探討企業(yè)項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化的策略

高艷

摘 要：項(xiàng)目檔案管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中占據(jù)著非常重要的位置，它也是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施與管理的重要內(nèi)容，不僅能夠反映出企業(yè)項(xiàng)目展開后的全過程，而且也是各級監(jiān)管部門檢查的重要資料和考評的重要依據(jù)，因此，在企業(yè)的發(fā)展中，必須加強(qiáng)企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作的重視。本文基于項(xiàng)目檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢，分析了當(dāng)前企業(yè)項(xiàng)目檔案管理中仍存在的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的提升項(xiàng)目檔案管理水平的策略，以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);項(xiàng)目檔案管理;策略

為了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，必須加強(qiáng)對企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的重視，意識到企業(yè)項(xiàng)目檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，從而推動項(xiàng)目完成的同時，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理不僅有利于增強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)性，而且也有利于提高檔案服務(wù)水平以及檔案利用的本質(zhì)要求，對企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用。

一、企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)不僅要堅(jiān)持誠信經(jīng)營、規(guī)范管理以及把控風(fēng)險的經(jīng)營理念，而且也要促使企業(yè)內(nèi)部各類項(xiàng)目的檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，從而不斷提高企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。就目前的形勢來看，企業(yè)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的工作主要是從兩方面入手的，第一，從制度角度，為了促進(jìn)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，各個單位必須嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》以及《科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范，從而對項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理分類，確保項(xiàng)目材料的完整性。第二，從執(zhí)行角度，企業(yè)通過細(xì)化檔案管理操作細(xì)則，完善檔案審核流程，從而確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，推動企業(yè)的發(fā)展。

二、當(dāng)前企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題

（一）項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度不足

就目前的企業(yè)檔案建設(shè)進(jìn)程中，企業(yè)對項(xiàng)目的重視程度高于項(xiàng)目檔案管理，使得企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在不少發(fā)展問題。這也使得企業(yè)在人員分配上，缺乏專業(yè)的項(xiàng)目檔案管理人員，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的歸檔質(zhì)量。在企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目建設(shè)本身的質(zhì)量，使得企業(yè)的資金及精力也著重放在了企業(yè)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)程，而對項(xiàng)目所需的材料等的記錄關(guān)注較少，這也使得企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理中的很多程序存在不足，且也并未按照檔案管理流程去認(rèn)真執(zhí)行等，這在很大程度上影響了項(xiàng)目檔案管理資料的真實(shí)性與完整性。

（二）項(xiàng)目檔案管理工作的執(zhí)行力度不足

對于企業(yè)而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更多的是關(guān)注項(xiàng)目本身的進(jìn)展以及為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益狀況，使得對項(xiàng)目的檔案缺乏重視，以致對其的管理大多都停留在文字上，而實(shí)際的落實(shí)情況則不理想，例如，在項(xiàng)目開展過程中，企業(yè)的檔案管理人員在此期間的檢查參與度并不高，而且與各部門間也缺少橫向溝通，對項(xiàng)目的監(jiān)管不足等，使得在施工過程中的文件審查以及歸檔并未能切實(shí)的落實(shí)好監(jiān)管職責(zé)，大多只流于表面數(shù)據(jù)的記錄工作，使得項(xiàng)目文件的內(nèi)容有時會出現(xiàn)邏輯混亂的局面等，項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，從而導(dǎo)致各方的責(zé)任無法確定，在很大程度上也會影響企業(yè)的規(guī)章制度無法落實(shí)到實(shí)處，難以發(fā)揮實(shí)效，從長遠(yuǎn)來看，對企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的阻礙作用。

