國(guó)有企業(yè)文秘人員如何更好地發(fā)揮參謀助手作用

摘要：隨著國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展壯大，文秘人員如何能夠更好的發(fā)揮參謀助手的作用，是國(guó)有企業(yè)需要關(guān)注的問(wèn)題。在此過(guò)程中應(yīng)該把握文秘人員的發(fā)展特點(diǎn)，分析其在國(guó)有企業(yè)中的地位和作用，探討出適合我國(guó)國(guó)有企業(yè)文秘人員的發(fā)展道路。這對(duì)于發(fā)揮國(guó)有企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的作用，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是一件非常重要的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);文秘人員;路徑

一、國(guó)企辦公室秘書(shū)工作的特點(diǎn)

國(guó)企辦公室秘書(shū)通常數(shù)量不多，一位秘書(shū)常常負(fù)責(zé)多位領(lǐng)導(dǎo)，工作橫跨辦文、辦會(huì)、辦事領(lǐng)域，呈現(xiàn)全局性、綜合性、復(fù)雜性、高頻性的特點(diǎn)。一方面要求秘書(shū)具備高站位寬視野、在狀態(tài)有激情、高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求、快節(jié)奏重落實(shí)、敢創(chuàng)新有底線等素質(zhì)，另一方面又常常面對(duì)年輕秘書(shū)人員理想、信念、情懷不夠高，使命感、責(zé)任感不夠強(qiáng)，能力、素質(zhì)不過(guò)硬的現(xiàn)實(shí)困境，需要針對(duì)問(wèn)題，綜合施策，做好工作。

二、國(guó)企辦公室秘書(shū)工作的問(wèn)題

（一）客觀問(wèn)題

1.步子跟不緊。一是跟不緊形勢(shì)發(fā)展，對(duì)大政方針和形勢(shì)變化不敏感，對(duì)很多政策的認(rèn)知還停留在紙面上、最頂層，向下細(xì)分則云里霧里、看不明、說(shuō)不清，用以指導(dǎo)工作、挖掘紅利則更加困難、難切實(shí)際。二是跟不緊領(lǐng)導(dǎo)要求，很多業(yè)務(wù)工作停留在OA系統(tǒng)上、電子郵件里，處理時(shí)有一種就事論事、按章辦事的僵硬感、機(jī)械感。沒(méi)有融入業(yè)務(wù)主動(dòng)幫助領(lǐng)導(dǎo)思考問(wèn)題、解決問(wèn)題，在服務(wù)上少了如影隨形的密切、如臂使指的自如、如湯沃雪的洞見(jiàn)。

2.基礎(chǔ)不扎實(shí)。一是認(rèn)知基礎(chǔ)不扎實(shí)，對(duì)規(guī)定、辦法、文件學(xué)習(xí)理解不夠系統(tǒng)全面、深刻透徹、知行合一，只是匆匆忙忙、走馬觀花、粗枝大葉，常常一提有印象，一說(shuō)說(shuō)不全，一用就重學(xué)。二是能力基礎(chǔ)不扎實(shí)，很多工作按部就班地開(kāi)展，缺乏深度參與，缺少總結(jié)提煉、優(yōu)化完善，較少形成固化的模塊模板。

3.三類問(wèn)題多。由于綜合業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和高頻性，一些秘書(shū)不能很好地做到十指彈鋼琴，很多事情會(huì)忙中出錯(cuò)，還會(huì)發(fā)生低層次問(wèn)題、重復(fù)性問(wèn)題、人為責(zé)任問(wèn)題三類問(wèn)題。

（二）主觀問(wèn)題

1.淡忘初心的“盲”者思維。隨著時(shí)間的消磨，一些秘書(shū)逐漸喪失工作激情，變得像一個(gè)業(yè)務(wù)機(jī)器，來(lái)事就辦，但缺少理想、信念、情懷、使命感和責(zé)任感，缺少激情干勁，年與時(shí)馳，意與日去，在工作上隨波逐流，距離沖鋒在前做事業(yè)的要求漸行漸遠(yuǎn)。

2.精神懈怠的“疲”者思維。新常態(tài)下，業(yè)務(wù)工作多了，但工作質(zhì)量沒(méi)上去，有時(shí)還有所下滑。一方面是快節(jié)奏導(dǎo)致偶爾疲于應(yīng)付，但更多的時(shí)候是秘書(shū)沒(méi)有主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，缺少勇猛精進(jìn)的精神狀態(tài)。每天逡巡于各種雜務(wù)中，面對(duì)工作貌合神離，存在想要趕緊干完了賬的想法，少了扎扎實(shí)實(shí)盡善盡美的執(zhí)著。工作雖然在做，但是不走心。形式上重落實(shí)、實(shí)質(zhì)上輕落實(shí)。

