淺談人事檔案的特點(diǎn)和整理

張苗 王端

【摘要】人事檔案反映一個(gè)人的綜合情況，具有很多特點(diǎn)，認(rèn)真遵守其分類標(biāo)準(zhǔn)和整理原則，把人事檔案準(zhǔn)確無誤地歸整成卷，為利用部門提供高效準(zhǔn)確的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】定義;特點(diǎn);人事檔案;整理

一、人事檔案的定義

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面情況并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。

二、人事檔案的特點(diǎn)

（一）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案由多個(gè)部門職工包括在職職工和離退休職工為單位建立起來的反映員工綜合情況的檔案材料。人事檔案直接服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性，在干部人員調(diào)動(dòng)、任用、晉升、出國、入黨團(tuán)、調(diào)整薪資等工作中，人事檔案都具有重要的考察意義。

（二）真實(shí)性。人事檔案的真實(shí)性是最重要的。人事檔案的真實(shí)性直接影響到人事的錄用和資料真實(shí)的完整性，所以確保人事檔案真實(shí)是構(gòu)建人事檔案的基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案資料的來源內(nèi)容和形式等都必須是完整、真實(shí)的，可以客觀反映所屬人的真實(shí)面貌。

（三）動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，而是不斷發(fā)展變化。隨著當(dāng)事人的成長，一些新材料不斷補(bǔ)充，比如個(gè)人履歷的豐富、業(yè)務(wù)能力的提升所產(chǎn)生的職稱材料、崗位薪級(jí)變化后相應(yīng)的薪資變動(dòng)、新發(fā)展的黨員材料等。人事檔案必須做好新材料的收集補(bǔ)充歸檔工作。

（四）流動(dòng)性。人事管理工作中，單位工作人員并不是固定不變的，會(huì)根據(jù)工作要求不斷引進(jìn)新的職工，也有部分職工會(huì)選擇跳槽到另一個(gè)更適合自己的單位，人事檔案要隨著人員的流動(dòng)而不斷的轉(zhuǎn)遞，做到“檔隨人走”“人檔統(tǒng)一”，避免“有檔無人”“有人無檔”的現(xiàn)象。

（五）保密性。人事檔案記載的材料涉及范圍很廣，包括個(gè)人的履歷、家庭成員情況、個(gè)人的學(xué)歷、職稱職務(wù)、獎(jiǎng)懲情況、薪級(jí)待遇、培訓(xùn)科研、自己的身體健康狀況等重要信息，是個(gè)人向組織反映個(gè)人成長中形成的材料，屬于黨和國家的機(jī)密，也涉及當(dāng)事人個(gè)人的隱私，不得泄露，不得不按照檔案利用原則而隨意提供檔案信息，否則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，人事檔案管理人員不能接觸自己的檔案，在保管和查閱利用方面有嚴(yán)格的保密要求。

（六）專指性。一份人事檔案只能是同一個(gè)人的檔案，要求檔案工作人員在檔案整理過程中仔細(xì)認(rèn)真，同一個(gè)人的檔案材料不能分散，整理立卷，在裝訂過程中再仔細(xì)核對(duì)每一份材料，不能摻雜他人材料，不同人的檔案不可混淆。后期形成的散材料，要注意是否有重名放錯(cuò)的現(xiàn)象，切忌張冠李戴。

三、人事檔案的整理

（一）人事檔案的分類。人事檔案共分十大類：1.履歷方面的材料，如干部履歷表、個(gè)人簡歷材料等。2.自傳以及屬于自傳性質(zhì)的材料。3.考察、鑒定、年度考核表、干部考核和民主評(píng)議的綜合材料等。4.分為四小類，分別是：學(xué)歷學(xué)位材料;專業(yè)技術(shù)材料;科研學(xué)術(shù)材料和培訓(xùn)材料。5.政審材料。6.加入黨團(tuán)形成的材料。7.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。8.違紀(jì)處分材料。9.分為四小類，分別是：工資待遇材料;任免、聘用等材料;出國（境）審批材料和會(huì)議代表等材料。10.健康檢查表、畢業(yè)生就業(yè)通知書、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等其他材料。

（二）人事檔案加工。1.拆除曲別針、大頭針、訂書釘?shù)纫籽趸P金屬品。對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、褶皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工;將材料按照順序排列整齊，盡量要求四邊齊，至少確保左、下齊。2.整理加工材料方法有三種。（1）對(duì)于破損、卷角、褶皺和小于16開的檔案材料要進(jìn)行裱糊。裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫熨燙。（2）對(duì)于大于16開的可以進(jìn)行裁剪的材料，進(jìn)行裁法。（3）對(duì)于紙張較大，但有的內(nèi)容不可裁去的，需要對(duì)其進(jìn)行折疊。折疊要平整，便于展開閱讀，同時(shí)不得損壞檔案里的文字、照片等材料。3.對(duì)于過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂時(shí)，不得壓字和損傷材料內(nèi)容。

（三）人事檔案的排序。人事檔案的排序基本方式三種：1.時(shí)間排序法。按照材料形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列。適用于檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。2.內(nèi)容主次關(guān)系排序法。即按照材料的內(nèi)容以及材料間的內(nèi)在聯(lián)系排序。如第六類的材料中的入黨材料，入黨志愿書應(yīng)排在入黨申請書之前，然后入黨其他材料按照材料形成時(shí)間順序進(jìn)行排序。適用于第五、第六、第八類材料。3.層次排序法。即同一個(gè)大類材料進(jìn)行二次分類，如第四類材料，可以分為四小類：學(xué)歷學(xué)位材料;專業(yè)技術(shù)材料;科研學(xué)術(shù)材料和培訓(xùn)材料。二次分類的材料按照材料形成時(shí)間的順序進(jìn)行排列。適用于第四、第九類材料。

（四）人事檔案的編目。1.人事檔案編目首先要確保整本檔案材料是同一個(gè)人的，是否有重名材料放錯(cuò)、張冠李戴的現(xiàn)象。2.人事檔案編目，在每份材料右上角編注材料類別、順序號(hào)、總頁碼。一定要用鉛筆標(biāo)注。每份材料首頁的類號(hào)、順序號(hào)、總頁碼必須與目錄相符。3.手寫目錄要清楚、工整、正確、美觀。填寫目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。十大類的每類目錄要留出適量的空格，供補(bǔ)充材料用。也可通過計(jì)算機(jī)設(shè)備打印，每次增加新內(nèi)容時(shí)需重新打印目錄。

（五）人事檔案的裝訂。在人事檔案材料整理排序、編號(hào)、編目后要進(jìn)行裝訂成卷。裝訂時(shí)需要注意：目錄在卷首，裝訂盡量四邊整齊，確保左、下對(duì)齊;在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。現(xiàn)在一般要求把人事檔案裝入塑料卷盒，裝訂后在檔案盒上須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案編號(hào)。

四、結(jié)語

人事檔案是考察和了解員工的重要途徑，是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，了解和掌握人事檔案的特點(diǎn)和整理要求，保證人事檔案的完整準(zhǔn)確無誤，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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