國有企業文秘人員如何更好地發揮參謀助手作用

李玉潔

摘 要：隨著國有企業不斷發展壯大，文秘人員如何能夠更好的發揮參謀助手的作用，是國有企業需要關注的問題。在此過程中應該把握文秘人員的發展特點，分析其在國有企業中的地位和作用，探討出適合我國國有企業文秘人員的發展道路。本文就國有企業文秘人員如何更好地發揮參謀助手作用進行了深入的探討。

關鍵詞：國有企業;文秘人員;路徑

如何將企業文化發掘好、利用好、傳承好、發展好是企業可持續發展的關鍵。文秘人員要不斷提高自身素質水平，增強服務決策、服務客戶、服務企業發展的能力。新形勢下國有企業文秘人員要更好地發揮參謀助手作用，為企業發展作出自己的貢獻。

1 國有企業對文秘人員的素質要求

國有企業對文秘人員的素質要求著重如下三點：職業道德、合作精神、溝通能力。作為一名文秘人員，必須有良好的職業道德。這是大多數國有企業領導的第一個想法。雖然“職業道德”是個非常籠統的概念，其具體表現便是責任心。一位國有企業領導如是說：“我認為，一個有責任心的人，他不會是個做事半途而廢的人;一個有責任心的人，他永遠不會失去對工作的熱誠;一個有責任心的人，他辦事領導肯定很放心。”

從他對文秘責任心的看法與評價中，我們便可領會其中的重要性。作為第二大文秘素質要求便是合作精神。文秘的協調工作能力其實就是溝通能力。文秘進行溝通的方式主要有電話、網絡、面對面交談等。作為現代型的企業公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業文秘完成的，職業文秘溝通不專業，客戶就無法信任你;職業文秘溝通不熱情，客戶只會冷落你;職業文秘溝通不擇時，客戶只會煩著你。不過，這并不是說學歷不重要。現今大多數的領導本人的學歷層次較高，因此，他們對貼身工作的文秘人員，其學歷要求相對也更高些，一般應在大專以上，最好要有2到5年的工作經驗，這似乎成了現代企業招聘人才的共識了。

2 國有企業文秘人員要充分發揮參謀助手作用

2.1轉變觀念，培養自我意識

文秘的自我意識是指文秘人員對自身和所處環境關系的認識和感受，它是文秘人員現代意識的內容之一。雖然文秘工作具有很強的服從性、服務性特點，但文秘人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，文秘人員一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性;另一方面，今天的文秘人員多半受過較高層次的教育，他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識，何言“參與政務”？又何言“管理事務”？因此，作為一個文秘人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會并執行其意圖。

2.2 加強文秘人員的能力鍛煉

隨著企事業單位用人機制改革的深化，從業者在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小，文秘人員如果想更好地發揮參謀助手作用，那么應該不僅具有勝任工作的基礎，而且應該具有不斷更新知識和技能的基礎;文秘人員不僅應具各多種從業能力，還應具備較全面的關鍵能力。因此他或她除精通秘書業務，能熟練操作電腦及多種辦公軟件，熟悉財會業務，還要英語表達能力良好，適應于文秘、公共關系、行政業務助理、商務營銷等第一線崗位的工作，具有可持續發展必備的專業理論知識，能適應社會發展的需要的應用型、復合型人才。文秘人員應該具備較強的文書擬寫與處理能力、文書檔案管理、具有較強的協調公關能力;能組織會議，處理辦公室日常事務;能使用辦公自動化設備及辦公軟件;具有較扎實的英語聽、說、讀、寫、譯能力，具有一定的商貿事務處理能力。

2.3國有企業文秘人員要從“讓領導滿意”向“讓大家滿意”轉變

第一，文秘人員只有實實在在地樹立起“三個服務”意識，工作在得到普通員工認可的基礎上，才能得到領導的肯定，才能真正體現文秘人員的價值。同時，要做事干練，能嚴守機密。秘書是工作在領導身邊最近的人。領導的一些個人行為不可能全部避開秘書的眼睛，他們的喜怒哀樂也會情不自禁地流露。如果秘書不注意守密，會使領導的工作被動。第二，文秘人員要對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心;要助人為樂，不袖手旁觀;要把別人的工作當作自己的工作，以主人翁姿態提建議，當參謀;把別人的困難當作自己的困難，以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心。只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，別人和社會就會抬舉你，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。第三，要有平常心。文秘人員的職位很特殊，她雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對領導負責，所以常常給人“一人之下”的錯覺。正因如此，才要保持一顆平常心：“我只是公司的一名普通職員，我服務于我的工作。第四，舉止得體。無論做什么工作都得為自己的職業做出一定的犧牲，尤其是女秘書，服裝應該素雅清爽，工作日要穿職業裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。

2.4在工作重點上，國有企業文秘人員要從單純的“辦事辦文型”向“參謀助手型”轉變

辦文和辦事是國有企業文秘人員工作量最大的兩項工作，同時也是兩項最基本的工作內容。在目前競爭日益激烈的市場經濟環境下，企業領導必須緊緊盯準市場經營中的熱點、難點和重點問題。在這種情況下，文秘人員不能夠只滿足于做好自己的基本工作，應該跳出這個思維，以企業發展來思考問題，為領導決策提供意見和建議。文秘人員工作的價值和質量的體現，不能夠僅僅只看其完成手中具體工作的效果，而應該更重要的是看其是否起到了參謀助手作用。要愛崗敬業，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質，對自己負責的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時刻牢記秘書的天職只是做好領導的后勤。

3 結語

總之，國有企業文秘人員必須嚴格要求自己，不斷提高自身的素質，只有這樣才能夠做好領導的參謀助手，為公司的發展作出更大的貢獻。

參考文獻

[1]淺談如何充分發揮企業文秘人員的參謀助手作用[J].鐘聆.廣東科技.2019（08）.

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