新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

劉海霞

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，以信息化為主的辦公模式必將成為主流。企業(yè)中，其檔案管理在信息技術(shù)的影響下，也逐步由傳統(tǒng)的管理模式向建立信息化檔案管理模式發(fā)展。企業(yè)檔案對(duì)于任何一家企業(yè)而言，都是其企業(yè)發(fā)展歷程的見證。基于此，本文將探究如何在新形勢(shì)下進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

1 引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展和企業(yè)管理一個(gè)重要的組成部分，對(duì)企業(yè)的重要性不言而喻。企業(yè)檔案管理信息化的成功建設(shè)即標(biāo)志則該企業(yè)正朝著現(xiàn)代化企業(yè)管理制度發(fā)展，同時(shí)，也標(biāo)志著該企業(yè)正在改善企業(yè)管理模式，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理信息化概況

企業(yè)檔案是在在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，通過不同方式所保留的文字材料。而檔案管理的信息化是現(xiàn)階段國(guó)家檔案行政管理部門，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行管理的行為，其實(shí)現(xiàn)了檔案管理由檔案實(shí)體保管模式向檔案實(shí)體信息化模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)主要包含企業(yè)電子文件歸檔和管理、企業(yè)數(shù)字檔案館等。

3 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

3.1 健全并完善配套的設(shè)備設(shè)施

3.1.1 硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，將現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。這其中含有不同數(shù)據(jù)類的檔案文件，比如，紙質(zhì)檔案類就有文字、圖片、圖紙，其他的還有音頻、視頻、網(wǎng)頁等。在這整個(gè)過程中，不管是檔案信息的收集與處理、錄入與歸類等都需要借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)上，企業(yè)一定結(jié)合自身的實(shí)際情況，將相關(guān)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等配備齊全。

3.1.2 軟件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

企業(yè)除了要將計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備設(shè)施配備齊全外，還需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上健全檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。當(dāng)前，市場(chǎng)上各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)有盡有，盡管這些軟件在大致上沒有什么差別，但并一定都能達(dá)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的要求。針對(duì)這種情況，企業(yè)可以自行聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員，讓其結(jié)合企業(yè)實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)需求，為企業(yè)量身打造檔案管理軟件。雖然這種方式，在一定程度上會(huì)使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)成本有所增加，但卻能讓企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)取得事半功倍的成績(jī)。

3.2 建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

3.2.1 檔案管理信息化建設(shè)需按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行

以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，不僅能為檔案管理信息化建設(shè)提供參考標(biāo)準(zhǔn)，還能使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作有章可循，有法可依。雖然已有一些政策來確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，但實(shí)際中，還是有部分企業(yè)沒有按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，這種容易導(dǎo)致重復(fù)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作，或者已有的檔案管理系統(tǒng)中的資料數(shù)據(jù)無法與后期建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)中的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行融合等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中必須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.2.2 完善管理制度

完善管理制度是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行的必要條件。企業(yè)必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，將企業(yè)中關(guān)于檔案管理的部門職能、工作程序、職權(quán)劃分等進(jìn)行明確的規(guī)定，使檔案管理更加規(guī)范、具體。

3.3 建設(shè)安全防護(hù)體系

在信息化時(shí)代的大背景下，企業(yè)的機(jī)密文件等隨時(shí)都有被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生，不論是對(duì)于企業(yè)本身還是對(duì)于企業(yè)的發(fā)展，其都是毀滅性的。因此，保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息安全，杜絕機(jī)密文件被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)是當(dāng)前每個(gè)企業(yè)都非常重視的一項(xiàng)工作。機(jī)密文件的泄漏多是發(fā)生在進(jìn)行文件傳輸?shù)倪^程中，因此就必須重視電子文件傳輸過程中的防護(hù)工作。企業(yè)可以通過制定完善的電子文件傳輸程序，多加利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以防木馬入侵，讓文件泄漏事件不再發(fā)生。針對(duì)以上情況可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：

3.3.1 制定信息保密制度

對(duì)于檔案中存在的各種涉及企業(yè)機(jī)密的信息數(shù)據(jù)等，企業(yè)應(yīng)該采取算法加密方式，嚴(yán)格管理。另外，企業(yè)還需制定機(jī)密信息使用權(quán)限，相關(guān)工作人員必須憑借其權(quán)限才能接觸到機(jī)密信息，并與企業(yè)達(dá)成保密協(xié)議，一旦發(fā)生機(jī)密文件泄漏等事件，經(jīng)證實(shí)后相關(guān)的工作人員必須接受法律制裁。除此之外，企業(yè)自身也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)機(jī)密文件的管理，無用的機(jī)密文件要及時(shí)的進(jìn)行銷毀。

3.3.2 制定信息資源共享制度

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上，搭建一個(gè)信息資源功共享平臺(tái)，以提高信息的傳播時(shí)效。信息資源共享在企業(yè)檔案管理建設(shè)工作占有非常重要的一個(gè)位置。資源共享過程中，信息出現(xiàn)泄漏的可能性較大，因此，企業(yè)要嚴(yán)格制定信息資源共享制度。對(duì)于資源信息共享設(shè)置訪問權(quán)限，使不同級(jí)別，不同層次的用戶只能訪問到其權(quán)限內(nèi)的資源。

3.4 組建信息化專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)

3.4.1 接受先進(jìn)的管理思想

檔案信息化是作為時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也必將成為企業(yè)進(jìn)行檔案管理的最終歸宿。這就需要企業(yè)內(nèi)部上至企業(yè)實(shí)際掌權(quán)人，下至各部門員工都掙脫傳統(tǒng)思想的束縛，接受先進(jìn)的管理思想，認(rèn)識(shí)到進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理這么簡(jiǎn)單，其根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化和共享化的目標(biāo)，使其能通過自身價(jià)值的體現(xiàn)為企業(yè)的發(fā)展提供參考數(shù)據(jù)。

3.4.2 培養(yǎng)信息化專業(yè)人才

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不僅是一項(xiàng)漫長(zhǎng)的工作，也是一場(chǎng)耗時(shí)耗力的戰(zhàn)場(chǎng)。這一過程中，既需要檔案管理人員嚴(yán)格要求自身，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識(shí)和技術(shù)，以提高自身能力與素質(zhì)。同時(shí)，也需要企業(yè)積極引進(jìn)信息化專業(yè)人才，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)指明道路。

4 結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)必將是未來企業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，同時(shí)，這也是一個(gè)持久的過程。在這一過程中，企業(yè)必須為檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證企業(yè)檔案管理改革能成功進(jìn)行。

（作者單位：山東省青州市教育局實(shí)驗(yàn)教學(xué)研究中心）