新時期電子檔案在檔案管理中的應用

杜蕾

新時期，電子檔案在檔案管理中的應用價值顯著，意義重大，能夠確保檔案安全、提高檔案的管理效率。當前檔案管理工作仍然存在一些問題，主要有檔案的安全管理不足、不規范，有關的制度缺失，檔案管理工作人員素質偏低。為了彌補這種不足，要采取有效的改進措施，加強檔案的安全管理工作，完善檔案的管理制度，提高檔案管理工作人員的工作素質，重視電子檔案檔案備份，優化檔案的管理服務方式。

1 引言

新時期，信息技術和互聯網技術在不斷發展、進步，這種時代背景下檔案管理工作正面臨著深刻的變革，電子檔案逐漸出現于視線里，并得到了廣泛的應用。為了促進新時期電子檔案能夠更好地發揮作用，要采取有效的措施，提高電子檔案的管理水平，本文就根據電子檔案的發展情況，結合電子檔案的管理需要，針對性地提出電子檔案的管理對策，希望能為檔案管理工作人員的工作提供有幫助的啟示。

2 新時期電子檔案在檔案管理中應用的意義

信息技術和互聯網技術的發展使得新時期下電子檔案的應用越來越廣泛，在檔案管理工作中能夠發揮很重要的作用，它的重要意義主要表現在以下幾個方面：

2.1 確保檔案的安全

電子檔案在檔案管理的工作中，安全問題是最為突出的。因此為了使電子檔案安全管理水平能得到提升，避免電子檔案受到損失，要結合實際的工作需要，構建出完善的檔案管理制度措施。要明確檔案管理人員的工作職責，要讓他們有效地適應電子檔案掛歷工作的需要，做好數據備份工作，要應用起防火墻技術、密鑰技術、要重視病毒查殺工作，做好安全防護工作，要避免電子檔案受到破壞和攻擊，以此來保證電子檔案的安全。

2.2 能夠提高檔案的管理效率

電子檔案一般是將紙質檔案進行掃描、處理后再進行存儲、檔案分類，方便數據的統計和查詢，能夠為廣大的檔案利用者提供極大便利，能夠為檔案利用者提供優質服務，減輕管理人員的勞動強度，讓檔案管理工作者能夠適應工作需要，實現提高電子檔案管理水平的目的。

2.3 電子檔案的管理工作能夠最大程度上節省人力資源

電子檔案的管理工相較于傳統的檔案管理工作操作更簡便，還能節省人力資源。電子檔案的管理工作有固定的工作流程，先是要收集檔案管理信息，然后對信息資源進行整合，再對檔案工作進行整理歸檔，最后對檔案檢索調用，這一整套流程都能夠利用信息技術，讓計算機集成化處理，也就是說，電子檔案管理工作能夠削減過去的檔案管理環節中的人力、財政資源的投入，最大限度地提高檔案管理效率。

2.4 電子檔案管理能夠實現信息虛擬化存儲

傳統的紙質檔案存在檔案管理難度大的問題，傳統檔案管理中，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等的各種工作，還要做好檔案的調取和歸檔工作，檔案的管理工作難度就會加大，電子檔案管理就比紙質檔案簡單，將檔案信息虛擬化保存，在管理的過程中就不會擔心檔案受潮、蟲咬等的問題，增加了檔案的管理效率。

2.5 電子檔案管理工作能夠極大提升檔案的存儲量

傳統的紙質檔案的儲存需要占據極大的空間，需要很多具備儲存檔案條件的庫房，大量的文檔需要歸檔儲存，就很容易出現空間不足的情況，而電子檔案的管理、儲存工作就相比紙質檔案就儲存空間而言比較輕松，計算機在不斷發展，就為電子檔案的儲存管理工作提供了空間保證。

3 新時期下電子檔案在檔案管理應用中的問題

電子檔案的出現，會對檔案的管理發生很大的影響作用。但是基于一些因素（制度、人員等）的影響，目前我國的電子檔案管理仍然存在很多的不足，存在的問題主要表現在以下幾個方面：

