做好檔案管理工作研究

田萬利

【摘要】提高檔案管理工作的工作效率能對信訪局工作的公正性以及客觀性產(chǎn)生促進(jìn)作用。在現(xiàn)有的制度中，相關(guān)的信訪檔案收集、整理、歸檔以及管理等制度還存在很多缺陷，因此很多信訪局在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，會發(fā)生很多問題，所以，做好信訪局的檔案管理工作就顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】信訪局;檔案管理;有效措施

信訪局保存的很多文件價值很高，可以很好地反映進(jìn)行的各種活動的情況，也能很好地反映出信訪局管理水平的高低，可以幫助政府部門的管理層更好地做出適當(dāng)?shù)脑u價，通過這樣，可以直接找出管理中存在的缺陷，并做出相對應(yīng)的解決措施，在現(xiàn)在的社會環(huán)境下，需要信訪局的檔案管理工作與時俱進(jìn)，進(jìn)一步的提高其工作效率。

一、樹立檔案管理理念，提升檔案管理認(rèn)識

在現(xiàn)在的信訪局中，仍存在很多工作人員沒有意識到檔案管理工作的必要性，不重視這項工作。這是不對的，良好的檔案管理工作對于信訪局的正常工作起到了重要的促進(jìn)作用，可以有效地提高信訪局的工作效率，實現(xiàn)其不斷發(fā)展。首先要做到思想上重視，這是保障信訪局檔案管理工作的前提，這就需要信訪局制定更好的檔案管理觀念：首先，加強(qiáng)員工對于檔案管理工作創(chuàng)新的觀念，要把創(chuàng)新的觀念完全滲透進(jìn)工作中去，并不斷提高規(guī)劃與投入，制定相關(guān)的制度。其次，要建立現(xiàn)代化的管理意識，在檔案管理工作中運(yùn)用信息化的意識，對龐大的檔案庫進(jìn)行分類整理，更好地體現(xiàn)檔案的社會價值。最后，要建立效率意識，改變原先的從收集整理到加工歸檔再到調(diào)用的散漫的工作狀態(tài)，調(diào)高工作效率，更好地體現(xiàn)出檔案的社會價值。

二、加強(qiáng)部門之間協(xié)作，提升合作辦公能力

在信訪局中，大多數(shù)價值比較高的檔案是源自不同的部門。因此，需要及時與其他部門溝通，實現(xiàn)雙方之間工作的協(xié)調(diào)，對于檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量起到了很好的保障作用。作為檔案工作者，必須做到：1.嘴勤，要經(jīng)常聯(lián)絡(luò)其他部門，來了解近期開展的相關(guān)工作。2.腳勤，經(jīng)常去其他部門走動，更好的得到新的情況。3.腦勤，要善于聯(lián)系政府工作的時機(jī)情況，去想如何以工作為中心來寫文書檔案，同時還要做好相關(guān)的搜集資料和服務(wù)的工作。除此之外，還要做到加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，只有這樣，才能更好地保障文書檔案的相關(guān)信息收集沒有障礙。可以更好地展示一個單位的過去、現(xiàn)在、未來的發(fā)展?fàn)顩r，通過這樣，可以更好地幫助信訪局在工作的過程中提供服務(wù)，貢獻(xiàn)更多的情報以及信息，更好地發(fā)揮檔案的參謀依據(jù)的作用。

三、借助科技技術(shù)手段，提升檔案管理效率

想要提高信訪局內(nèi)部工作的效率，首先要在單位的內(nèi)部接入局域網(wǎng)，在單位的內(nèi)部建立一個檔案館的網(wǎng)頁，開辦相應(yīng)的檔案調(diào)取等功能，以提高單位各部門的檔案使用率，減少檔案調(diào)取的時間并提高各部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系。在建立檔案館網(wǎng)頁時需要注意，首先需要添加一個問答服務(wù)，保證在出現(xiàn)有關(guān)檔案的問題時，方便檔案管理工作人員與其他部門的人員取得聯(lián)系，更快地解決問題。其次是要根據(jù)檔案機(jī)密的不同程度，在網(wǎng)址上適當(dāng)?shù)馗淖冋{(diào)取檔案的難度，可以把一些機(jī)密性高的檔案，通過設(shè)置驗證碼等其他方法采取一定的保護(hù)措施，只有得到一定的允許時才可以使用檔案。可以建立一個電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過這個管理中心，整理各部門的檔案，在網(wǎng)站設(shè)置查詢服務(wù)，方便工作人員更好地查詢公開性以及限制性的檔案，提高信息資源使用的效率。通過這個網(wǎng)站，可以讓員工更好地使用檔案，提高了資源的使用率。

四、聯(lián)合社會信息資源，實現(xiàn)系統(tǒng)資源共享

隨著信息時代的持續(xù)進(jìn)步，人們的信息量和知識量也在不斷增長。因此，必須建立一個完善的社會信息系統(tǒng)，打破過去情報、圖書、檔案等部門獨(dú)立的局面，實現(xiàn)一體化的管理模式，充分發(fā)揮集體的優(yōu)勢。而將實現(xiàn)資源共享以及建立聯(lián)合目錄作為現(xiàn)在實現(xiàn)社會信息系統(tǒng)的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。建立聯(lián)合目錄需要相同的著錄編排和格式，通過建立聯(lián)合目錄，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的目標(biāo)，可以讓信訪局充分地發(fā)掘各個部門蘊(yùn)含的潛力，實現(xiàn)檔案的資源互補(bǔ)，有效地提高檔案的利用率，減少檔案的浪費(fèi)和重復(fù)。

五、提高管理人員素質(zhì)，提升管理工作質(zhì)量

信訪局需要時刻關(guān)注檔案管理的工作人員，鍛煉他們的專業(yè)技能以及培養(yǎng)他們綜合素質(zhì)，并定期地開展一些職業(yè)道德修養(yǎng)活動和專業(yè)的知識培訓(xùn)課程，以提高他們的綜合素質(zhì)水平，保障檔案管理的相關(guān)工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，有比較高的水準(zhǔn)。除此之外，信訪局還要制定相關(guān)的創(chuàng)新鼓勵政策，可以讓檔案管理的工作人員在平時的工作中得到提高，獎勵制度主要包括一些物質(zhì)獎勵等，并在獎勵制度的基礎(chǔ)上，引入更多年輕的、專業(yè)技能強(qiáng)和綜合素質(zhì)高的多方面人才，這樣，就可以使檔案管理工作人員更好地了解現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時，借助高超的技術(shù)水準(zhǔn)來保障整個團(tuán)隊的水平，達(dá)到工作質(zhì)量的提高。

六、結(jié)語

總而言之，檔案工作作為信訪局發(fā)展的基礎(chǔ)，只有順應(yīng)時代，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，加強(qiáng)管理方面的水準(zhǔn)，才能真正地實現(xiàn)工作效率的提高，為信訪局未來的發(fā)展開辟道路。

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