“互聯網+”時代對高校檔案信息化建設的思考

付艷

隨著科學技術的不斷發展，我國已經進入了“互聯網+”時代，在互聯網技術的影響下，人們的生活和學習方式發生了巨大的變化，其中就包括高校檔案管理工作。在新的時代背景下，高校檔案管理工作面臨著更高的發展目標，如何推動高校檔案管理的信息化建設已經成為高校管理工作的重中之重。這就需要高校管理人員要加強對檔案管理工作的重視，充分發揮互聯網技術的作用與優勢，不斷創新管理理念和方式，從而提高高校信息化管理的整體水平。

高校檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，對于確保高校信息資源的完整性和安全性具有至關重要的影響。隨著“互聯網+”時代的到來，高校檔案管理獲得了更加廣闊的發展空間，只有不斷提高其信息化水平，才能使檔案信息資源更好的服務于高校發展，從而提高高校檔案管理的實效性。為此，本文針對“互聯網+”時代對高校檔案信息化建設的影響進行深入分析和思考，闡述了具體的實施策略，希望能夠為相關管理人員提供一些參考依據。

1 高校檔案信息化建設的必要性

1.1 有助于提高檔案管理工作的效率

傳統的高校檔案管理主要依靠人工手動管理，面對大量的檔案信息資源，高校需要付出大量的人力、物力和財力，不僅降低了檔案管理的工作效率，而且還造成了資源的極大浪費。鑒于此，各大高校必須要加強對檔案信息化建設的重視，促使檔案管理由人工型向智能型轉變，發揮電子檔案的作用和優勢，從而提高檔案檢索的質量和效率。由此可見，將互聯網技術應用于高校檔案管理中，既是提高檔案管理工作質量的內在需要，又是滿足高校實際發展需要的必然趨勢。

1.2 有利于提高檔案資源的利用率

在高校檔案管理的過程中，傳統的檔案保存方式主要是以紙質檔案為主，雖然具有一定的保存價值，但是不利于管理者的查閱和使用。而檔案信息化建設很好的解決了這一問題，通過檔案信息化建設，管理者能夠利用互聯網技術建立系統化的資源數據庫，有利于整合所有檔案資源，使用者只需要在計算機中輸入關鍵字便可進行查閱和瀏覽，極大地提高了檔案資源的利用率，與此同時，也推動了電子檔案的進一步發展。

1.3 有助于推動高校辦公的自動化

在“互聯網+”時代的影響下，高校辦公逐漸實現了自動化和一體化，隨之產生了大量的電子公文和電子文件。這就要求檔案管理人員必須要轉變傳統的管理模式，利用互聯網技術將這些電子公文和文件進行歸檔和管理，以便為高校今后的長期發展提供全面的參考依據，而這些都需要通過高校檔案信息化建設去逐一實現。因此，只有不斷實現檔案管理的信息化建設，才能推動高校辦公自動化的進一步發展，從而為提高高校管理的質量和效率創造有利的條件。

2 “互聯網+”時代下強化高校檔案信息化建設的有效途徑

2.1 加大對檔案管理軟硬件設施的投入

要想強化高校檔案信息化建設，首先就要配備齊全的軟硬件設施，只有具備完善的基礎設施，才能為高校檔案的信息化管理奠定良好的基礎。鑒于此，各大高校必須要加大對檔案管理軟硬件設施的資金投入，以便為檔案管理工作的有序開展提供必要的條件，進一步提高檔案管理工作的質量和效率。首先，高校應該加強對檔案管理工作的重視程度，將其納入自身發展的戰略當中，根據學校自身的發展情況制定出針對性的管理計劃和方案，以便獲得其他部門的支持與配合，從而為早日實現檔案信息化管理創造有利的條件。其次，檔案管理人員應積極爭取學校的資金支持和人員支持，讓學校領導意識到加強檔案管理信息化建設的重要性和必須性，為推動檔案管理的信息化建設做出巨大的努力。最后，高校應引入專業性的管理人員，以便根據現有的紙質檔案構建全新的資源數據庫，從而推動檔案管理由紙質檔案向電子檔案過渡，進一步提高檔案資源的使用率。

