新時期人事檔案管理信息化建設研究

黃琳娜

【摘要】隨著社會經濟的不斷發展，人才逐漸涌現，不僅人與人之間出現競爭關系，各單位之間也在相互競爭，而隨著高科技智能化的推廣，信息技術和人類的工作、生活有著密不可分的關系，且信息化也推動了各公司的發展。人事檔案的管理也離不開信息化的建設，為滿足當今社會的發展，信息化技術在人事檔案的管理中需依靠人員和技術的共同努力，使人事檔案管理的工作得以順利開展。

【關鍵詞】人事;信息化;檔案管理

在全球經濟化的背景下，我國不斷加快經濟建設，各行各業的公司不斷成立，人才的加入大大提高了經濟建設，但隨著人員的逐漸增加，人事檔案的信息資料也隨之增多，且各方對檔案管理的要求也在不斷提高，傳統的人事檔案管理方法不能滿足目前需求，在信息技術的運用下，應提高人員管理技術和信息化的建設。

一、信息化建設對人事檔案管理的意義

伴隨著知識型經濟和信息化時代的來臨，我國從社會建設、政治和經濟發展等，都發生了積極的改變，各職業也有了新的機會。以此為背景，人事管理作為管理過程中的重要環節之一，也做出了轉變，由傳統的人員手工管理方式融入了科技信息化技術，這樣的發展對公司的發展也有著推進作用。

（一）有利于實現人事檔案管理信息的資源共享。信息化時代人類需要不斷進步，在順應時代潮流的同時，信息化的人事檔案管理是企業發展現代化必不可少的條件，也是提高管理工作效率的重要因素。并且信息化有著相互關聯的特點，以合理且科學運用管理方法對人事工作相關信息加以保密為前提，資源的共享通過信息傳播、相互的交叉運用也會產生積極的作用，轉化為不同機遇，所以信息的資源利用也逐漸成為經濟發展中的戰略資源，在展現個人價值的同時也有利于現代化的經濟建設。

（二）便于公司管理和檔案信息的查詢和利用。對于較傳統的人事檔案信息管理，其是以人工管理為主，在查詢時耗費時間且環節較復雜，而信息化的檔案管理技術通過數字和電子化的方式，較大程度上簡化了檔案信息管理的復雜程度。并且在傳統方式中，檔案大多為紙質，需較大空間進行放置，而信息化的檔案管理將實物以虛擬的形式存儲，既方便公司人事檔案的存儲，也能迅速地從中提取想查閱的信息，使檔案的價值得以發揮。而通過對檔案管理相關的軟件開發運用，使人事信息以多層次、多方面、多立體的模式集中，在促進轉變人事信息管理方式的同時，提高了資源的利用率，為社會經濟建設服務，從而推動社會發展。

二、人事檔案管理中信息化建設普遍存在的問題

人事檔案管理的信息化對企業的發展起著促進性的作用，在社會的發展下，信息化建設也不斷推進，而對于人事檔案的管理需要多方的共同努力，在建設的過程中大致存在以下幾點問題：

（一）未設定統一的信息化管理標準。在企業數量和類型的不斷增加下，各企業也出現追求個性化的現象，例如，部分單位較排斥公開信息，并沒有公布人員的信息，有的單位僅在局域網上小范圍公開，講究內部管理，任何管理機制的高效施行都以科學化、合理化為前提，設定統一的信息管理標準，才能保證檔案信息的高質量，從而發揮其作用，也可保證檔案信息網絡的通暢，讓信息的共享更有效地開展。除此之外，也應注意認識檔案信息的安全性，從管理部門到各員工提高安全意識，在保證完整且真實的前提下，及時做好備份、加密、設置權限等措施。

（二）基礎設備不夠完善，管理人員綜合素質待提高。我國人口眾多且分部地區廣泛，這也使得人事檔案的信息化管理普及的時間較長，部分偏遠地區和小型企業接受科技化、電子信息管理方式較慢，仍保持以人工的方式管理檔案信息，或是設備不積極搭配齊全，例如缺少較為基礎的掃描儀、網絡等條件，另一些地區雖普及了計算機信息管理，卻不能保證聯網。在檔案信息管理的人員選擇方面，應同時具備專業技術和綜合素質，個別中小企業因節約成本或不重視管理，在崗的管理人員因專業水平較低或個人不重視，導致信息錄錯、使用不靈活等，這些原因都使人事檔案信息的發展和傳輸發展較緩慢，不利于社會的建設。

三、優化創新信息化建設的方法，提高人事檔案管理的效率

（一）提高管理工作的重視程度和人員的綜合能力。人事檔案的信息化管理雖憑借網絡平臺開展提高管理的水準，但主體依舊是人員自身，信息化管理的有效開展離不開管理人員的重視，這是一個較為漫長且需長期努力的過程，作為管理人員應將信息化管理工作置為重要位置，在日常工作中加深管理，結合企業的實際情況改善管理方式，有問題產生也應快速解決，不出現堆置、延期的現象。在人員方面，因信息化的管理依舊需要依靠人為錄入信息和審核數據，所以企業應給予學習機會，定期舉行業務培訓，保證隨社會發展更新使用方法，此外定期的人員選拔也是促進成長的方法，不僅要求對系統的熟練操作，更應學習相應的圖像、文字等后臺操作方法，這樣不僅提高了工作效率，也有利于企業發展。

（二）確保設備的更新和軟件的開發。如果想高效地開展檔案信息化的管理實施，除提高人員的綜合素質以外，硬件設施和軟件的更新十分重要，這也是各環節開展的基礎，通過及時更新設備，不斷完善網絡信息管理的系統，作為信息傳輸和資源共享的工具之一，硬件設備的配置對人事檔案信息的管理有很大推進作用，也是日常工作的保障。

四、結束語

關于人事檔案在單位工作的重要意義，主要在于人事檔案中對個人的學習能力、工作經驗、個人修養、綜合素質等方面進行了詳細的記錄，是單位在招聘工作人員時經常會調查的資料。在“互聯網+”的大數據時代，將檔案以信息化的方式進行管理，可以使資源進行實時共享，以更好地利用。重視其人事檔案管理工作的改進，有利于提高工作效率，使得人事檔案的價值獲得充分的體現。

【參考文獻】

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