事業單位檔案管理優化工作思考

吳榕

摘要：近年來，社會一直處于不斷發展的進程當中，事業單位作為社會體系中的重要職能和服務部門，其檔案管理所面臨的挑戰也在不斷增加。建立科學有效的檔案管理體系能為事業單位發展提供堅實的推動力。將創新理念融入到事業單位檔案管理工作當中已經成為一種趨勢。新時期背景下，優化檔案管理工作的意義不容小覷。對此，本文提出了事業單位檔案管理的優化措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化措施

一、建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度是檔案管理工作的基準，也是實現檔案管理工作標準化、規范化發展的基礎，只有不斷健全、持續優化的檔案管理制度才能適應事業單位的發展。在實際工作中，事業單位檔案管理部門應當圍繞單位業務管理特點，制定科學合理的檔案管理制度，并結合單位工作重點調整進行修訂和完善，使其與單位業務發展相契合，運用健全的事業單位檔案管理工作制度來促進事業單位檔案管理工作的發展。首先，事業單位的檔案管理人員應該對這項工作形成全面的了解和認知，以此為基礎建立檔案管理工作制度，并適當的指出將信息化技術與檔案管理工作相結合的創新方向。其次，將創新理念融入到檔案管理工作當中的過程中，不僅應該采用相應的制度對工作人員行為進行約束，也應該相應的約束事業單位的領導。例如，單位內部的工作人員和領導想要通過檔案管理部門查閱檔案時，應該按規定履行相應的檔案查閱手續，如果是在網絡系統中查閱，則需要用自己的賬號和密碼完成登錄，再進行相關查閱，通過這樣的方式保證檔案管理工作的獨立性以及合理性。再者，為了強化檔案管理制度落實，檔案管理部門應制定有效措施對資料收集、歸檔部門進行約束和規范，對制度落實不到位的部門和人員制定相應的處罰措施，提高相關部門對檔案管理工作的重視程度和支持力度。最后，將獎懲制度融入到檔案管理工作當中。對于工作表現優秀的部門或人員，給予獎勵，對出現工作錯誤的部門或職工必須嚴格按照工作制度進行懲罰。

二、革新檔案管理工作理念

從事業單位的角度來看，要想達到提高檔案管理工作質量的目標，就應該對檔案管理工作理念進行革新，在保留其優勢的基礎上，融入創新理念，對其進行改進和優化。所以，事業單位檔案管理人員應積極向領導宣傳、普及檔案管理的重要作用，學習、宣傳和推廣先進單位檔案管理方法，提高單位領導對檔案管理工作的重視程度，加大資金和工作支持力度。在單位內部積極通過宣傳欄、微信群、公眾號等途徑普及檔案管理的重要意義，將檔案管理工作與單位業務工作、知識管理、文化建設有機結合起來，提高全體職工對檔案管理工作的認識，在單位內部形成良好的檔案管理氛圍，從而提高其他部門對檔案管理工作的支持力度，改善檔案收集不及時、不完整的情況，提高檔案管理工作效率與質量。同時，為了促進檔案管理工作創新發展，事業單位應鼓勵職工提出合理化建議或意見，在現有檔案管理工作的基礎上，借助全體職工的智慧，為檔案管理工作出謀劃策，增強檔案管理工作創新動力。針對檔案管理工作中存在的問題，檔案人員應理性看待，加強與業務主管部門、單位職能部門溝通，認真收集意見與建議，并組織開展學習討論、改進和優化檔案管理流程、方法，實現檔案管理工作持續優化。此外，隨著檔案管理工作的發展，新技術、新理念、新方法不斷涌現，事業單位應定期組織檔案管理人員進行培訓、與兄弟單位開展工作交流，真正實現觀念創新、方法創新，提高檔案管理工作的規范性和創新性。

三、提高檔案管理人員綜合素質

事業單位檔案管理工作要想得到有效優化，檔案管理人員自身意識、專業素質以及信息技術應用水平都是較為重要的因素，所以在優化過程中還需要提高檔案管理人員綜合素質?，F如今，部分事業單位在進行檔案管理崗位人員設置的時候，人員安排不夠合理，經常會出現專業能力不高的非檔案管理人員負責檔案管理的情況，嚴重降低了檔案管理質量，為了能夠有效改善這一問題，事業單位可以及時根據單位實際情況對崗位人員進行調整，例如可以安排專班負責對擬上崗人員進行面試或面談，對檔案管理人員綜合素質、信息技術水平、工作經驗等多方面進行考察，這樣就能確保檔案管理人員的專業能力，促進檔案管理工作質量得以提升。其次，對于單位內部檔案管理工作人員，可以對其進行繼續教育與培訓，通過定期培訓的方式來讓檔案管理人員真正做到與時俱進，從而提高檔案管理工作水平。例如，單位可以積極聘請檔案管理專家來為檔案管理人員進行講解與教育，也可以讓其進入信息技術學習之中，這樣就能提高檔案管理水平。

四、檔案管理信息化建設

信息化建設工作屬于檔案管理中不可忽視的部分，在當前社會不斷發展的環境下，以往的檔案管理模式已經難以滿足人們對于信息需求以及工作效率的要求，因此，必須要注重檔案管理信息化建設，這樣才能確保事業單位檔案管理工作順應社會發展。在現代事業單位中，要積極有效地將多種新型科學技術滲透到實際工作當中，經過軟件開發的形式，建設完善的檔案管理系統，由此能夠對檔案信息開展全方有效的管理工作，另外能夠使文字、圖片等信息變得更加的清晰明確，讓紙質檔案和電子檔案共存，不僅僅能夠確保檔案信息的完整性，也能確保檔案的持久性，對檔案信息的傳播也有一定意義和幫助，能夠進一步提升整體工作效率和質量。

五、結語

綜上所述，在當前社會經濟快速發展的環境下，事業單位要想穩定發展，就必須要加強檔案管理工作的改革，完善檔案管理工作制度，革新檔案管理工作理念，提高檔案管理人員綜合素質，強化檔案管理信息化建設，穩步提升檔案管理工作的質量和效率，為事業單位健康穩定的發展奠定堅實基礎。

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