基于“互聯網+”的檔案管理現代化建設

李嬌

摘要：隨著信息技術的發展，“互聯網+”時代已經到來，它改變了人們的生產和生活的方式，給人們的生活帶來了極大的便利，但是也帶來了一定的挑戰。

傳統的檔案管理已經不能夠滿足單位生產和發展的需要，這就需要我們基于互聯網思維來進行檔案管理現代化建設，以提升檔案管理工作的效率。

關鍵詞：互聯網+;檔案管理;現代化

隨著互聯網技術的發展，互聯網技術在不斷的改變著我們的生活。檔案管理的歷史十分悠久，在古代就有相關的人員需要完成歷史變革、科學技術、詩詞歌賦等的記載工作。而隨著互聯網技術的發展，檔案管理工作又被賦予了新的工作內涵，對工作人員提出了新的要求。

一、“互聯網+”與檔案管理的結合

“互聯網+”指的是互聯網技術與各個行業的融合，傳統的檔案管理主要是包括檔案的統計、記錄、分類、匯總、補充等工作，其屬于簡單型重復工作。而互聯網技術與檔案管理工作的融合，將人們從簡單的重復勞動中解放出來，但是要求人員掌握更加先進的數據處理技術。要求工作人員能夠從海量的信息數據中挖掘有用信息和數據，然后依據檔案的種類設置一定的邏輯關系，讓檔案能夠自行歸類。因此檔案管理工作現代化對檔案管理人員提出了新的要求。

二、“互聯網”時代給檔案管理工作帶來的沖擊

（一）檔案管理的安全隱患提升

互聯網技術在檔案管理中的應用方便了檔案管理工作，將檔案管理人員從簡單的重復勞動中解放出來，但是也增加了檔案的不安全性。單位檔案中包含著單位的各種機密，而社會中有一部分黑客就靠挖掘單位的機密文件來謀生，他們能夠穿過單位的防護墻盜取單位內部的機密性檔案文件。這部分在竊取機密之后，利用其進行非法生產和不法生意，使得單位利益蒙受了巨大的損失。檔案管理人員要提升安全意識，對檔案數據進行有效的防護工作。[1]

（二）海量數據增加了檔案管理的難度

互聯網技術的發展，使得社會進入大數據時代。檔案管理工作不再是簡單的記錄和統計，其重點在于挖掘數檔案數據的潛在價值。互聯網時代檔案管理人員每天都接收到大量的外部內部信息和數據，在這些海量的信息和數據中挖掘具有潛在價值的信息數據無異于大海撈針。工作檔案管理人員需要對大量的數據進行統計整理，并發現信息數據背后的聯系，使得檔案能夠實現二次開發。這就要求單位要加強硬件設施的建設，提高單位檔案管理的現代化水平，另外還要提升檔案管理人員的從業素質，能夠利用數據挖掘、數據分析等技術對檔案進行二次開發，從而促進單位的可持續發展。

（三）檔案管理需要單位公眾的參與

互聯網的發展加快了信息的傳播速度，單位檔案很大一部分單位的員工都有查閱和使用的權利，但是由于單位人員眾多，素質良莠不齊，在使用過程中沒有嚴格統一的規章制度，進而使得一部分檔案在使用過程中可能遭受到破壞。并且，對于不同類型的檔案具有不同的使用方法和保密方法，公眾不能按照統一的規定使用檔案，可能會使得重要信息數據泄露，給單位帶來嚴重的損失。

三、“互聯網+”時代背景下檔案管理現代化的建設策略

（一）更新觀念，樹立檔案管理現代化觀念

在過去很長的一段時間內，檔案管理人員依據傳統的管理方法來進行檔案管理工作，因此其理念和思維上難免存在一定的定勢。因此工作人員首要工作就是要更新觀念，樹立檔案管理現代化觀念。互聯網已經成為檔案管理工作必不可少的工具。再者，工作人員在檔案管理工作中要積極的引入先進的管理技術和管理方法。“互聯網+”背景下的檔案管理現代化并不是簡單的將檔案信息和數據進行存儲和保存，檔案管理人員應該深入的挖掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用檔案為主動的為管理者提供數據支持。[2]

（二）整合檔案資源，注重檔案的二次開發利用

檔案的現代化管理要注重檔案的二次利用和開發工作，管理人員要建立需求、開發、利用機制，充分發揮檔案資源的潛在價值。管理人員應該立足于單位檔案，并增加對單位檔案的挖掘力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。另外檔案管理的主要目的不再是檔案存儲，而是要向檔案利用延伸，工作人員對大量信息進行挖掘處理，為單位領導人員決策提供有力的數據支撐。再者，工作人員在工作過程中要將電子文件歸檔作為工作的重點，傳統的紙質檔案難以保存，容易丟棄，因此工作人員應該逐步將之前的紙質版檔案轉為電子版的檔案，并收錄到數據庫中。在完成電子檔案歸檔之后，檔案管理人員建立普通檔案庫和機密檔案庫，實現內部資源共享，并設定單位人員的權限和人員查看使用規范，使得檔案能夠為單位工作決策提供有力的依據。[3]

（三）加強內控，提升檔案管理的安全性

互聯網技術在檔案管理中的應用增加了檔案管理的不安全性，為此檔案管理人員要采取有效的措施來對檔案進行安全管理。檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人人文環境等多種因素，為此需要對各個方面加強管理和控制以此來實現對檔案的安全管理。首先是檔案信息的保密性，開放性是互聯網的特性，而這一特性與檔案管理的保密性是嚴重相悖的，為此檔案管理人員要加強檔案的內部管理。二是關注信息技術的發展，計算機技術和計算機病毒都處于高速發展狀態，檔案管理人員要密切關注信息技術的變化和計算機病毒的新變化，然后制定針對性的措施，加強對檔案的管理管理。三是加強網絡訪問權限管理，檔案管理人員需要依據檔案的機密程度以及人員的級別設定多個不同層次訪問者的取用權限，加強對單位內部人員使用檔案的管理，以嚴防檔案信息泄露和偷盜。

四、總結

互聯網技術在檔案管理工作中的應用是時代的要求，但是如何實現互聯網和檔案管理工作的有效融合是檔案管理人員工作的重點。互聯網技術在檔案管理中的應用使得人們從簡單的重復勞動中解放出來，但是也對檔案管理人員提出了新的要求。為此，檔案管理人員在工作過程中需要更新觀念，樹立檔案管理現代化觀念;整合檔案資源，注重檔案的二次開發利用;加強內控，提升檔案管理的安全性。進而推動檔案管理現代化建設。檔案管理現代化建設需要一定的過程，為此檔案管理人員在工作過程中要堅定信心，提升自身素質，為促進檔案管理現代化建設而努力。

參考文獻：

[1]彭森.基于"互聯網+"的單位檔案管理創新實踐[J].辦公室業務，2017（24）：180.

[2]劉麗麗."互聯網+"檔案管理方案在醫院的應用及效果研究[J].管理觀察，2018（16）：175-176.DOI：10.3969/j.issn.1674-2877.2018.16.070.

[3]馬麗娜."互聯網+"檔案管理模式及發展對策研究[J].絲路視野，2017（5）：149.