科研課題檔案信息化管理現(xiàn)狀與對(duì)策研究

蔣麗萍 楊哲睿 高娜 劉梁

摘 要 文章說(shuō)明了科研課題檔案信息化建設(shè)的相關(guān)定義，并分析科研課題進(jìn)行檔案管理存在的問(wèn)題，最后提出科研課題進(jìn)行檔案信息化管理的對(duì)策，為科研課題的開(kāi)展提供參考。

關(guān)鍵詞 科研課題檔案信息化管理;問(wèn)題;對(duì)策

引言

檔案管理工作一直是各個(gè)單位進(jìn)行日常管理的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系到單位的正常運(yùn)行和工作進(jìn)步。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理帶來(lái)新的變革，改變了檔案資料的收集和處理方式，也改變了檔案管理模式。對(duì)于科研課題檔案管理來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)信息化管理具有特殊的意義，本次就對(duì)此進(jìn)行分析。

1科研課題檔案信息化建設(shè)的定義

科研課題其實(shí)就是科研任務(wù)，有一部分是政府給出的科研任務(wù)，定期發(fā)布在網(wǎng)站上，由各個(gè)有資質(zhì)的單位進(jìn)行申請(qǐng)，包括高校和科研院所，比如國(guó)家自然科學(xué)基金等，每年都會(huì)發(fā)布科研課題。另外就是企業(yè)為了解決運(yùn)營(yíng)中遇到的問(wèn)題而建立的研究任務(wù)，可以自主進(jìn)行研究或?qū)で笊鐣?huì)人士的幫助。科研課題檔案信息化建設(shè)，就是借助信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)基礎(chǔ)，對(duì)科研課題相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行處理和開(kāi)發(fā)，比如課題進(jìn)展過(guò)程、課題資料、課題參考的文獻(xiàn)等，還包括課題的進(jìn)展和結(jié)果等，都集中到一起，形成檔案資料歸檔，并建立電子檔案的模式。進(jìn)行科研課題檔案信息化建設(shè)，涉及基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才、安全保障等方面[1]。

2科研課題檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)不足

在實(shí)際工作中，科研人員的檔案管理意識(shí)不足，更重視課題的開(kāi)展，不重視后期對(duì)資料的匯總和歸檔，部分資料十分雜亂，甚至出現(xiàn)遺失情況。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不重視電子檔案管理，對(duì)于電子檔案的驗(yàn)收不嚴(yán)格，還容易出現(xiàn)不安全問(wèn)題。雖然科研課題開(kāi)展中對(duì)于電子儀器設(shè)備的應(yīng)用十分廣泛，會(huì)自動(dòng)形成電子數(shù)據(jù)資料，但因?yàn)橛斜淮鄹牡目赡埽院芏嗫蒲腥藛T依然以文字記錄為主體進(jìn)行檔案管理，資料收集、整理和歸檔工作由檔案室進(jìn)行。

2.2 檔案存檔不及時(shí)

科研課題過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料信息，而這些信息一般都掌握在科研人員手中，包括課題的開(kāi)題報(bào)告、資料、進(jìn)展記錄、實(shí)驗(yàn)方案等，以天文課題為例，涉及對(duì)天文現(xiàn)象的觀察，天文資料的收集等。而科研人員不是專業(yè)的檔案人員，歸檔意識(shí)不足，經(jīng)常因?yàn)檫^(guò)程麻煩或著急進(jìn)行科研而放棄歸檔，導(dǎo)致課題資料十分分散和混亂。專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于科研內(nèi)容不了解，接觸不到原始的科研資料，因此一般在課題完成驗(yàn)收時(shí)再進(jìn)行檔案資料收集、整理和歸檔，可能出現(xiàn)資料遺失、損壞等問(wèn)題，需要進(jìn)行補(bǔ)救，增加了管理難度。

2.3 管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

因?yàn)榭蒲姓n題的特殊性，很多資料都是保密級(jí)別較高的，因此科研課題進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的要求較高。為了保證科研檔案管理工作的順利開(kāi)展，國(guó)家專門出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，但都是針對(duì)的實(shí)體檔案，對(duì)于電子檔案管理的歸檔、保存、移交等沒(méi)有做出詳細(xì)的規(guī)定，因此進(jìn)行信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)不完善，方法不詳細(xì)，影響管理工作開(kāi)展[2]。

3科研課題檔案信息化管理對(duì)策

3.1 提高信息化管理意識(shí)

科研課題檔案信息化建設(shè)首先要提高信息化管理意識(shí)，科研課題需要將檔案信息化建設(shè)納入整體單位信息化建設(shè)的框架中。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展日新月異，在檔案管理方面也出現(xiàn)一些新問(wèn)題，因此要注意與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)當(dāng)前的科研院所發(fā)展情況和課題研究情況進(jìn)行調(diào)查分析，考慮科研課題的未來(lái)發(fā)展，思考有效的信息化建設(shè)方案。一方面要提升科研人員的檔案信息化管理意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于科研課題發(fā)展的積極意義，從而能夠認(rèn)真對(duì)待科研資料，自主進(jìn)行保存和整理;另一方面提升檔案管理人員的檔案信息化意識(shí)，能夠跟隨每一個(gè)科研課題的進(jìn)行，注意進(jìn)行資料收集和整理歸檔，為每個(gè)課題建檔，并重視課題檔案的實(shí)時(shí)更新。

3.2 推進(jìn)規(guī)范化管理

科研課題檔案信息化建設(shè)要注重實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。科研單位需要收集其他單位進(jìn)行科研課題檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理;認(rèn)識(shí)到信息化手段對(duì)于檔案管理的作用，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高效管理。科研單位還需要積極探索具有單位特色的檔案信息化管理道路，可以根據(jù)單位的管理需求，樹(shù)立特色信息意識(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分類，分析不同類別檔案的作用和價(jià)值，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理;重視檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全水平，尤其是科研課題的電子檔案資料數(shù)目龐大，對(duì)于安全保存和保密有更高要求，科研單位要重視網(wǎng)絡(luò)防護(hù)手段的提升。

3.3 重視信息化人才建設(shè)

科研課題檔案信息化建設(shè)對(duì)于人才的需求較高，因此要重視信息化人才建設(shè)。科研單位的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作思路和方式，認(rèn)可信息化管理模式的應(yīng)用，結(jié)合本單位科研課題的特色，思考如何有效進(jìn)行信息化管理。加強(qiáng)對(duì)信息化管理方面技術(shù)的培訓(xùn)和提升，提高信息化水平和能力，能夠根據(jù)不同的檔案類型進(jìn)行信息化管理。科研單位要重視科研人員檔案管理水平的提升，以及檔案管理人員科研資料了解程度的提升，從雙方入手，推動(dòng)聯(lián)合協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)雙方的綜合發(fā)展。

4結(jié)束語(yǔ)

科研課題檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作，對(duì)于課題進(jìn)行、單位發(fā)展均有重要意義。因此科研單位要重視這項(xiàng)工作的進(jìn)行，提供人力、物力和財(cái)力支持，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，實(shí)現(xiàn)高效管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 馬艷秋.加強(qiáng)科研院所檔案信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018，（12）：42.

[2] 生華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析研究[J].中外企業(yè)家，2016，（9）：164.