基層電大教務處設置與管理初探

王偉

國家開放大學是以現代信息技術為支撐，學歷教育與非學歷教育并舉，實施遠程開放教育的新型高等學校。它的學歷教育以遠程教育為主，以導學為輔，突出學生自主化學習，強調實踐教學，而支撐這套完整教學模式的就是強大而完善的教務管理系統。全國基層電大上千家，不同基層電大有各自的管理特色。本文探討的就是如何讓基層電大教務管理配置合理化、精細化以及信息化，讓這個直接面對學生的管理部門更加高效和精準，更好地為學生服務。

1 引言

國家開放大學（原中央廣播電視大學，以下簡稱國開）是以現代信息技術為支撐，學歷教育與非學歷教育并舉，實施遠程開放教育的新型高等學校。國家開放大學雖然通過網絡技術實現遠程教育，但是它又不同于其他網絡學院，它強調導學、實踐教學和學生的自主學習，它的教務管理方式與普通高校一樣，強大而完善，而各個基層電大的教務管理是按照國開的教務管理要求而設置，它們直接面對學生，負責收集和掌握開放教育教務管理的第一手資料。

早在1999年，教育部組織實施“中央廣播電視大學人才培養模式改革和開放教育試點”項目，旨在探索并構建現代遠程教育條件下人才培養的模式以及相應的教學模式、管理模式和運行機制。如今經過了近20年，國家開放大學的學歷教育摸索出以遠程教育為主，導學為輔，突出學生自主化學習，強調實踐的教育模式日臻成熟完善。如下圖，學生需要經過入學測試和資料審核后才可以進入國開進行學習，他們每學期按照各基層電大教務處根據國開教學計劃開設的課程開展學習，學習方式的是通過導學教師導學和國開學習平臺開展自主學習，并完成相應課程的形成性考核（形成性考核有紙質的、網上平臺的、大作業等，有的課程還需要進行實踐，例如會計專業的《基礎會計》、《會計操作實務》、《電算化會計》等），期末前根據考試大綱進行相應課程的復習，最后通過相應課程終結性考核（終結性考核有大作業、機考、紙質等多種形式）才算完成該門課程的學習，并取得學分。全部課程學習結束后，還需要經過專業老師的輔導完成畢業論文和社會實踐的撰寫，而本科生還需要通過論文答辯。通過五個學期的學習，國開學生修完報考專業的最低畢業學分，并通過國開的畢業審核后才能畢業，因此，國開學生的學習過程是嚴謹而完善的。網上學習方便了學生課后學習，學習APP方便了學生隨時隨地學習，而導學和自主學習，以及各實踐課程的開展，提高了他們的學習和工作的能力，同時也造就國開文憑的高含金量。另外，學生在校期間還可以辦理休學、轉專業、轉學（由于國開教學點幾乎遍及全國），還可以申請學位等，上述這些這些都屬于教務管理的業務范疇。

2 基層電大教務處的基本業務

基層電大的教務處基本業務一般包括這三個模塊：教學管理、學籍管理和考試管理。每所基層電大會根據自身的發展情況和學生的規模進行相應的崗位設置。以我校為例，教學管理主要業務包括教學計劃課程的開設、教材管理、班主任管理、師資管理、導學安排、形成性考核管理（包括網上形成性考核）、畢業作業（實踐課）管理、畢業滿意度調查等。學籍管理的主要業務包括學生學籍管理、課程注冊、免修免考申請、休學、退學、轉學、在籍學生統計、學位英語（等級英語）報名管理、成績管理、畢業管理（含電子攝像）等。考試管理主要業務包括考點申請、各種考試的報考（包含報名管理）、考務編排、考務物品準備、考務培訓、考前準備、考中的組織安排、成績回傳、考后的總結檔案整理等。

3 基層電大教務處的信息化管理

隨著這些年信息技術不斷發展，越來越多的信息技術運用到了國開教務管理中，例如，國開教務管理平臺、網上實驗平臺、云教室、各種網上形成性考核平臺、各種上機考試軟件等。在日常的業務處理中，大量的表格需要處理，例如開課表、導學課表、學生成績表、教材發放表、考試形式表、考試通知單等，可以說基層電大教務管理對信息技術依賴程度是越來越高，對工作人員信息技術能力要求也越來越高。因此，許多基層電大將教務處與信息技術處進行合并，成立教務信息處，有的學校甚至把技術員混編到教務處各科室，這樣合并后有三電大優勢：

