新形勢下企業檔案管理信息化建設探究

劉海霞

隨著科學技術的快速發展，以信息化為主的辦公模式必將成為主流。企業中，其檔案管理在信息技術的影響下，也逐步由傳統的管理模式向建立信息化檔案管理模式發展。企業檔案對于任何一家企業而言，都是其企業發展歷程的見證。基于此，本文將探究如何在新形勢下進行企業檔案管理信息化建設。

1 引言

企業檔案作為企業發展和企業管理一個重要的組成部分，對企業的重要性不言而喻。企業檔案管理信息化的成功建設即標志則該企業正朝著現代化企業管理制度發展，同時，也標志著該企業正在改善企業管理模式，以實現企業的可持續發展。

2 企業檔案管理信息化概況

企業檔案是在在企業生產經營過程中，通過不同方式所保留的文字材料。而檔案管理的信息化是現階段國家檔案行政管理部門，借助現代科學技術對信息資源進行管理的行為，其實現了檔案管理由檔案實體保管模式向檔案實體信息化模式的轉變。企業檔案管理信息化建設主要包含企業電子文件歸檔和管理、企業數字檔案館等。

3 新形勢下企業檔案管理信息化建設探究

3.1 健全并完善配套的設備設施

3.1.1 硬件設備設施建設

企業檔案管理信息化建設過程中，將現有的檔案資料進行數字化的處理是非常重要的一個環節。這其中含有不同數據類的檔案文件，比如，紙質檔案類就有文字、圖片、圖紙，其他的還有音頻、視頻、網頁等。在這整個過程中，不管是檔案信息的收集與處理、錄入與歸類等都需要借助計算機以及網絡技術。因此，硬件設備設施建設上，企業一定結合自身的實際情況，將相關的計算機、網絡等配備齊全。

3.1.2 軟件設備設施建設

企業除了要將計算機等硬件設備設施配備齊全外，還需要在現有的基礎上健全檔案管理系統建設。當前，市場上各種企業檔案管理系統應有盡有，盡管這些軟件在大致上沒有什么差別，但并一定都能達到企業檔案信息化建設的要求。針對這種情況，企業可以自行聘請專業檔案管理系統開發人員，讓其結合企業實際檔案管理信息化建設需求，為企業量身打造檔案管理軟件。雖然這種方式，在一定程度上會使企業檔案管理信息化建設成本有所增加，但卻能讓企業檔案管理信息化建設取得事半功倍的成績。

3.2 建設檔案信息化標準體系

3.2.1 檔案管理信息化建設需按照國家標準進行

以國家標準進行企業檔案管理信息化建設，不僅能為檔案管理信息化建設提供參考標準，還能使企業檔案管理信息化建設工作有章可循，有法可依。雖然已有一些政策來確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，但實際中，還是有部分企業沒有按照國家標準進行，這種容易導致重復進行檔案管理信息化建設工作，或者已有的檔案管理系統中的資料數據無法與后期建設的檔案管理系統中的資料數據進行融合等現象的發生。因此，企業在進行檔案管理信息化建設過程中必須按照國家標準執行。

3.2.2 完善管理制度

完善管理制度是企業檔案管理信息化建設工作順利進行的必要條件。企業必須在現有的基礎上，將企業中關于檔案管理的部門職能、工作程序、職權劃分等進行明確的規定，使檔案管理更加規范、具體。

3.3 建設安全防護體系

在信息化時代的大背景下，企業的機密文件等隨時都有被泄漏的風險，一旦發生，不論是對于企業本身還是對于企業的發展，其都是毀滅性的。因此，保證企業網絡信息安全，杜絕機密文件被泄漏的風險是當前每個企業都非常重視的一項工作。機密文件的泄漏多是發生在進行文件傳輸的過程中，因此就必須重視電子文件傳輸過程中的防護工作。企業可以通過制定完善的電子文件傳輸程序，多加利用先進的科學技術，以防木馬入侵，讓文件泄漏事件不再發生。針對以上情況可以從以下兩個方面進行：

3.3.1 制定信息保密制度

對于檔案中存在的各種涉及企業機密的信息數據等，企業應該采取算法加密方式，嚴格管理。另外，企業還需制定機密信息使用權限，相關工作人員必須憑借其權限才能接觸到機密信息，并與企業達成保密協議，一旦發生機密文件泄漏等事件，經證實后相關的工作人員必須接受法律制裁。除此之外，企業自身也應該加強對本企業機密文件的管理，無用的機密文件要及時的進行銷毀。

3.3.2 制定信息資源共享制度

企業檔案管理信息化建設過程中，企業可以在此基礎上，搭建一個信息資源功共享平臺，以提高信息的傳播時效。信息資源共享在企業檔案管理建設工作占有非常重要的一個位置。資源共享過程中，信息出現泄漏的可能性較大，因此，企業要嚴格制定信息資源共享制度。對于資源信息共享設置訪問權限，使不同級別，不同層次的用戶只能訪問到其權限內的資源。

3.4 組建信息化專業人才團隊

3.4.1 接受先進的管理思想

檔案信息化是作為時代發展的產物，也必將成為企業進行檔案管理的最終歸宿。這就需要企業內部上至企業實際掌權人，下至各部門員工都掙脫傳統思想的束縛，接受先進的管理思想，認識到進行企業檔案管理信息化建設對企業發展的重要性。企業檔案信息化建設不是將紙質檔案進行數字化管理這么簡單，其根本目的是實現檔案資源網絡化和共享化的目標，使其能通過自身價值的體現為企業的發展提供參考數據。

3.4.2 培養信息化專業人才

企業檔案管理信息化建設不僅是一項漫長的工作，也是一場耗時耗力的戰場。這一過程中，既需要檔案管理人員嚴格要求自身，不斷學習相關檔案管理知識和技術，以提高自身能力與素質。同時，也需要企業積極引進信息化專業人才，為企業檔案管理信息化建設指明道路。

4 結語

檔案管理信息化建設必將是未來企業發展的主要趨勢，同時，這也是一個持久的過程。在這一過程中，企業必須為檔案管理信息化建設打下堅實的基礎，保證企業檔案管理改革能成功進行。

（作者單位：山東省青州市教育局實驗教學研究中心）