淺談建立電子檔案館（室）之觀點

趙琴

【摘? 要】隨著計算機和網絡技術的迅猛發展，檔案管理建立電子檔案館（室）是適應時代發展的新要求，新舉措。加快落實建立電子檔案館（室）是實現加強檔案規范化管理、提高檔案管理工作效率、增強檔案管理服務水平的必然途徑。

【關鍵字】檔案管理; 電子檔案館（室）

【中圖分類號】G276????? 【文獻標識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2019）04-0256-01

檔案，是指過去和現在的國家機關、社會組織、以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。因此充分的發揮檔案的作用，為兩個文明建設服務具有十分重要的意義。在全社會推進信息化建設的同時，網絡技術飛速發展，為檔案管理提供了新的內容。按照檔案發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確地評估、判斷和決策，對檔案工作中的各個環節實施有效控制和高效管理，是檔案數字化管理的基本內涵。新形勢下，加快實施檔案數字化管理建立電子檔案館（室）是形勢所迫，更是檔案管理本身意義之所在。

1 建立電子檔案館（室）的必要性

1.1 人類進入信息社會，信息技術向各個領域拓展與滲透，涉及的領域也越來越寬，檔案管理行業也不例外。傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數字化在社會各領域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。隨著信息化時代的到來，現代科學技術在世界范圍內迅速發展，計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新技術、新手段在社會生活各個領域得到了越來越廣泛的應用，辦公自動化和無紙辦公已經成為一種新的發展趨勢。在這種發展趨勢下，形成了各種新載體、新介質的檔案形式，給檔案管理工作提出了新的問題、新的挑戰，打造數字化檔案必將成為現代檔案管理的一大亮點。數字化檔案就是通過計算機技術、多媒體技術、網絡技術、聲像技術及電子通訊技術，快速、準確、有效地利用分散于不同存儲地的大量檔案信息，向社會及其相關群體提供優質服務。檔案工作必須適應時代發展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，最終實現檔案管理現代化。

1.2 促進現代管理技術應用，提高了工作效率。在檔案管理工作中，傳統的手工管理方式勞動量大非常大，檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，由于是人工鑒定立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都按照統一的標準，因個人的理解不同，對相同文件可能會產生不同的分類，這樣很可能會出現分類不準的現象，影響案卷分類的準確性，出現事半功倍的現象而且長期從事檔案工作，檔案中的有害物質會直接影響檔案管理者的身體健康。實現檔案數字化管理，不僅可以將廣大檔案工作人員從繁重的體力勞動和有害的工作環境條件中解放出來，也是廣大檔案工作者的心聲。同時，檔案數字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復制與存儲，面對數字化檔案帶來的海量信息，要求檔案管理工作者在強烈的事業心、責任感下，切實發揮主觀能動性，加大檔案管理的深度，利用先進的科技手段去偽存真，深入挖掘有用信息，多角度比較，綜合分析，將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設的管理系統完成對資料的歸檔，這樣降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作效率。同時紙質檔案數字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數字化管理，可以使紙質檔案原件的數字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。單純從技術上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網的計算機就能利用到檔案館內已經開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網利用檔案電子資源。

2 建立電子檔案館（室）的存在的問題

2.1 硬件設備不足。目前進行建立電子檔案館工作建設所需要的設備可分為信息采集、存儲以及利用等三類設備，這三種設備在檔案數字化建設工作當中的作用各有不同，因此缺一不可，但是在實際的檔案管理單位中，由于資金或者其他原因，造成其設備的購買出現阻礙，因此導致檔案數字化轉變的困難。

2.2 建立檔案電子館（室）檔案數字化管理有一定的風險性。保密性是檔案文件的又一重要特征，而計算機的數字檔案在網絡環境下，處于游離狀態極易暴露與泄密。操作人員瞬時的錯誤操作難以徹底杜絕，甚至某些錯誤的處理請求指令可能導致系統癱瘓。計算機病毒、網絡黑客的襲擊也隨時會使系統遭到破壞。磁電載體介質性能的不穩定，使存儲信息易受到人為或自然因素影響而丟失，如解密下載、拷貝、篡改等威脅，使之無法長期安全保管，達不到檔案管理的基本要求——安全、可靠。

2.3 工作人員業務素質需要提高。因檔案數字化與數字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數字影像處理等多種現代化技術，增強檔案管理業務水平，并非僅懂得現代計算機技術的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復合型人才方可勝任。因而必須重視檔案數字化與數字化檔案管理人員的培養。

3 結語

隨著計算機網絡的進一步發展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。誠然，在檔案數字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。

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