加強信息化檔案管理

摘要：檔案信息化以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，以擴大檔案信息資源開發利用為目的， 加快推進檔案資源數字化，促進檔案事業持續快速健康發展。

關鍵詞：管理；信息化；建設

檔案管理在單位發展中起到重要作用。對于檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案簡單的集中在一起，而是把單位的全部檔案作為一個整體，實現管理以及利用的組織方式。伴隨著信息技術的不斷發展，對檔案綜合管理提出了新的要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現，是檔案管理工作發生很大的變化。因此，全面實現電子化管理，采用電子計算機以及掃描儀等數碼技術對檔案實現無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應該逐步建立以及健全檔案管理的網路系統，實現檔案信息資源的共享。避免過去使用油墨打印，檔案號出現墨跡不清，甚至是涂改現象，并且打印統一規格的紙張，外形也比較美觀。

一、檔案信息化管理模式的優勢

1.加快檢索速度，提高檢索的準確性。依據傳統的工作方法，檔案的檢索需要檔案人員翻閱卷宗對其進行查找，所以查找的過程中需要消耗大量的時間，也容易在這一過程中出現一些問題和失誤，通過信息化的檔案管理模式，一方面可以很好的提升檔案查找的速度，同時檢索的過程中也不容易出現錯誤，此外借助檔案信息化管理也可以使得檢索的程序更加的簡單方便。

2.提高檔案利用率。當前我國的科學技術發展水平已經進入到了一個迅速發展的階段，同時人們也更加重視環保，在辦公過程中也逐漸的實現了無紙化，這樣就使得其和紙質檔案管理工作之間存在著較大的矛盾。

二、檔案信息化管理可能引發的安全問題

1.電子檔案的真實性和合法性問題。如果在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案通常是需要檔案單位的領導進行簽字蓋章，所以其真實性和合法性就更加容易得到保障，但是在使用了檔案信息化管理之后，因為電子檔案可以隨意的復制，對內容也可以改動，這就使得檔案內容的原始性和可靠性受到了十分不利的影響。

2.傳輸過程中的安全問題。檔案信息化發展的過程中，檔案信息主要是通過互聯網進行傳輸和發布，這就使得檔案信息的安全性受到了一定的威脅，在實際工作中，這一問題也應該予以高度重視。

3.計算機病毒對檔案信息的威脅。當今的時代是一個信息時代，在這一過程中必須要面對的一個問題就是計算機病毒的問題，電子檔案信息在傳輸的過程中可能會遭受到計算機病毒的威脅，檔案管理系統也有可能會受到病毒的侵害，這都是電子檔案在發展過程中應該注意到的一個問題。

三、應對策略

1.做好檔案數字化實施前期的調研分析。首先，調查本單位現存檔案的年代、數量、檔案類型、載體形態、管理現狀、庫房管理情況，用以確定檔案數字化項目所需資金，以及在檔案數字化加工中需要進行的各項工作，如是否需要重新整理、排列立卷、裝盒等。其次，調查本單位檔案工作情況，如檔案信息化狀況，檔案歸擋、借閱及銷毀流程、文件的運轉流程、秘密文件的管理、公文的信息化運轉情況以及這些檔案工作中存在的問題等，這些情況將直接決定檔案數字化工作的任務和需要達到的目標。通過兩方面的分析，針對現實管理情況，提出需要解決的問題，確定需要達到什么樣的目標。

2.技術防范對策：加密技術。加密技術可以分為兩類，即對稱式和非對稱式。其中，對稱式加密就是指加密和解密的密鑰是一致的，當前這一加密技術使用范圍較廣；所謂非對稱式加密，也被稱作是雙密鑰碼加密，就是網絡中各個加密通信者都同時擁有兩個密鑰，一個密鑰可以公開，另一個則需要嚴格保密。信息發送方在發文中使用對方的公開密鑰，而接收者進行密文的解密只能借助保密密鑰才能實現，這樣，所有人都可以利用接收方的公開密鑰進行文件發送。

3.檔案管理人員業務信息化

檔案數字化包括對所存檔案通過人工錄入或制成電子計算機文件，也可將檔案歸入電子計算機制成圖形文本，最后刻錄在光盤上，建成數據庫。檔案管理的數字化，為開發利用、實現檔案資源共享提供優質、高效、快捷的服務。隨著計算機信息技術的發展，檔案數字化需求越來越多，專業化水平也越來越凸顯。所以鼓勵管理人員針對現實管理情況自學；其次，單位應該提供管理人員去外地學習的機會，特別是在檔案管理方面做的比較好的單位進行經驗交流，彌補自身的不足；再次，新的管理人員必須進行崗前培訓，在職的管理人員也應該定期的培訓學習。

檔案數字化是一個系統工程，目前，由于檔案數字化缺少統一指導，缺少各種標準，制約了檔案數字化的有序進行，《紙質檔案數字化技術規范》頒布實施后，這個規范有效地指導了紙質檔案數字化工作中的技術實踐，對我們開展檔案數字化提供參考準繩。

總而言之，單位檔案管理最為重要的就是思想觀念問題，就應該轉變思想觀念。從單位領導自身、單位檔案管理人員的綜合素質、單位檔案管理的一系列制度、檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現代的信息網絡技術，都要順應時代的需求，相信在不久的將來，一定能夠充分發揮檔案信息的作用。

作者簡介：

張耘碩（1992-），男，漢，吉林白城人，研究方向為圖書檔案管理。