高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)存在的問題與對策探討

摘 要：隨著中國特色現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)推進，高校管理重心下移到二級學(xué)院中，二級學(xué)院辦公室管理直接影響高校事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)從現(xiàn)實問題出發(fā)明確定位，充分發(fā)揮二級辦公室管理職能，著力提高服務(wù)水平，努力提高執(zhí)行能力，積極強化隊伍素質(zhì)，全面優(yōu)化二級學(xué)院辦公室建設(shè)。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院;辦公室建設(shè)

隨著高校改革深入發(fā)展，構(gòu)建中國特色現(xiàn)代大學(xué)制度步伐加快。高校管理重心下移到二級學(xué)院，二級學(xué)院管理任務(wù)增加，承擔(dān)高校基本教學(xué)科研，社會服務(wù)等功能，高校二級管理機構(gòu)的二級學(xué)院辦公室發(fā)揮重要的作用。其管理水平直接影響高校事業(yè)發(fā)展，要從現(xiàn)實問題分析入手積極探索優(yōu)化策略，才能有效提升高校二級學(xué)院管理水平。

一、二級學(xué)院辦公室建設(shè)的意義

隨著高校教育管理體制改革，二級學(xué)院的職能作用日益凸顯。二級學(xué)院辦公室是連接高校基層管理機構(gòu)，只有不斷加強二級學(xué)院辦公室建設(shè)才能促進高校教育工作的順利開展。

高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)關(guān)系到高校建設(shè)的順利實踐，在工作中扮演傳遞信息等多方面的角色，其職責(zé)與高校黨政建設(shè)息息相關(guān)，工作質(zhì)量很大程度上決定高校黨政建設(shè)的效果。對貫徹黨的教育方針政策，推動高校黨政建設(shè)工作開展具有重要意義[1]。

高校二級學(xué)院辦公室是學(xué)院內(nèi)部管理的中心機構(gòu)，是學(xué)院承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外的樞紐，承擔(dān)溝通信息，組織會務(wù)，接待來訪等行政事務(wù)工作，隨著高校辦學(xué)職能的拓展，辦公室工作范圍不斷擴大，面臨許多新的問題，要求辦公室管理工作準確定位。

實現(xiàn)高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)能夠滿足學(xué)生的成長發(fā)展需要，大學(xué)生學(xué)習(xí)包括政治修養(yǎng)提升，大學(xué)生要強化辨別是非能力，重要的是提升自己的政治素養(yǎng)，提升個人綜合水平，二級學(xué)院辦公室工作發(fā)揮學(xué)生思政教育的引導(dǎo)作用，其工作質(zhì)量決定學(xué)生的成長發(fā)展，對學(xué)生的綜合素質(zhì)提升有很大的幫助。

二、二級學(xué)院辦公室管理中的問題

目前二級學(xué)院辦公室建設(shè)中存在不少問題，主要體現(xiàn)在管理觀念，工作機制等方面，嚴重影響了二級學(xué)院辦公室工作的順利進行，不利于高校教育目標的實現(xiàn)。高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)中的重點問題是分工不合理，目前高校二級學(xué)院辦公室管理工作內(nèi)容繁雜等客觀情況影響了工作的正常開展，不利于提高辦公室管理工作效率，二級學(xué)院辦公室工作涉及到各方面內(nèi)容，如黨務(wù)管理，對外交流等，關(guān)系到校辦，宣傳部，離退休處等多個部門，辦公室工作人員數(shù)量有限，需要承擔(dān)大量的工作，使得工作人員承擔(dān)較大壓力，工作效率較低。

高校二級學(xué)院辦公室工作內(nèi)容繁雜，橫向工作包括教學(xué)管理，學(xué)生管理，人事管理，檔案管理等，縱向工作包括文秘，公關(guān)接待，信息溝通等。對外聯(lián)系校辦，宣傳部，科技處，資產(chǎn)處等眾多職能機關(guān)，對內(nèi)溝通學(xué)院下屬系所，面向全院教學(xué)科研人員，全體師生群體服務(wù)，辦公室設(shè)置有行政秘書，科研秘書，財務(wù)秘書等工作崗位，處理復(fù)雜的日常工作往往要面對多個職能部門下達的工作任務(wù)。

新形勢下高校對辦公室工作人員提出了更高的要求，目前高校將工作重心更多放在科研教學(xué)方面，對行政管理工作不夠重視，學(xué)校很少定期組織辦公室工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，工作人員素質(zhì)得不到提升，無法實現(xiàn)工作創(chuàng)新[2]。