（三）信息化檔案管理水平欠佳

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用到各個企業(yè)的管理中，但是項(xiàng)目檔案管理仍然存在不少問題，由于大多數(shù)的企業(yè)并未設(shè)置符合檔案管理要求的設(shè)備，使得很多項(xiàng)目檔案原件資料存在遺失、字跡褪色、復(fù)印件等問題，從而不利于項(xiàng)目檔案的安全。傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案信息化管理是將紙質(zhì)版的檔案通過數(shù)字化掃描后形成電子版來保護(hù)檔案原件，但是，隨著企業(yè)信息化管理水平的不斷提升，企業(yè)電子商務(wù)合同、物資采購等方面的信息建設(shè)，使得電子文件的數(shù)量也日益龐大，保護(hù)項(xiàng)目檔案實(shí)體的安全已轉(zhuǎn)化成電子文件的安全，這也使得電子文件的真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)制度尚未完善，電子文件歸檔與企業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)不同步的發(fā)展趨勢。

三、提高企業(yè)項(xiàng)目檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理的全體成員的理念重視

理念重視是各項(xiàng)工作得以順利實(shí)施的重要保障，因此，加強(qiáng)對檔案管理的理念重視在很大程度上是推動項(xiàng)目檔案管理科學(xué)化發(fā)展的前提條件。第一，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的重視，只有這樣才能在企業(yè)層面保障了項(xiàng)目檔案管理的實(shí)施，確保在企業(yè)內(nèi)部形成項(xiàng)目檔案管理制度，推動企業(yè)的發(fā)展;第二，要加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)企業(yè)員工的培訓(xùn)力度，不斷提升其的專業(yè)能力及專業(yè)技能，從而推動項(xiàng)目檔案管理水平的專業(yè)化發(fā)展。通過不斷地學(xué)習(xí)，增強(qiáng)項(xiàng)目檔案收集及歸檔能力，確保檔案的全流程管理。第三，將項(xiàng)目系統(tǒng)的發(fā)展與項(xiàng)目檔案系統(tǒng)結(jié)合起來，逐步形成檔案歸檔項(xiàng)目完成才能竣工驗(yàn)收的理念，從而增強(qiáng)相關(guān)員工的責(zé)任心以及工作的強(qiáng)制性，確保項(xiàng)目檔案能科學(xué)、及時地歸檔。

（二）提高檔案管理人員的考核力度，落實(shí)相關(guān)責(zé)任

企業(yè)在加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案管理時，可將項(xiàng)目檔案的歸檔率、歸檔質(zhì)量等工作狀況納入到項(xiàng)目檔案管理考核系統(tǒng)中，并由企業(yè)的監(jiān)察部門、法律部門等多個部門進(jìn)行全方位的監(jiān)督，并對考核結(jié)果定期予以發(fā)布，實(shí)行考核結(jié)果與相關(guān)員工的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，以此來調(diào)動項(xiàng)目檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，在工作中時刻保持警惕的工作態(tài)度，以提高檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。另外，企業(yè)還可參考其他企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)即做法，以不斷完善企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理考核系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)并落實(shí)好企業(yè)員工的相關(guān)責(zé)任，從根本上解決企業(yè)管理水平不高的現(xiàn)狀。

（三）加強(qiáng)對檔案的信息化建設(shè)和文件管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，也加快了企業(yè)項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)步伐，加上國家也陸續(xù)出臺了多項(xiàng)電子文件管理制度，這也使得企業(yè)項(xiàng)目檔案信息化管理水平不斷提高。但是電子文件的單軌制和雙軌制仍然是檔案管理的熱點(diǎn)問題。因此，企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理時，要發(fā)揮主導(dǎo)作用，不斷加強(qiáng)對各信息系統(tǒng)中的電子文件的管理，通過對其進(jìn)行前端控制，從而建立電子文件形成、積累，確保電子文件的安全，在進(jìn)行項(xiàng)目電子文件移交工作時，要逐步實(shí)現(xiàn)電子文件和檔案接收的規(guī)范化，從而提高企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)項(xiàng)目檔案管理水平的提高有利于促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的通過以及對企業(yè)項(xiàng)目的監(jiān)管，推動企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)在加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理時，要充分認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展水平，從而根據(jù)現(xiàn)有問題積極采取有效措施來予以解決，防止問題逐漸惡化，進(jìn)而推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

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