人才進行合理分配。 讓所有人才在各自不同的崗位中都發(fā)揮最大的作用，才能挖掘人才的潛力，體現(xiàn)人力資源管理的價值作用。

參考文獻

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