高校二級學(xué)院辦公室管理觀念落后，工作人員缺乏主動服務(wù)意識，很少與師生深入交流，不能提出合理的問題解決方案。對二級學(xué)院辦公室的落實十分不利。具體工作計劃往往無法按既定目標執(zhí)行。很多工作人員缺乏創(chuàng)新理念，無法運用有創(chuàng)造力的方式開展工作，降低了工作成效。

高校二級學(xué)院辦公室工作中缺乏有效的監(jiān)督激勵機制，導(dǎo)致工作效果不佳，激勵機制的不合理降低了工作人員的熱情，相關(guān)工作人員業(yè)績不能與激勵政策聯(lián)系，導(dǎo)致工作中缺乏責(zé)任心與積極性，由于缺乏有效的績效考評制度，很多工作人員工作態(tài)度不端，影響了工作效率。

三、二級學(xué)院辦公室建設(shè)對策

實現(xiàn)辦公室建設(shè)目標，需要合理準確的工作定位，加強對工作人員的培訓(xùn)，實現(xiàn)辦公室管理工作質(zhì)量的全面提升。促進高校教育管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

要想從根本上提高二級學(xué)院辦公室管理水平，必須要明確定位辦公室的職責(zé)作用，要正確認識二級學(xué)院辦公室管理目標，對參謀職能，服務(wù)職能等方面有清晰的認識，更好的把握工作目標，不斷提升工作質(zhì)量。要明確具體分工，不斷調(diào)動工作人員積極性，實現(xiàn)個人能力的提升。

不斷提升工作人員的素質(zhì)是二級學(xué)院辦公室建設(shè)的關(guān)鍵，要通過建立完善選聘制度，積極對現(xiàn)有工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強辦公室工作人員的黨性修養(yǎng)等措施提升員工的綜合素質(zhì)。相關(guān)工作人員選拔要有嚴格的規(guī)定，從其工作能力等方面進行人才選拔，不斷提升二級學(xué)院辦公室建設(shè)水平。

加強辦公室工作人員的黨性修養(yǎng)，重復(fù)發(fā)揮干部在線學(xué)習(xí)等平臺作用，對高校二級學(xué)院辦公室新任務(wù)，加強工作人員系統(tǒng)理論培訓(xùn)，幫助工作人員樹立堅定的信念。由于工作人員的素質(zhì)能力不同，對其進行有效的培訓(xùn)，可以提升其黨政水平。

不斷創(chuàng)新理念是實現(xiàn)辦公室管理的關(guān)鍵，工作人員應(yīng)明確工作目標，轉(zhuǎn)變管理理念，不斷將自己的工作與學(xué)校建設(shè)結(jié)合，結(jié)合時代發(fā)展方向，安排富有創(chuàng)新性的活動，提高工作效率。

不斷完善管理制度是提升辦公室管理工作的根本保證，健全監(jiān)督激勵機制，將工作人員工作業(yè)績與福利待遇掛鉤，不斷提升其工作積極性。提升工作人員的能力，要根據(jù)既定工作目標實施，讓工作執(zhí)行與最初目標匹配，為二級學(xué)院辦公室建設(shè)創(chuàng)造條件。

二級學(xué)院辦公室工作人員來自不同的專業(yè)，需要建立分層次的培訓(xùn)體系，有計劃的對其加強培訓(xùn)工作，采用日常與專題結(jié)合的培訓(xùn)方法，幫助工作人員系統(tǒng)掌握現(xiàn)代高校教育理論知識，采取自主攻讀高層次學(xué)歷的措施，提高工作人員的學(xué)歷層次，選送工作人員參加有關(guān)培訓(xùn)，幫助工作人員快速提升業(yè)務(wù)能力。激勵工作人員自學(xué)研修，通過切實有效的教育培訓(xùn)提高辦公室工作隊伍思政素質(zhì)，業(yè)務(wù)能力與管理水平。

結(jié)語

二級學(xué)院辦公室管理關(guān)系到黨建工作的開展，關(guān)系到學(xué)校學(xué)生的成長發(fā)展。要實現(xiàn)高校教書育人的使命，必須加強對辦公室的建設(shè)，目前二級學(xué)院辦公室建設(shè)中存在分工不合理，缺乏有效的激勵監(jiān)督機制等問題，阻礙了正常工作的開展，要想提升辦公室管理效率，必須積極探索有效的對策措施，為高校辦公室工作順利開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]王勇.高校二級學(xué)院辦公室管理問題及對策[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2016（09）：461+463.

[2]黃烏密.高校二級學(xué)院黨政辦公室管理與建設(shè)問題分析及提升策略[J].教育教學(xué)論壇，2016（15）：7-8.

作者簡介：

吉莉（1984.2），女，滿族，同濟大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，研究實習(xí)員，同濟大學(xué)碩士，主要研究方向：行政管理。