2.2 建立統一完善的檔案管理規章制度

完善的管理體制是確保檔案管理質量的有效前提，也是實現檔案管理信息化建設的基本條件。為此，高校領導必須要建立統一完善的檔案管理規章制度，以此規范管理工作的操作流程，從而為提高檔案管理工作的整體質量奠定良好的基礎。一方面，學校應建立統一的檔案檢索體系，針對復雜的檔案資源進行有效的整理和分類，促使管理人員能夠利用互聯網技術進行快捷的查閱和瀏覽，從而提高檔案管理的便捷性和靈活性。與此同時，學校應根據自身的實際情況制定針對性的管理標準，將信息資源、管理體系和程序機制融為一體，從而提高檔案管理的全面性和科學性。另一方面，高校應該制定完善的獎懲措施和監督方案，將檔案管理的每項工作落實到個人身上，以此調動管理人員的積極性和能動性。此外，為了更好的推進檔案管理的信息化建設，高校還需要加強檔案管理部門與其他部門的密切聯系，在促進高校辦公一體化的同時，也強化了對檔案管理的監督職能，從而為提高檔案管理的質量和效率營造良好的內部環境。

2.3 加強對檔案管理安全建設的重視

在高校檔案管理信息化建設的過程中，互聯網技術雖然為檔案管理工作提供了便利的條件和高效的工作方式，但是也存在一定的安全隱患，計算機系統的安全漏洞和互聯網技術的保密障礙都會為檔案管理工作增加風險和困難。鑒于此，高校管理人員必須要加強對檔案管理安全建設的重視，以此減低安全風險，從而為推動檔案管理的信息化建設掃清障礙。一方面，管理人員要不斷完善計算機系統的保密功能和病毒防治功能，利用防火墻等技術強化檔案數據庫的安全性和可靠性，以便防止病毒與黑客的入侵，從而確保檔案資源的完整和安全。另一方面，管理人員要提高自身的安全意識，不斷規范操作流程和使用權限，建立標準的身份認證體系，以此提高管理體系的安全性能。

2.4 提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員的綜合素養直接影響著檔案信息化建設的進程，為此，高校領導人必須要加強對檔案管理人員綜合素質的提升，以便為檔案管理工作的順利實施提供有利的條件。首先，高校應注重對管理人員的考核工作，根據管理人員的實際情況制定針對性的考核體系和評價標準，定期對管理人員進行考核與檢查，對于不符合要求的管理人員要及時進行崗位的調整，從而不斷提高檔案管理隊伍的綜合水平。其次，高校應聘用信息技術能力較強的人才作為檔案管理人員，提高檔案管理人員的經濟待遇和競爭地位，以此防止檔案管理人員的流失。最后，高校應為管理人員提供豐富的培訓機會，促使管理人員能夠吸收先進的管理經驗，掌握創新的信息技術，以便提高自身的專業素養和管理水平，從而為實現檔案管理的信息化建設奠定良好的基礎。

3 結語

綜上所述，隨著科技的發展和社會的進步，高校檔案管理逐漸趨于信息化和現代化，這就需要相關管理人員要充分發揮互聯網技術的優勢，利用互聯網技術建立相對完整的信息資源數據庫，以便為高校的長期發展提供更加優質的服務。在“互聯網+”時代的影響下，高校檔案管理突破了傳統的管理模式，逐步實現了高校信息資源的共享與整合，在提高管理效率的同時，也加強了高校之間的內部聯系，從而為提高高校管理工作的整體質量奠定了良好的基礎。

此文系連云港市社會科學基金項目成果（項目編號19LKT2164）

（作者單位：連云港師范高等專科學校）