事業(yè)單位文書檔案工作規(guī)范化管理探究

付俊

摘 要：文書檔案管理，是事業(yè)單位檔案工作重要內(nèi)容之一，也是事業(yè)單位接收、征集各類文書檔案并集中管理的重要手段和途徑，同時作為重要歷史記錄和憑據(jù)形式完整地保存歸檔于檔案館室內(nèi)，作為一個單位建設(shè)、發(fā)展、科技、人文等各方面的索引和史料，其管理工作的規(guī)范化由顯重要。本文從現(xiàn)實出發(fā)，主要分析事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題，提出事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化的影響因素和探索一些工作方法，希望有一定的借鑒意義和參考價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化;探究

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展、信息技術(shù)的不斷更新，事業(yè)單位文書檔案管理工作的內(nèi)容變得更加重要、內(nèi)涵也更加豐富，以往一些陳舊的管理手段和技術(shù)，已不能滿足當今文書檔案管理工作的需求。按照目前事業(yè)單位實際的檔案規(guī)劃、管理、發(fā)展狀況，全面、整體優(yōu)化文書檔案管理工作，促進文書檔案管理工作不斷向規(guī)范化邁進，在新時期事業(yè)單位文書檔案管理中顯得極為重要。

一、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理中存在的問題

第一，重視程度不夠是導致文書檔案工作不夠規(guī)范的原因之一。有人認為，事業(yè)單位文書檔案管理工作可有可無、無關(guān)緊要。有時，也存在各級領(lǐng)導對檔案的重視程度不夠，督促部署不到位。也有些部門同志認為，一些文書檔案資料沒有必要存檔，或者是自己留存更好、使用更方便。而且，還有些認為，文書檔案工作不能直接創(chuàng)造部門經(jīng)濟效益和社會效益。

第二，收集和歸檔的不齊全不合理，直接影響歸檔文書檔案質(zhì)量。由于事業(yè)單位文書檔案原始資料分散在多個部門，部門內(nèi)部沒有專門設(shè)置資料收集、歸檔崗位，因此事業(yè)單位的文書檔案經(jīng)常是每年整理一次，匯總到檔案管理部門，有可能造成部分原始資料遺失、損毀。因此，文書檔案收集和建檔不及時，歸檔體系不夠齊備，是導致文書檔案質(zhì)量不高的因素之一。

第三，經(jīng)費保障投入不充分，導致規(guī)范化程度不能有效提升。目前文書檔案信息化管理已經(jīng)成為主流，但由于事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)費有限，文書檔案管理經(jīng)費投入不足，硬件設(shè)施不完善、軟件功能不完備，不能提供先進的保護和保障設(shè)備、設(shè)施，導致部分文書檔案管存質(zhì)量下降。

第四，檔案人員的素質(zhì)能力，直接導致文書檔案規(guī)范管理的降低。文書檔案管理作為檔案學的重要部分，一般要求接受過系統(tǒng)化教育的專業(yè)人才來擔任。但是，當前多數(shù)事業(yè)單位文書檔案管理者為兼職或非本專業(yè)者管理，檔案管理工作人員綜合水平能力不高、素質(zhì)不強，不能準確判斷、高效辦公，對文書檔案的歷史價值和現(xiàn)實價值定位不準。

二、實例分析影響文書檔案規(guī)范化發(fā)展的因素

針對上訴問題作了深入細致的調(diào)查和分析，通過一些事例來分析影響規(guī)范化進程的因素。

1、一事業(yè)單位因發(fā)展需要，單位退休職工需要整體納入社保。該單位退休職工共有1800余名，經(jīng)一年多的檔案資料查詢、清理，仍有30余名退休職工不能被社保部門接納。這些人員各階段的檔案資料不全、文件資料不規(guī)范，是導致的主要原因。

分析原因：導致這種狀況的因素，可以說是多方面的。既有歷史的原因，也有人為的因素，同時也因管理不規(guī)范而導致。其一，歷史因素：退休職工多數(shù)為50-70年代參工的同志，當年的標準不同，導致不夠規(guī)范;其二，人為因素：當年收集歸檔各類檔案材料的人為疏忽，也是不完善的成因之一;其三，管理不到位：當時各項管理制度不夠完善，也導致目前工作受阻。

2、某單位，需要為其各類船舶辦理相關(guān)證件，然而相應的文件、資料等部分缺失、不完整，導致120余艘船舶證件辦理工作受滯。

分析原因：（1）因管理人員的疏忽，相關(guān)部門人員將文件、資料，為了工作上的一己之便自行留存，當部門人員更換崗位或調(diào)動時，部分文件資料會不同程度的造成流失;（2）檔案管理人員重視程度不夠而致，沒有做到應收盡收、應歸盡歸。

三、事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化的方法

一是要制定文書檔案規(guī)范化管理制度。事業(yè)單位管理部門應當借鑒先進管理經(jīng)驗，制定符合本單位實際的文書檔案收集、存檔制度。制度內(nèi)容涉及文書歸檔范圍、保管期限、工作流程、履辦手續(xù)等，對各個環(huán)節(jié)、各個步驟作出明確規(guī)定，彌補制度存在的缺陷和漏洞。各部門應當主動配合并遵守文書檔案管理制度，按照規(guī)范化步驟、按時保質(zhì)保量送交文書檔案，制定科學的文書檔案分類存檔目錄，切實做好移交工作。

二是要提高事業(yè)單位文書檔案信息化管理水平。當前各個行業(yè)領(lǐng)域都在廣泛開展信息化技術(shù)作業(yè)、管控，事業(yè)單位也要跟隨時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新內(nèi)部管理方法和手段，依靠計算機技術(shù)和數(shù)字檔案管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變文字檔案保存載體形式，從以往紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，不斷地向信息化、數(shù)字化和自動化發(fā)展方向邁進。通過將文書檔案以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，聯(lián)合或自主開發(fā)檔案搜尋、管理軟件系統(tǒng)，真正提高文書檔案信息整理、開發(fā)和利用、服務的系統(tǒng)性，全面提高文書檔案管理效率。

三是要全面提升事業(yè)單位文書檔案專業(yè)人員的水平能力。事業(yè)單位在人員招聘中，要把好入口關(guān)，提高招聘門檻。如在對應的文書檔案管理工作崗位招聘中，選拔檔案學、秘書學等專業(yè)人才。同時應重視新進文書檔案管理人員的培訓和學習，指派有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T進修學習。通過多種有效手段，促進檔案工作人員了解當前文書檔案的發(fā)展趨勢，規(guī)范文書檔案管理流程，具備熟練的業(yè)務能力，滿足文書檔案規(guī)范化工作需要。同時，加強事業(yè)單位檔案管理部門之間的溝通和交流，相互探討、共同研究，汲取經(jīng)驗、取長補短，促進文書檔案管理水平不斷提升。還應定期抓好文書檔案管理工作人員素質(zhì)能力、績效考核工作，促進管理工作人員在專業(yè)技術(shù)、業(yè)務水平、管理能力上不斷提升，全面適應新時期文書檔案管理工作規(guī)范化的需要。

四、結(jié)語

隨著新時期事業(yè)單位文書檔案管理形勢的轉(zhuǎn)變，必須拓展思維、砥礪前行，建立健全、規(guī)范化各類檔案工作制度，強化文書檔案管理者崗位責任，全面掌握新的理論知識和技術(shù)手段，為事業(yè)單位的發(fā)展管存好更多的歷史憑據(jù)，為檔案事業(yè)規(guī)范化發(fā)展作出積極貢獻。

參考文獻

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