提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略研究

葉知秋 劉恩超

摘 要：辦公室是單位或企業的重要組成部分，文秘是單位或企業領導階層的重要下屬，工作量較大，工作程序較為繁瑣，因此，文秘工作人員的辦事效率將會對整個工作運行的效率產生直接影響。本文通過介紹提高辦公室文秘工作質量與水平的重要性和原則，結合實際情況著重分析提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略。

關鍵詞：辦公室文秘工作 質量水平 提高 有效策略

中圖分類號：C931.46文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0179-01

一、提高辦公室文秘工作質量與水平的重要性

在企業或單位中，辦公室是開展管理工作與行政工作的重要地點，承擔著企業單位上下所有行政管理工作，工作量較大，不但要向領導階層匯報各類工作的運行情況，還要向其他工作人員明確、準時的安排領導發布的命令或任務，完成每一個細節性的工作。除此之外，辦公室還要調節好企業或單位中的所有工作人員之間的關系，對外交流與溝通等工作也是辦公室需要完成的工作內容之一。由此可以得知，企業或單位的辦公室文秘工作人員工作質量與水平會直接對企業內部管理工作產生重要影響，企業或單位必須重視辦公室文秘工作人員工作質量與水平的提高，才能促進整個企業核心競爭力的不斷提高，促進企業的可持續發展。[1]

二、提高辦公室文秘工作質量與水平的原則

無論是在企業或是在單位中，文秘都是非常重要的工作崗位，文秘工作人員應當嚴格遵守所在工作地點規定的工作原則，完成自身工作任務。一般情況下，企業或單位的文秘工作原則主要有以下幾點。

第一，文秘工作人員必須嚴格執行領導階層的命令，保證領導階層與其他工作人員能良好的完成溝通，有利于協調企業上上下下工作人員之間的關系，促進企業經營的有序性。

第二，文秘工作人員需要不斷提升自身綜合素質，其中包括專業素質與職業素養，以企業或單位的實際情況為基礎合理安排辦公室的工作，保證文秘工作的質量與效率不斷提升。

第三，文秘工作人員必須嚴格遵守相關職業道德規范，在完成較為復雜繁重的工作內容時，必須始終保持耐心、認真的工作態度，根據企業或單位內部規定的相關辦事制度完成工作，提高工作質量與水平。[2]

三、提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略

1.定期對文秘工作人員進行職業培訓

從實際意義的角度而言，文秘自身素質的優劣會直接影響到整個工作的質量水平與效率，如果企業或單位的文秘工作人員能夠定期進行職業培訓，無論其工作方式或辦事效率都會得到顯著提升。因此企業或單位需要重視在文秘工作人員職業培訓方面的資金投入，為其創造良好的學習氛圍，使其能夠在這種學習的環境中不斷提高自身綜合素質。企業或單位應當定期安排文秘工作人員學習計算機相關技術，使其能夠更加熟練的應用計算機技術完成相關工作，能有效制作辦公室的文件。文秘工作人員如果能熟練的應用計算機，將會不斷提高文秘工作的運轉效率，能有效改變原本較為落后的傳統的辦公方式，促進整個辦公程序朝著方便快捷的方向發展。除此之外，定期對文秘工作人員進行職業培訓，還能提高文秘工作人員的業務能力，使其業務素質、專業技能等方面不斷提升，讓工作人員明白這份職業在實際完成的過程中都需要哪些方面的知識，以便于加深工作人員對相關知識的理解與應用。

2.強化文秘工作人員的創新意識

隨著現代社會的進步與發展，傳統的工作觀念已經開始被逐步的改革與取代，公司或單位若想取得優秀的經營結果，與辦公室文秘工作人員的創新意識息息相關。辦公室文秘工作人員的思想觀念如果始終處于陳舊的狀態，會導致公司的業績無法順利開展。因此，在完成工作過程中，辦公室文秘工作人員需要以自身工作經驗為基礎總結經驗教訓，形成具有特色的工作模式與工作風格，并在實際工作環境中不斷提高自身工作效率與能力，大膽尋找新的工作方式，順應時代的潮流，不斷提高公司運營能力。

3.設置科學有效的獎懲機制

為充分調動辦公室文秘工作人員的工作積極性，公司或單位應當健全科學、有效的獎懲機制，對于工作過程中認真負責或有重大貢獻的工作人員應當給予一定物質、精神上的獎勵，使其能夠不斷激發自身工作熱情，滿足公司或單位的發展需求。而對于那些粗心大意、渾水摸魚或出現失誤的文秘工作人員，應當給予一定的懲罰，按照其出錯的程度，給予不同等級的懲罰，使其能夠在獎懲制度的影響下不斷提高自身工作素質。科學有效的獎懲制度能改變原本落后匱乏的精神與動力，不斷完成提高自身工作效率。

4.照顧辦公室文秘工作人員的情緒

企業在運行過程中，應當表現出人性化的一面，不應當因為利潤的增減而忽略了辦公室文秘工作人員的工作情緒，對于企業或單位內部的一些過于落后陳舊的工作環節應當直接剔除。部分企業的規章制度已無法滿足現今社會環境與工作運行的要求，嚴重影響工作人員的工作質量與效率。因此，企業或單位應當實施人性化工作管理，使用合理的規章制度約束辦公室文秘工作人員，又能夠使其擁有合理的自主決策權，在工作崗位上發揮自己的才華，合理、科學、規范的處理發生的事情。

5.營造良好企業文化氛圍

良好的企業文化氛圍能夠為文秘工作提供和諧的工作環境，使其在工作過程中能夠不斷強化自身責任感，提高為人民服務的工作意識，文秘工作人員需要明白自身作為協助者與連接者應當承擔的責任與作用，嚴格保守自己工作過程中存在的機密內容，避免出現以權謀私的非法行為。只有營造良好的企業文化氛圍，才能夠使文秘工作人員專心致志于崗位工作，忠于職守，熱情積極。

結語

文秘工作人員是企業管理人員開展工作的重要協助者，能夠連接企業各個部門之間的工作。就文秘工作人員自身而言，他們應當確保自己工作的質量與水平才能促進所在企業或單位的平穩運行。因此，文秘工作人員應當不斷提高自身綜合素質，保證專業知識與專業技能滿足崗位需求并處于不斷更新之中。文秘工作人員需要加強領導與各個部門同事之間的溝通，營造良好和諧的工作氛圍。除此之外，文秘工作人員還需要通過多角度、多方面的積累，不斷提高自身思想道德素質。

參考文獻

[1]崔文萱.提高辦公室綜合管理工作質量和水平的有效策略分析[J].現代經濟信息，2018，（24）：129.

[2]王新銘.辦公室文秘工作質量和水平的優化策略研究論[J].現代國企研究，2018，（14）：84.