淺析政府單位檔案管理面臨的困局和對策

龐建偉

摘要：政府單位的工作當中，檔案管理占據著工作的主要位置，良好的檔案管理工作可以促進工作質量的提升以及政府工作的高效運轉，政府單位是否能夠實現長期穩定地向前發展，很大程度上取決于檔案管理工作質量，因此，提升檔案管理質量就是提升政府的綜合工作質量和實力。本文主要分析現階段政府單位的檔案管理工作當中存在的主要問題，基于現階段政府工作的實際情況，提出具有可行性的改進措施，主要目的是加強政府單位的檔案管理質量，為政府單位的良好發展保駕護航。

關鍵詞：政府單位：工作質量;主要問題;改進措施;檔案管理

一、政府單位檔案管理工作的主要問題

1.檔案管理工作未受到應有的重視

檔案管理指的是對整個單位內部所有文件的綜合管理，直接關系到單位數據的整理和保存工作。但現階段政府單位的工作人員對于檔案管理工作存在諸多誤區。例如：認為檔案管理工作在單位工作當中不應該占據較大比重，只是無關緊要的一部分，甚至一些人員認為檔案管理工作只是一項次要的工作，對整個單位的影響微乎其微。在不重視檔案管理工作的思維的影響下，在工作單位當中也存在著不重視檔案管理工作的表現。例如：對檔案管理工作的重要性認識不足導致相關工作人員工作的積極性較差，甚至容易出現各種差錯。整個單位對檔案管理工作的相關技術缺乏更新意識，甚至認為并不需要升級和優化，更有甚者排斥互聯網信息技術的介入，導致工作效率持續低下，工作效率持續走低，工作質量可想而知。如此一來，檔案管理并不能夠發揮促進政府單位良好發展的積極作用。

2.檔案管理工作的管理秩序混亂

在不重視檔案管理工作的大趨勢下，很多單位在規章制度上并沒有對檔案管理人員進行約束，導致相關部門的工作混亂，責任劃分不清，分工不明確，由此導致很多問題。例如：檔案安全以及秩序的管理工作找不到具體的責任人，相關部門的工作人員能夠做到的僅僅是按時上下班，但在工作效率和成果方面均不能保證。甚至部分工作人員對檔案管理工作持有可有可無的態度，主要表現在：對檔案的保密等工作內容持有無所謂的態度，監督體系的不健全甚至嚴重缺失的問題對檔案的安全等方面造成的威脅不可忽視。

二、針對現階段政府單位檔案管理工作主要問題的解決對策

1.從思想上對檔案管理工作給予應有的重視

目前政府單位檔案管理工作質量不高的根本原因是思想上的不重視。因此，要想解決檔案管理工作的問題，需要從思想意識層面入手。思想觀念的轉變的主要目標是對檔案管理工作的價值進行分析，提升工作人員的價值感。同時，政府部門需要通過多種途徑積極引進先進的管理模式和工作方法，并且致力于提升人員的綜合素質。從管理理念到管理制度均進行更新和優化。政府部門管理人員適當加大資金投入力度，將更多的資金放在檔案管理工作的建設和管理上，適當采取措施，將檔案管理質量和完成數量與單桿管理人員的收入掛鉤，提升工作人員對工作質量的重視程度，充分調動工作積極性，是檔案管理工作人員更多的體會到工作的價值，激發更多對于工作的認同感。此外，針對檔案管理工作重要性的內容進行全員培訓，也是改變固有思想和誤區的有力手段。

2.積極發揮網絡信息技術的作用，推進檔案管理工作信息化進程

當今時代是信息網絡技術蓬勃發展的階段，大互聯網技術越來越多的應用于社會的各個領域當中的時代背景下，政府單位的檔案管理工作自然也不能缺少網絡信息技術的助力。網絡技術對各部門工作的幫助不可小視，與傳統的人工比較而言，信息化的工作模式能夠大大提升工作效率，單純采用人工進行檔案管理，具有工作繁瑣，費時費力的特點，而且檔案管理工作的質量容易受到工作人員業務素質的影響，進而導致出現差錯問題影響工作效率。信息化政府單位檔案管理能夠解決由于人為因素導致的工作效率低下甚至差錯問題，同時，隨著單位的不斷發展，檔案資料難免會呈現出不斷增加的趨勢，僅采用人力已經無法滿足檔案管理工作的實際需求，因此，有必要積極引進先進的互聯網管理技術，將檔案管理工作的發展方向進行積極調整。但網絡技術發展的同時，也存在一定的不安全因素，特別是在信息保密方面，也需要人為進行干預，最科學的檔案管理模式應該是人工與網絡信息技術優勢互補，互相配合和補充，既能夠提升工作效率，又有助于檔案保密工作的順利開展。

3.建立健全監督管理機制

大部分政府單位當中，檔案管理工作或多或少的存在人員分工不明確，責任落實不清的問題，進而影響工作質量和責任的追究，甚至造成工作人員不負責任的工作作風。針對這一問題，最根本的解決途徑是在管理制度上進行不斷優化和健全，例如：建立分工明確的工作體系，將每個人的分工進行公示，有助于提升工作人員的價值感和責任感，一旦出現問題，直接追究責任到具體的負責人。建立健全獎懲機制，對于一定時期內工作無差錯，工作效率較好的個人，給予酌情獎勵。相反，一旦發現工作差錯，及時給予懲罰，例如：進行通報批評，嚴重者在公式批評的基礎上，適當扣除相應的績效。在相對較全的管理體系當中，工作人員的責任感能夠得到充分調動，進而加強對檔案管理工作的重視程度，可謂是一舉多得。

總結

政府單位的檔案管理工作在不同時期面臨的挑戰不盡相同，需要在檔案管理工作的優化道路上不斷前進。首先是從思想觀念上足夠重視，積極引進科學技術，其次是在管理層面做好科學的監督，進而能夠為檔案管理工作的高質量落實創造良好的條件。

參考文獻：

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（作者單位：突泉縣政務服務中心）