3.1實現機考的扁平化管理

國開的大型終結性考核主要有兩種方法：一種是紙質考試，另一種是機考，即采用服務器與計算機終端進行考試。由于采用題庫隨機抽取，考試時間由基層電大在國開約定的時間內完成，靈活機動，極大地方便了考生，節約了考室，同時還提高了學生的實踐能力。國開現在開展的機考主要有國開基于網絡考試，分部的基于網絡考試、計算機應用基礎考試、信息技術應用基礎考試、計算機文化基礎考試、計算機應用技術基礎考試以及全國網絡統一考試等。以前，機考由教務處考試科根據國開和省電大要求制定考試計劃，并完成報考、考試通知單和報考文件的制作等，然后由分管校長協調，由信息技術處的工作人員去完成服務器、考試端的準備以及報考數據的導入工作，考中進行考試系統的維護，考后數據上傳等，考后與教務分管考試工作人員進行數據的核對并回傳。這需要教務處與信息技術處的通力合作才能完成，但是如果某個環節出現了問題，由于涉及到兩個平行部門，排查起來非常困難。因此將教務與信息合并之后，上機考試這條線可以完全貫通，實現扁平化管理，中間環節如有問題排查起來非常方便，提高了工作效率。

3.2可以將信息技術融入到日常管理中

教務管理中需要處理很多的電子表單，例如考試形式表、試卷份數等。而這時候計算機水平較高的工作人員處理這些表單會起到事半功倍的作用，例如使用電子表格中的函數“VLOOKUP”可以很快完成上萬條報考數據中考試形式的分類，而電子表格的“數據透視圖”功能，可以方便的匯總試卷份數，并與教務管理系統進行核對，高效而準確。信息技術也可以幫助我們高效地處理某些業務，例如學生畢業時的電子信息采集中的電子攝像，以前通過發號牌，人工記錄學生的學號和姓名，并錄入電子表格中排序，最后還需進行人工核對，耗時耗力不說，還容易出錯。現在通過對“精倫身份證閱讀器”軟件的二次開發，可以實現刷身份證記錄拍攝排序，節省了人力，提高了準確性。因此一些小程序和小應用軟件的開發和使用，可以極大提高教務處日常管理工作效率和準確性。

3.3可以為本校的教務管理開發系統提供技術支持

國開教務管理系統是自上而下設計的，而上千所基層電大的管理方法各有千秋，每所學校都各有各自的特色，正因為如此造成了許多教務管理工作仍然需要單獨手工完成。于是很多基層電大根據本校自身特點開發了適合自己的教務管理系統（或APP），例如本省的安吉、德清、海鹽等學校都各自開發自己的教務管理系統或手機APP。眾所周知，一個系統的開發頂層設計非常重要，否則開發出來的系統不僅不能起到作用， 反而會對工作造成困擾。因此，教務與信息的合并，可以有效地解決這個問題，信息技術人員在熟悉教務管理流程后，可以為系統的開發提供招標參數、開發參考、開發流程圖（如上圖），甚至參與系統的編程。上述學校信息技術人員在熟悉教務管理流程后，成為開發本校教務管理系統（APP）的設計者和領導者，甚至是中堅力量。而系統的成功開發為他們所在的學校的教務管理節約了大量的人力，成倍地提高了工作效率，而且差錯率幾乎為零。

綜上，由于教務管理直接服務于學生，與學生的學習、成績以及畢業息息相關，不能有錯漏。而信息技術的引入，不僅可以提高教務處的工作效率，而且還可以減少工作的差錯，效果明顯。

4 學歷教育與非學歷教育的整合

國家開放大學現在不僅開展學歷教育，還開展非學歷教育，許多基層電大同時也是當地的社區學院，開展著許多非學歷的教育，例如培訓、社區教育、老年教育等。因此，非學歷教育也日漸成為基層電大另外一項重要任務，而非學歷教育中培訓占了很大比例。而培訓所需資源很大層度上與電大的教師和設施資源重合，如果培訓單獨安排就很容易與電大的學歷教育中的導學安排相沖突，因此將非學歷教育中的培訓整合到電大的教學管理業務中，可以合理高效的利用電大教師和設施資源，大大降低兩者產生沖突的可能性。

5 結束語

國開系統里流傳著一句話：“招生是生存線，教學與管理是生命線，考試是警戒線”，其中兩條與教務管理有關，可見教務管理在電大管理中的重要性。基層電大的教務管理直接面對學生，服務于學生，它服務質量的好壞直接關系到學生在國家開放的學習感受。因此，基層電大的教務管理配置必須合理化、精細化以及信息化，這樣才能更好地為學生服務。

（作者單位：浙江電大桐鄉學院（桐鄉社區學院））