3.閉門造車的“困”者思維。很多秘書(shū)久坐辦公室，會(huì)不自然地自囿于一方小天地，干事容易停留于文件字面，而不是主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研探索;容易自耕自種，而不是開(kāi)放合作，容易導(dǎo)致視野變窄，工作片面的問(wèn)題。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）主觀對(duì)策

1.從工作中找事業(yè)。沒(méi)有理想、信念、情懷、使命感的支撐，內(nèi)在動(dòng)力不足，秘書(shū)責(zé)任感再?gòu)?qiáng)，能力再大，也難以突破個(gè)人極限，需要找到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求與秘書(shū)事業(yè)目標(biāo)的共同點(diǎn)，把企業(yè)工作轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)人事業(yè)，借用內(nèi)生動(dòng)力，讓自己做事情的時(shí)候用心一些，多做一些，做好一些。

2.從過(guò)程中找獲得。很多秘書(shū)重結(jié)果輕過(guò)程，工作中容易忽視很多東西，丟掉很多獲得感。尤其是管理服務(wù)工作，結(jié)果常常是隱性的，獲得感較低。秘書(shū)更應(yīng)系統(tǒng)全面地看待手頭工作，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)工作的元認(rèn)知，形成自己與業(yè)務(wù)工作的正向激勵(lì)而不是鞭笞，形成獲得感的積累而不是消耗。從過(guò)程中找到獲得感，并以好的狀態(tài)進(jìn)一步優(yōu)化、做好業(yè)務(wù)工作。

3.從責(zé)任中找存在。新常態(tài)下容易工作覆蓋個(gè)人，秘書(shū)找不到存在感，缺少做好事情的主體。喪失責(zé)任主體，工作質(zhì)量也難以保障。建議秘書(shū)在工作中找準(zhǔn)自身定位，明白自身責(zé)任。用責(zé)任壓住自己，不要飄起來(lái)、到處晃，而是扎好根、好好長(zhǎng)，把手頭工作做好，與企業(yè)共同發(fā)展。

（二）客觀對(duì)策

1.系統(tǒng)策劃。一是做好業(yè)務(wù)策劃，留足余量，提前想，提前做，降低忙中出錯(cuò)的概率，以時(shí)間前移換取質(zhì)量空間。二是做好人力策劃，留足余量。秘書(shū)工作壓力大、成長(zhǎng)快，需要隨時(shí)關(guān)注人員培養(yǎng)與補(bǔ)充，加大AB角訓(xùn)練，確保有足夠能力做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，既輸出工作質(zhì)量，也輸出業(yè)務(wù)熟手。

2.三化改善。一是高頻工作流程化，將頻率較高的辦文辦會(huì)等常規(guī)業(yè)務(wù)工作進(jìn)一步提煉，簡(jiǎn)化為不易出錯(cuò)的模板，優(yōu)化為一做就會(huì)的流程，避免不必要的主觀創(chuàng)新，導(dǎo)致基礎(chǔ)工作參差不齊。二是復(fù)雜工作模塊化，全面梳理重大接待、會(huì)議、活動(dòng)等多人協(xié)同配合的工作，形成相對(duì)固定的基礎(chǔ)模塊集合，細(xì)化模塊業(yè)務(wù)條目，讓參與人員尤其是生手可以按圖索驥，避開(kāi)口口相傳導(dǎo)致的理解偏差和執(zhí)行偏差。三是長(zhǎng)效工作智能化，借助辦公系統(tǒng)及辦公軟件，把一些需要長(zhǎng)期堅(jiān)持、定期開(kāi)展的數(shù)據(jù)報(bào)送、基層檢查等工作納入系統(tǒng)提醒執(zhí)行、納入軟件簡(jiǎn)化執(zhí)行，讓系統(tǒng)、軟件替代人開(kāi)展基礎(chǔ)性、大業(yè)務(wù)量工作，減輕工作量及錯(cuò)誤率。

3.日清日高。一是做到公文不過(guò)夜，二是做到任務(wù)不超時(shí)，三是每日總結(jié)改進(jìn)。盡量做好提醒、總結(jié)、復(fù)查、自省等工作，推動(dòng)秘書(shū)關(guān)注工作質(zhì)量，減少質(zhì)量問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室秘書(shū)工作繁蕪復(fù)雜，要求較高，尤其是當(dāng)前的新時(shí)代提出新要求，新常態(tài)呼喚新?tīng)顟B(tài)，國(guó)企辦公室秘書(shū)人員在面對(duì)新機(jī)遇的同時(shí)，還需要面臨新挑戰(zhàn)，必須綜合施策，提升秘書(shū)工作能力水平，不斷滿足新要求，煥發(fā)新?tīng)顟B(tài)，助推企業(yè)向前發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：張一諾（1989—），女，漢族，陜西渭南人，碩士學(xué)歷，思想政治教育專業(yè)，主要從事辦公室文秘寫(xiě)作及國(guó)企思想政治工作研究。

（作者單位：陜西煤炭交易中心有限公司）