如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

劉思思

摘 要：辦公室檔案管理工作需要根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)以及完善的檔案管理制度作為基礎(chǔ)，才能更好地提高檔案管理的質(zhì)量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時(shí)聽取工作人員意見，逐層進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

辦公室各項(xiàng)工作的開展都和辦公室檔案管理工作有直接的聯(lián)系，只有提高了辦公室檔案管理的工作效率，才能為辦公室各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)資料的查詢便利，推進(jìn)辦公室工作的順利開展。辦公室檔案管理也應(yīng)該采取一系列管理措施，通過加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，單位各部門相互配合合作等措施，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作效率。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案管理工作有助于單位整體工作的順利進(jìn)行。在辦公室工作中，檔案的內(nèi)容都是非常重要的，雖然在大量的檔案中，其重要程度也不盡相同，但是在其中會(huì)有很多極為重要的檔案甚至機(jī)密檔案。辦公室的重要機(jī)密檔案關(guān)系到整個(gè)單位的工作開展，甚至關(guān)系的整個(gè)企業(yè)的存亡。因此，對(duì)于大量的辦公室檔案只有采取有效的管理方法，才能確保辦公室以及整個(gè)單位工作的順利開展。

辦公室檔案管理工作可以有效的保護(hù)重要或機(jī)密資料。辦公室中有很多資料檔案都是具有機(jī)密性的，如果機(jī)密性檔案發(fā)生泄漏，那么會(huì)嚴(yán)重影響單位的工作效率，甚至因?yàn)闄C(jī)密文件的泄漏導(dǎo)致整個(gè)單位發(fā)生危機(jī)，因此做好檔案管理工作是尤為重要的。在辦公室檔案管理中對(duì)機(jī)密文件管理進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，沒有權(quán)限的人不能對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行查閱，通過采取這樣的管理措施，不僅能夠保證檔案管理工作的效率，也能夠有效的保護(hù)重要機(jī)密檔案。

二、提高辦公室檔案管理的工作效率的措施

1加強(qiáng)檔案收集

檔案收集工作缺乏全面性，導(dǎo)致難以有序開展檔案管理工作。因此，辦公室的檔案收集工作必須加強(qiáng)，整理收集可以從時(shí)間或類別等不同角度進(jìn)行，對(duì)檔案通過計(jì)算機(jī)實(shí)施有效的管理。

2提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平與能力

為進(jìn)一步提高辦公室檔案管理的工作效率，必須保證檔案管理人員能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，明確檔案的真正價(jià)值所在。為提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平和能力，單位的領(lǐng)導(dǎo)人可以選擇定期聘用一些專業(yè)的管理人員對(duì)內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理人員通過培訓(xùn)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，熟練掌握辦公室檔案管理的能力。從整體上來講，加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)水平及能力的培訓(xùn)不僅能夠有效提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，并且對(duì)企業(yè)整體形象的提升有著重大的推動(dòng)作用。另外，辦公室的檔案管理人員更應(yīng)該積極接受相關(guān)管理知識(shí)的培訓(xùn)，不斷豐富自身的檔案管理知識(shí)與技能，保證更好地進(jìn)行辦公室的檔案管理工作。

3拓寬資金來源，建設(shè)信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)建設(shè)是一筆巨大投資，而單位資金有限，財(cái)政預(yù)算只能是信息系統(tǒng)建設(shè)的資金來源之一，單位應(yīng)拓寬資金來源，積極建設(shè)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的信息化，提高工作效率。比如說，將單位辦公室檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)納入到城市電子政務(wù)建設(shè)和地方信息化建設(shè)規(guī)劃中，從而獲得更多的撥款，為信息系統(tǒng)建設(shè)提供資金保證。將單位信息系統(tǒng)建設(shè)納入到地方信息化建設(shè)規(guī)劃中，可以做到資源共享，節(jié)約資金;可以減少軟件平臺(tái)的開發(fā)資金，提高資金利用率。

4進(jìn)一步完善單位的檔案管理制度

由于一些單位自身的規(guī)章制度體系以及內(nèi)容還存在很多欠缺的地方，尤其是那些辦學(xué)時(shí)間較短的學(xué)校而言，其將大多數(shù)精力都投入到了教學(xué)管理當(dāng)中，而忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，因此，并沒有在規(guī)章制度中執(zhí)行詳細(xì)的工作規(guī)范。但是，辦公室檔案管理工作尤為重要，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的效率，必須進(jìn)一步完善檔案管理工作的規(guī)章制度：第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度能夠更加完整和合理。第二，在實(shí)際工作中，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷修復(fù)和完善規(guī)章制度中的相關(guān)章節(jié)，從而使規(guī)章制度能夠更好地指導(dǎo)辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

5建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制

對(duì)于很多單位來講，都需要及時(shí)匯報(bào)職工的工作，從而使得單位領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解職工的工作內(nèi)容，并且對(duì)未來的工作內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制，為此，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，鼓勵(lì)職工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對(duì)意見進(jìn)行整理和匯總，使得單位管理者能夠充分參考這些意見，對(duì)現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革;第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對(duì)資料的重視程度等進(jìn)行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時(shí)了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

6加大辦公室檔案管理的資金力度

辦公室檔案管理工作對(duì)保障辦公室穩(wěn)定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工作中有著重要的指導(dǎo)作用，因此通過對(duì)大量雜亂檔案資料進(jìn)行管理，可以方便辦公室工作人員對(duì)資料文件進(jìn)行查閱借鑒。由于辦公室的資料文件都比較量大雜亂，對(duì)于大量的檔案進(jìn)行管理也是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，所以想要提高辦公室檔案管理的工作效率，不僅需要大量的時(shí)間，也需要大量的資金支持。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過資金支持建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，才可以減少在檔案管理中耗費(fèi)的時(shí)間和人力，也可以提高辦公室檔案管理的工作效率。

結(jié)語

辦公室的檔案管理工作與其他工作都有著或多或少的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作的規(guī)范性和合理性是保障一個(gè)單位正常運(yùn)行的重要保障，為解決我國現(xiàn)階段辦公室檔案管理中出現(xiàn)的各種問題和缺陷，單位的各個(gè)部門應(yīng)密切合作，采取行之有效的措施提高辦公司檔案管理的工作效率，保障單位的正常穩(wěn)定運(yùn)行。

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