高等院校檔案信息化管理能力研究

麥曉璋

信息化管理是高校檔案管理工作的必然趨勢，開展高校檔案信息化管理能力評估，能夠通過科學化和定量化評估褒揚先進、鞭笞落后，并未改進和優化高校檔案信息化管理工作提供改進方向。本文結合我國高校檔案信息化管理能力的現狀和需求，對檔案信息化管理能力評價體系與方法進行研究。

隨著我國高等教育規模的不斷擴展，高校在進行人才培育、科技研究以及對外合作的過程中形成了大量的檔案信息，這是檔案信息不僅是人才培育、科技研究以及對外合作過程的重要記錄材料，也是記載各個高校和我國教育過程的珍貴歷史資料。高等院校緊跟檔案管理工作的新需求，不斷提高檔案管理的方法和水平，是我國高等教育體系的重要工作內容。以西安交通大學檔案管理工作為例，西安交通大學檔案館自建校至今，檔案館共保存畢業合影圖片8698張，西安交通大學檔案館依托相關公司成功研發了畢業生合影預約歸檔管理系統，并于2016年4月正式啟用，實現了降低人力成本、緊跟現代技術步伐，有較強的學生自主參與功能，便于使用、提高管理效率的良好效果，是近年來西安交通大學檔案館在檔案信息化改革中的成功舉措，具有重要的示范和推廣意義，并獲得2016年度教育部直屬高校檔案工作獎勵。從管理學實踐角度分析，高校的檔案管理勢必會向著信息化的方向發展，通過對高校檔案信息化管理能力的評估，能夠通過科學化和定量化評估褒揚先進、鞭笞落后，并未改進和優化高校檔案信息化管理工作提供改進方向。

1 高等院校檔案信息化管理的內涵

檔案是反映著問題處理、領導決策、生產經營、生產建設、科研開發等各方面的過程和成果，因而，檔案是單位的知識財富，充分有效的加強對檔案的利用和研究，可以更好的認識過去，開創未來。在信息化的時代里，檔案信息管理工作面臨著新的挑戰、新的機遇，過去沿用已久的一些方法和手段已顯得陳舊過時，不能適應新的形式的要求，傳統的檔案信息管理方式受到了巨大沖擊，急需采用新的方法來解決這個問題。隨著高等院校人才培養數量和科研項目的不斷增多，需要保管和處理的人事資料、項目資料、技術文獻資料、圖樣文字資料也不斷增多，檔案文件管理的工作量十分龐大，檔案管理人員不足和龐大的工作量之間的矛盾日益突出。如果依然采用傳統的手工記錄管理方式對檔案的管理，不僅效率低，而且容易出錯，顯然不能滿足高等院校的需要。

2 高等院校檔案信息化管理的需求分析

所謂檔案管理信息系統是指對檔案信息進行收集、整理、加工、存儲，并通過一定的技術裝備和技術手段，實現檔案信息傳遞與交流功能的信息系統，包括科學的建檔、歸檔，如何快速查詢檔案、打印檔案管理報表等。高校檔案管理信息系統的開發需要依據實用性、易操作性、美觀性等原則，結合目前及以后檔案管理的實際需求，在進行較為充分的用戶需求分析的基礎上，全面設計系統功能，采用功能強大的系統開發工具、數據庫系統和可視化的Windows操作界面，保證文件檔案的安全、完整和易查詢、易修改性，為顯著提高檔案文件管理的效率提供有力的保障。

3 高等院校檔案信息化管理評價體系

構建評價指標體系是進行評價的重要基礎，高校檔案信息化管理能力評價指標體系可以從投入指標和產出指標兩個方面進行指標體系構建：

（1） 高校檔案信息化管理投入指標。檔案信息化管理投入指標主要包括人力資本投入指標和財力資本投入指標兩個方面，在人力資本投入指標方面，可以選用“專職檔案信息化管理人員數量”作為評價指標，在財力資本投入指標方面，可以選用“檔案信息化管理費用總額” 作為評價指標。

（2） 高校檔案信息化管理產出指標。高校檔案信息化管理產出指標可以從“檔案信息化管理的檔案文件總量”、“檔案信息化系統支持的最大用戶數”、“檔案信息化系統功能完備性”、“檔案信息化系統安全性”、 “檔案信息化系統服務靈活性”等方面反映高校檔案信息化管理服務能力。

在指標數據收集的過程中，可以分主觀指標和客觀指標兩個類型進行指標數據收集，對于檔案信息化管理的檔案文件總量”、“檔案信息化系統支持的最大用戶數”可以直接作為客觀指標類型進行數據收集，對于“檔案信息化系統服務靈活性”等可以作為主觀指標類型進行數據收集，數據收集方法可以采用里克特量表法的形式進行問卷設計和數據收集。

4 提高高校檔案信息化管理能力對策建議

為了加強高校檔案管理的信息化建設，需要構建檔案信息化管理的制度體系、加強高校檔案信息化管理的評估體系建設、加強高校檔案信息化管理的人才體系建設：

第一，加強高校檔案信息化管理的制度體系建設。制度體系建設能夠對高校檔案信息化管理起到一定激勵作用，在加強高校檔案信息化管理的制度體系建設方面，要結合當前高校檔案管理的實際情況來建立高校檔案信息化管理的強制性制度體系建設，使檔案管理有章可循，另外要加強高校檔案信息化管理的標準和規范體系建設，落實檔案管理者的相關職責，創新工作方法，充分發揮信息化管理的優勢，進一步提高檔案管理的效率。

第二，加強高校檔案信息化管理的評估體系建設。加強高校檔案信息化管理的評估體系建設，并根據評估結果褒揚先進、鞭笞落后，能夠發揮檔案信息化管理水平評估的激勵功能，在開展加強高校檔案信息化管理的評估體系建設的過程中，一方面應根據學校發展層次（例如985高校、211高校、普通院校等分類視角）的建議建立分類評價機制，另一方面建立基于評估結果的資源分配機制，將檔案信息化管理水平作為分配教育資源的重要依據之一;

第三，加強高校檔案信息化管理的人才體系建設。提高高校檔案信息化管理水平，關鍵在于檔案信息化人才的有效支撐，只有建在的充分的人才數量和質量支撐的基礎上，才能夠發揮檔案信息化提高檔案管理效率的功能，在加強高校檔案信息化管理的評估體系建設的過程中，一方面應加強高校檔案信息化人才的自主培養，另一方面高校通過社會化購買服務以及校企聯合人才培養等模式豐富檔案信息化管理人才的培育機制。工作人員要堅持不斷強化業務、嚴格規范管理的原則，積極參與到工作培訓當中，增強自身的創新意識，形成現代化的檔案管理觀念，熟練掌握現代化管理技術以及操作軟件，以過硬的知識結構與職業素養來滿足高校信息化發展的需求。

5 結束語

高校檔案管理的信息化建設是構建數字校園的重要組成部分，能夠全面提升檔案管理效率，為了實現檔案管理的科學性與安全性，需要對高校檔案信息化建設進行全面優化與改進。結合我國高校檔案信息化管理的現狀及需求，將組合評價方法應用到高等院校檔案信息化管理能力評價中，來構建檔案信息化管理能力評價體系，在一定程度上能夠反映高校的教學質量以及管理水平。在后續的檔案信息化管理發展過程中，要不斷加強信息資源的開發與深化，促使檔案信息在快速發展的新時代下發揮其關鍵性作用。

（作者單位：廣州民航職業技術學院）