新時代辦公室檔案管理工作的創新研究

徐瑜彬

摘 要：檔案管理是搜集人才和考察人才的重要方法之一，新時代背景下，要加強檔案管理的創新工作，讓檔案管理在企事業運行中占據重要位置。

關鍵詞：辦公室 檔案管理 創新

筆者通過研究當前辦公室檔案管理存在的問題，指出企事業單位要建立一套完整的檔案管理機制，管理各環節都要相輔相成，增強檔案管理信息化程度，在搜集和檢索檔案時更高效，要提高檔案信息防護意識，保證個人隱私和企業機密不泄露。

隨著經濟全球化進程的不斷推進，企事業單位必須高度重視人才的培養和管理，如何有效的甄別和搜集人才就顯得很重要。檔案管理是收集、整理和鑒定資料的重要環節，最終目的是提供有效的為社會服務的檔案人才信息，檔案管理工作復雜程度高，各個部門和科室都要分工明確。企事業單位中檔案管理工作已經由傳統的手工記錄管理進入了信息化管理狀態，但是當前信息化管理中仍然存在著很多問題，制約著檔案工作的有效開展。筆者通過研究新時代辦公室檔案管理工作存在的問題，指出解決方案，希望對檔案管理工作有所幫助。

一、新時代辦公室檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作機制落后

檔案管理由于在企事業單位中作為一項服務性的工作，不直接產生經濟價值，很多企事業單位不重視檔案的管理工作。很多單位檔案并不是由專人負責，而是由辦公室行政人員進行兼職管理，檔案管理在很多單位并沒有績效考核制度，管理體系不健全，檔案管理出現問題后習慣推卸責任，這樣直接影響了檔案工作的推進。再者，由于檔案管理的疏忽，很多優秀人才的履歷在檔案中并沒有得到體現，造成人才流動性大，人才不能充分的挖掘，可以看出，檔案管理工作在企事業單位中非常重要。

2.檔案管理信息化程度不夠

檔案管理工作涉及到檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索等，每一項工作都必不可少，并且具有一定的程序性，相互之間組成一個統一的整體。在當前檔案管理中，一些企事業單位并不重視檔案的信息化，仍然采用原始的手工統計方式來管理檔案，一些人才的檔案從進入單位后就沒有再次更新過，時間長了企業高層并不能直接的了解人才的具體能力。再有，由于信息化程度不夠，單位在搜集檔案信息時耗費的時間就會很大，搜集到的信息也起不到很大的參考作用，企業單位的運行效率就會變得很低下。因此，豐富信息化管理方式，從分類、整理和搜索各方面都需要一定的流程。

3.信息化檔案管理風險比較大

檔案涉及到個人的養老保險、培訓和學習情況等，屬于需要保密的個人信息。新時代，隨著信息化的發展，檔案管理工作變得更加開放，管理上也變得更加具有時效性。但是，隨著互聯網的發展，黑客和病毒等也給辦公室檔案管理帶來了巨大挑戰，檔案一旦被黑客攻擊，那么個人信息就會被盜取，特別是一些機密性的材料一旦丟失，就會對企業的社會帶來很大的損失。但是，由于企事業對檔案管理工作的不重視，很多電腦并沒有升級防護系統，造成檔案信息經常泄漏。

二、新時代辦公室檔案管理工作創新策略

1.建立良好的檔案管理機制

企事業單位首先要意識到檔案管理工作的重要性，在管理中要舍得投入，要建立一套完整的檔案管理模式。對于規模大，人員數量和部門比較多的企事業單位，應該成立專門的檔案管理部門，檔案要安排專人進行管理，管理者需要具備基本的檔案管理知識，最好是檔案學專業畢業，要定期對檔案管理進行考核，納入年終考評中。檔案歸檔時要確保其完整性，手續如果不全，應該退回補辦，檔案不僅要有原件，在信息化系統中應該有詳細的備份。管理人員還要學會檔案信息開發和信息輸出功能，在檔案編制、統計和利用上各個環節都相輔相成，所有的子系統在進行作用時都形成良好的反饋機制。

2.增加檔案管理信息化程度

檔案信息化程度不高，在信息查找和檢索時就會遇到很大問題。檔案管理部門應該進行適當的信息化培訓，讓檔案管理自動化程度更高，包括信息的自動采集和檢索，在檔案分類方面按照內容、組織機構、業務項目等進行信息化的大類和小類區分，并在每一個分類上設置關鍵詞，這樣在進行查找時便會方便很多。再者，要學會利用信息庫技術、數據壓縮技術和掃描技術等，將檔案的紙質原件、聲像材料等進行電子歸檔，信息化過程要講求規范性和效益性，檔案信息化要符合每份檔案，企事業單位要建立一套完整的監管制度，在信息化管理中對檔案活動產生積極的引導，從而使檔案管理有效推進。

3.提高檔案管理者的防治風險意識

隨著檔案管理信息化的發展，風險也同樣出現在檔案管理中，辦公室檔案管理者要從自身開始樹立安全管理意識，建立良好的道德觀念，重視檔案的重要性。檔案涉及到個人隱私和公司機密，檔案管理者除非工作需要，不能隨意更改檔案信息，也不能將電腦用作其它活動，保存檔案的計算機防護等級要提高一個層次。采用檔案數字加密技術，可以實時更新資料檔案，并能保護信息的安全，需要大量采用，同時要對電腦加裝穩固的防火墻系統和查殺病毒效果好的殺毒軟件，杜絕黑客和病毒的侵入。要充分評估檔案管理中的風險，在管理中有嚴格防治風險發生的組織機構，對于所有檔案信息要進行備份管理，針對可能發生的風險，要有專門的應急處理方法，保障每個人檔案信息的安全。

結語

綜上所述，辦公室檔案管理工作復雜繁瑣，關系到個人的信息安全和企業的機密文件，檔案管理的好壞從側面反映了企事業單位各項工作的開展能力。在新時代背景下，辦公室工作人員要創新檔案管理工作機制，成立專門的檔案管理部門，讓專業性強、綜合素質高的專人負責檔案管理。要加強檔案信息化程度的建設力度，讓檔案信息自動采集和檢索的程度更高，同時也要提高檔案管理防治風險的意識，加強檔案管理數字化加密技術的培訓力度。

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