淺談園林業檔案管理工作存在問題及對策

邵靜

摘要：作為行政管理工作核心組成，檔案管理工作開展效果直接影響到企事業單位能否長久發展。園林綠化檔案作為園林綠化活動開展過程的原始記錄，城市管理部門通過對園林業檔案管理的強化，可以進一步為城市發展建設提供依據憑證。需要深入分析現階段園林業檔案管理存在問題，以科學對策為指導強化園林業檔案管理有效性，促使園林業檔案更好的服務于城市建設。本文針對園林業檔案管理存在問題及其對策分析研究，以期具有借鑒意義。

關鍵詞：園林業;存在問題;檔案管理;對策

作為城市建設檔案中重要組成，通過對園林業檔案管理管控強化，有助于城市建設水平的提升，為城市的發展建設存留重要依據。針對園林業檔案管理開展，是指立足于城市建設視角下，對建設活動中形成的價值性檔案開展采集、檢索、保管以及利用等活動。而通過對園林業檔案管理強化，可以為現階段城市園林建設提供重要參考依據，提升園林規劃設計水平，為民眾營造生態綠化生活空間。

1 園林業檔案管理內容闡述

園林檔案是城市風景名勝、綠地公園等園林設施在規劃建設期間形成的歷史性記載，作為城市建設檔案重要組成，園林業檔案內容涉及到多個領域，具體包括公園工程、人均公共綠地面積、植樹造林面積、病蟲害防治、珍貴樹木、基建工程、綠地苗圃、園林覆蓋率、珍貴花卉、雕塑工程等內容。可以說，現階段園林綠化規劃設計過程中，園林業檔案為參考、技術交流的主要手段之一。

2 園林業檔案管理尚存問題分析

2.1 管理重視度匱乏

園林檔案形成、管理、積累以及利用等環節都涉及到相關檔案人員以及園林領導的共同參與。但是在具體檔案管理期間，部分領導與檔案人員管理意識薄弱，再加上園林建設單位對檔案建設的不重視，導致園林檔案管理水平停滯不前。例如部分園林建設單位認為園林工程僅需憑借先進且豐富的種植技術與經驗即可，園林檔案的建設沒有必要，導致園林檔案存在不完善、不完整的問題。園林檔案的收集無法是對園林建設的全過程體現反映，使得園林檔案的作用與價值無法體現。

2.2 檔案管理尚未統一

負責檔案管理部門尚未對各類檔案管理統一完善，受到歷史遺留、行業管理等因素的影響，使得部分行政部門僅負責對相關文書、實物以及音像等類別檔案的管理，而像人事、會計、科技、園林工程等類別檔案的管理負責部門為各個業務部門，這就導致單位內部呈現出檔案管理混亂的現象，嚴重影響到園林檔案管理效率和質量。

2.3 歸檔制度尚未健全完善

現階段單位部門所施行的檔案管理制度，與園林工程規劃、設計、栽植、防治、技術管理、效益等階段相契合。與此同時，園林工程建設期間時常出現工程變更現象，但是部分施工單位與業主單位在變更期間尚未簽署規范的變更單以及商洽單，使得后續竣工驗收出現諸多問題，工程竣工圖紙繪制與實際不相符，導致園林檔案的收集無法對實際園林工程情況準確體現。

3 園林檔案管理強化對策

3.1 注重檔案管理意識強化

園林單位需要加大對檔案法學習與宣傳的力度，結合對檔案法知識內容的滲透來提升單位全體人員的檔案管理意識。注重單位領導管理意識的提升，要想確保園林檔案管理的順利開展，提高單位領導檔案管理認識與意識至關重要，在重要議程中合理納入檔案管理，保持園林檔案管理與單位發展規劃處于同等位置。在此情形下，園林檔案管理人員會正確認知園林檔案管理的重要性，結合自身管理意識的強化為園林檔案工作開展提供支撐，達到園林檔案管理強化的目的。

3.2 注重檔案管理制度完善健全

檔案管理制度是開展園林檔案管理活動的主要依據和支撐，若管理制度未落實，或者是制度殘缺不全，勢必會影響到園林檔案管理實際效果，關乎到園林檔案作用的發揮。鑒于此，園林單位需注重檔案管理體系的適應性、科學性構建，結合單位發展實際，構建檔案管理中心，并對其中心管理崗位的職能與職責明確，實現對單位內部各個類別的檔案集中管理。與此同時，對單位檔案管理范圍具體明確，并注重對園林檔案類型、種類的全面收集，具體包括音像資料、科研成果、合同、科研資料、施工合同、招投標文件等內容。在實際園林檔案管理期間注重對管理制度嚴格落實，為管理工作的規范化、制度化、合理化開展提供支撐。

3.3 注重檔案管理信息化建設

以往人力檔案管理模式滯后且復雜，不僅人員工作強度大，檔案管理環節非常繁瑣，嚴重影響到園林檔案管理效率與質量。并且在以往檔案管理期間，立卷環節為人工操作，但是受到個體認知等因素影響，使得檔案分類產生較大差異，進而影響檔案管理準確性。所以，園林單位需要加大信息化管理力度，分析單位經濟條件，建立完善且科學的檔案管理系統，具體涵蓋檔案檢索、檔案錄入、檔案分類、檔案輸出等功能。工作人員僅需借助打印掃描設備將紙質文檔轉化為電子檔案即可，利用計算機來開展檔案歸納、檔案存儲、檔案使用等操作，減輕檔案人員工作任務量，大幅度提升檔案管理水平，確保園林檔案管理滿足現階段園林工程建設需求。

3.4 注重管理人員素質強化

園林檔案管理工作開展效果受到管理人員素質能力、業務水平的直接影響，所以園林單位必須提高對管理人員素質強化的關注度，定期組織人員參與到繼續教育、專業培訓互動中，結合教育、培訓考核的方式來明確管理人員自身素質能力是否得到提升。與此同時，結合業績考核、員工登記、評估獎勵等機制措施的應用落實，調動人員工作積極性與熱情，并引導人員在具體管理期間樹立危機感，進而自主參與到教育培訓中，確保管理人員可以勝任園林檔案管理工作。

綜上所述，園林檔案管理關乎到城市園林發展與建設，影響到城市精神文明的進步。要想進一步提升園林檔案管理有效性，園林單位需要加大對園林檔案管理的重視度以及投入力度，強化檔案制度構建、人員培訓以及信息化建設，結合對單位全體人員檔案管理意識的強化，促進單位檔案管理水平呈現出不斷提升態勢。

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（作者單位：東豐縣園林管理中心）