淺析辦公室精細化管理的措施

吳新宇

摘 要：在新時代的發展下，企業面臨著眾多的機遇和挑戰，辦公室作為企業發展中的核心部門，對企業的發展有著重要的作用，因此，辦公室管理工作也應當與時俱進，進行創新型改革，促使其向精細化管理發展，從而促進企業的管理水平的提高。本文基于辦公室精細化管理的概念，分析了當前辦公室精細化管理中存在的問題，進而提出了相應的改善措施，以期促進企業的穩步發展。

關鍵詞：辦公室;精細化管理;措施

為了促進企業的創新型管理水平的提高，必須加強對辦公室精細化管理工作的重視，只有規范的制度，才能有效促使辦公室整體效率的提高。因此，在加強辦公室精細化管理時，一定要有創新意識，提高管理理念，對其工作進行高質量的要求，明確各自的權責，從而提高辦公室工作效率的提高，不斷實現辦公室的精細化管理。

一、辦公室精細化管理的概念

辦公室精細化管理不僅是一種管理理念，而且也是一種文化，它源于日本，是實現社會分工、服務質量精細化的必然要求，它是基于企業常規管理的基礎上，通過引入更深層次的思想及管理模式，從而最大程度地減少管理所占用的資源，進而降低管理成本，實現企業經濟效益的提高。它是一種對戰略以及目標進行有效分解后并積極落實的過程，從而使得企業在經營生產中能夠有效貫徹并使每個環節都能發揮實效作用的過程，這也是提升企業整體管理能力的有效途徑，因此，企業要加強辦公室精細化管理就必須運用優秀文化、先進技術以及優異的才能等來促進企業的發展，努力落實管理責任，促進管理責任逐漸具體化以及明確化，要樹立規范化和創新性的發展意識，從而實現精細化管理在企業的發展中的功能、效果以及作用，進而帶動企業的發展。

二、辦公室精細化管理存在的問題

（一）缺乏完善的辦公室精細化管理制度

促進辦公室精細化管理水平的提高，就必須落實好辦公室的管理制度，從而有效地保障辦公室精細化管理的實施。精細化管理必須嚴格按照“精、準、細、嚴”四個標準進行，不僅要明確各項事則的范圍，而且也要實現制度能夠約束人、對事物的發展有限制作用，只有這樣才能有效促進企業辦公室精細化管理有章可循，逐步完善辦公室精細化的管理制度。但是，在實際的工作中，大多數的企業在工作中出現問題時，是沒有規章制度可循的，使得崗位混亂，職責不清，這也違背了企業的辦公室精細化的管理標準。雖然大多數企業的精細化制度也在逐步完善，但是仍存在一些無法解決實際工作情況的問題，這也需要企業在發展中不斷去探索。

（二）企業工作人員對精細化管理的認識不足

加強辦公室精細化管理，就必須加強對管理人員的認識，這也是推動辦公室精細化管理發展的重要動力，對于企業發展而言，辦公室工作是無大小事之分的，因此，在實際工作中，辦公室處理的事情和任務是繁多的，無法從全局出發來考慮事情的情況數不勝數，這在很大程度上與辦公室管理人員的認識有關，很少有人能真正認識到辦公室精細化管理的重要性及其內容，往往將工作的重點放在大局上，而忽視了辦公室小事以及瑣碎的事情上，也沒有意識到企業發展的長遠目標，會使得辦公室的工作氛圍出現懈怠的狀況，這也嚴重影響到企業的經濟效益的提高。

三、提升企業辦公室精細化管理水平的措施

（一）完善企業的辦公室精細化管理制度

要實現企業的有效發展，就必須提高企業的管理水平，尤其是企業的辦公室管理水平，只有這樣才能推動辦公室精細化管理水平的提高，因此，必須完善企業的辦公室精細化管理制度，促使精細化管理方案能得到有效實施。第一，必須依據辦公室具體工作內容制定出相應的規章制度，從而保證權力與職責的統一;對辦公室的精細化管理工作的進行要嚴格按照流程實施并予以優化，將現代化的管理理念融入其中，從而保證各項工作的有序進行。第二，對各項工作的執行情況應予以適當的監督，并形成有效的監督管理制度，以此來促進和加強各項規章制度的執行能力，落實好企業辦公室的精細化管理制度。第三，要充分利用先進的信息化技術來完善企業的辦公信息系統，以此來推動辦公室精細化管理的信息化進程，從而實現企業的發展。

（二）提升企業人員的辦公室精細化管理意識

思想是行動的基礎，因此，促進企業辦公室精細化管理水平的提高就必須提高相關人員的辦公室精細化管理的意識，在此基礎上還需逐步強化，從根本上促使企業的辦公室精細化管理制度的完善和發展，促使企業全體人員都參與其中，只有這樣，才能真正將精細化管理落實到實際工作中，才能充分調動廣大辦公室工作人員的工作積極性，才能實現“以人為本”的真諦，不斷提高精細化管理工作的意識，精益求精，從而促使全體人員都愿意“擼起袖子加油干”，進而形成精細化管理的強大推力，促使企業辦公室精細化管理工作得到更好地發展。

（三）健全辦公室精細化管理的考評制度

除了完善辦公室精細化管理制度之外，企業在發展中還需要健全與之相適應的考評制度，只有這樣才能真正地落實辦公室精細化管理以及企業整體的管理水平的提高，從而以制度化推動精細化的發展，還應將精細化的成果與辦公室的責任制考核相聯系，實現考核有理有據，賞罰分明。對此，企業還需要始終堅持“精、準、細、嚴”的發展準則，加強辦公室工作職能以及分工合作，實現責任明確的責任機制。通過完善的考評制度，不斷加強對辦公室精細化工作的管理，從而從根本上提高企業的辦公室精細化管理水平的提高。另外，為了能夠有效實現考評制度的實效作用，還需要完善與之相適應的獎罰機制，對于考核合格的員工予以適當的精神和物質獎勵，使其再接再厲，調動其工作熱情，對于考核不合格的，要進行嚴厲批評，并給予一定的處罰，使其在日后的工作中能端正心態，提高工作質量，以此來進一步促進企業經濟效益的提高。

四、結語

綜上所述，企業在市場競爭中要提升自身的核心競爭力，就必須加強對辦公室精細化工作的重視，由此，必須完善相應的規章制度以及管理意識，不斷健全考評制度，從而不斷提高辦公室精細化管理水平。要充分調動辦公室管理人員的主動性，使其在認真完成領導安排的任務的同時，也能協調好其他部門的參與作用，共同推動企業的管理水平的提高，促進企業經濟的發展。

參考文獻：

[1]徐秀紅.精細化管理在辦公室工作中的難點和解決對策探討[J].人才資源開發，2015（06）：100.

[2]柴順堂，朱鵬.試論辦公室精細化管理的難題以及應對策略[J].通訊世界，2015（9）：160.

[3]袁昌莉.試論實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].東方企業文化，2015（09）：228-229.