3.1 電子檔案的安全管理出現的問題

沒有結合好電子檔案管理工作的需要，沒有構建出的健全、完善的管理規章制度，制約了安全管理水平的提高。檔案管理工作人員的安全意識薄弱，就無法全面提升電子檔案的安全管理水平，會忽視電子檔案的備份，保存的檔案數據一旦丟失，檔案保存數據就無法找回。

3.2 電子檔案的相關制度缺失

電子檔案的制度缺失，有關的檔案管理規定就不夠完善，無法有效地約束、規范地管理檔案工作，會制約電子檔案管理的規范化和制度化進程。相關檔案管理工作人員的工作責任不夠明確，電子檔案管理責任制度不能嚴格地、具體地落實到位，會影響檔案管理工作水平的提升。

3.3 檔案管理工作人員的工作素質偏低

在電子檔案的管理工作中，有些檔案工作的管理人員素質水平偏低，不能適應電子檔案的管理需要，管理的專業技能非常缺乏，現代信息技術應用不佳，大大地忽視了檔案工作管理人員的培訓工作，制約檔案的信息技術應用水平和電子檔案的管理效率的提升。

4 新時期電子檔案在檔案管理中應用的策略

為了提升電子檔案管理工作的工作水平，結合新時期的新要求，根據電子檔案目前存在的問題，可以采取下面幾種措施來應對電子檔案在檔案管理中的應用難題。

4.1 加強電子檔案的安全管理

要重視電子檔案的軟件維護，確保電子檔案能夠安全有效地運營。完善電子檔案的安全管理措施，預防電子檔案的安全隱患發生，要明確好電子檔案管理人員的工作職責和工作權限，讓檔案管理工作人員能夠有效開展檔案安全管理的各項工作。要加強電子檔案的軟件和系統維護，確保電子檔案的存儲設備能夠正常安全運行。要落實好專機專用制度，保證電子檔案的存儲設備能夠保持良好的工作性能。要做好電子檔案的備份工作，設置安全密碼，提升電子檔案的安全管理水平。

4.2 要完善電子檔案的管理制度，優化服務方式

為了適應電子檔案的管理需要，要建立起完善的電子檔案管理制度，明確電子檔案管理的目的、工作流程和工作方法。要落實好電子檔案的管理責任制度，讓電子檔案的管理工作者能夠開展管理工作，預防安全隱患，推動電子檔案管理工作的規范化和制度化，保障電子檔案管理效率得到提升。

要充分利用各種各樣的多媒體技術，光盤制作技術、信息技術，為檔案利用者提供個性化服務，要促進電子檔案的利用，讓電子檔案資源能夠最大化共享，為檔案利用者提供在線咨詢服務，完善電子檔案的資訊平臺，各項操作都要嚴格進行，優化管理服務方式。

4.3 提高檔案管理工作人員的工作素質

電子檔案的管理工作者要了解電子檔案的信息，充分發掘、開發還有利用電子檔案資源。能夠及時存儲電子檔案的信息資源，建立起完善的電子檔案資源庫，能夠快捷高效的進行電子檔案查詢。提高電子檔案管理人員的服務意識，加強電子檔案工作者的管理培訓，讓電子檔案管理人員具備良好的愛崗敬業精神，具有服務意識和奉獻精神，構建起先進的網絡服務體系，提供在線的電子檔案咨詢服務，提升電子檔案的管理水平。

5 結束語

總而言之，信息技術和網絡技術不斷發展的今天，信息化建設時時代發展的必須。電子檔案作為新時期檔案管理信息化建設的主要標志，會推動現代化檔案管理體系的簡稱，為了推動電子檔案技術的發展，我們必須要先明確電子檔案管理的意義和優勢，找到問題所在，以問題為導向，針對性地對問題進行逐個擊破，制定出相關的電子檔案應用策略，讓電子檔案在檔案信息化的新時期下發揮它的價值。

（作者單位：重慶市健康教育所）