關于高校儀器設備檔案管理信息化的思考

摘要：隨著高效的擴建，儀器設備檔案管理工作顯得尤為重要，在網絡時代，儀器設備檔案管理信息化是一種趨勢，本文根據(jù)時代要求，分析了儀器設備檔案管理信息化的作用，探討了實現(xiàn)檔案管理信息化的措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化;措施

一、儀器設備信息化的現(xiàn)狀及客觀需求

儀器設備檔案管理是高校資產管理的重點工作，因為儀器設備是教學科研的基本條件，為使學校教學科研的順利進行，儀器設備的檔案管理顯得非常重要。

隨著“211”工程、“985”工程的進行，大批高等院校都進行了擴建，相應的儀器設備增加了不少，給儀器設備的管理帶來了不少困難和壓力，如果還是按照老辦法（手工）管理檔案，勢必費時費力，關鍵是效果還不好，不能及時反映每一臺儀器設備的現(xiàn)狀，如存放地點、廠家型號、領用人等信息，給檔案查找?guī)碇T多不便，同時，也給儀器設備的使用帶來很多困難，基于這樣的現(xiàn)狀，檔案管理信息化勢在必行，是改變現(xiàn)行檔案管理方式的迫切需求。

二、儀器設備管理信息化的作用

現(xiàn)在是網絡時代，計算機代替了人們的很多工作，給我們的工作帶來很多便捷，提高了工作效率，檔案管理工作也不例外，檔案管理信息化在檔案管理中起著舉足輕重的作用，因此，檔案管理信息化是不可扭轉的趨勢。檔案管理信息化的作用具體表現(xiàn)在：

1、為儀器設備的管理提供重要的參考依據(jù)。方便領導管理層根據(jù)信息化平臺提供的數(shù)據(jù)進行整體的宏觀把握和分析決策，因為信息化平臺直觀化、系統(tǒng)化、智能化，數(shù)據(jù)分析一目了然，可以根據(jù)實際需要進行檢索、查詢、分類鑒別等。

2、資源共享。因為現(xiàn)在是互聯(lián)網時代，儀器設備信息化平臺的建立，方便一般使用者查詢儀器設備的具體信息，提高工作效率，而不像以前一樣查詢檔案需要手工一頁一頁地翻找，可以節(jié)省大量的時間和精力，充分發(fā)揮了儀器設備信息化平臺方便快捷的優(yōu)點。

從以上兩個方面來看，儀器設備檔案信息化突破資源分散、時空和環(huán)境等因素的限制，可以隨時進行儀器設備的信息查詢，節(jié)約時間的同時，推進了儀器設備信息資源的共享，提高了儀器設備的使用率。

三、做好儀器設備管理信息化的有效措施

1、軟硬件是基礎。

儀器設備的檔案管理是一項比較復雜的系統(tǒng)工程，而軟硬件的配置是做好這樣工作的前提條件，首先軟件要成熟完善，隨著電子技術的發(fā)展，軟件不斷升級更新，滿足儀器設備管理所需的各項技術要求，保證數(shù)據(jù)能及時更新修改、批量上傳、下載，能實現(xiàn)資源共享等。

2、建立健全儀器設備檔案規(guī)章制度。

檔案的信息化管理需要制度的保障，因此，建立健全儀器設備檔案管理規(guī)章制度非常有必要，儀器設備檔案管理規(guī)章制度的制定應貫徹執(zhí)行國家有關儀器設備管理的政策、法規(guī)：一是明確設備檔案的歸檔范疇，正確地劃分設備檔案的歸檔范圍;二、通過制度的建立，明確部門的職責范圍，使工作開展起來有據(jù)可依;三是建立相應的考核制度，把檔案資料保存的完整性和準確性作為考核檔案管理人員的依據(jù)之一，這樣可以提高管理人員工作的自覺性和積極性，從而保證工作質量。

2、管理人員的專業(yè)素質不可缺少。

儀器設備檔案管理信息化是與網絡、計算機打交道，專業(yè)人才不可或缺，管理人員計算機水平與儀器設備信息化管理的有效性和效益發(fā)揮有密切的關系，所以，提高管理人員的水平是做好信息化工作的關鍵，首先，負責全校資產管理信息化的人員必須是專職的，而不是兼職，要加強對他們的定期培訓，我校是一年培訓一次，除了校內培訓，應該積極給他們提供去校外培訓的機會，多學習其他院校儀器設備信息化管理先進的經驗，借鑒到我校工作中不斷改進，使在工作中的信息技術、專業(yè)知識和資產檔案管理辦法都得到提高，掌握數(shù)據(jù)庫、計算機設備、各個軟件系統(tǒng)的操作方法、技巧，強化資產信息的管理，提高工作效率，管理工作不斷優(yōu)化完善。

3、收集檔案資料的完整性。

做好儀器設備的管理工作，完整地收集檔案資料是基礎工作，首先要資產管理人員要有檔案資料的收集和歸檔意識，在工作中，有意識地加強檔案資料收集意識地培養(yǎng)，哪些是需要收集的，哪些不需要，要有明確的分辨意識，做到這些還有賴于檔案管理制度的建立健全、普及和檔案知識的掌握。在對檔案收集過程中，注意要把資料收集完整，一是工作中要細心，不要遺漏每一件儀器設備的信息收集，尤其是新買的儀器設備，在驗收完畢后，盡快地把儀器設備的相關信息錄入系統(tǒng);二是每一件儀器設備的信息要求收集齊全、完整，如廠家、型號、領用人、存放地點、使用人、購買日期等等，方便以后資產的清查和使用查詢，如果這一步沒有做好，勢必給以后的管理工作帶來不必要的麻煩;三是在資產出現(xiàn)調撥、維修、報廢等異動情況時，要及時根據(jù)資產的實際異動情況在管理系統(tǒng)上更改相應的內容，以免以后遺忘或者更改錯誤，尤其是在學校換屆的時候，領導和工作人員變動比較大，涉及的部門多，人數(shù)多，相應的儀器設備變動也比較大，儀器設備和家具調撥、報廢的數(shù)量多，這個時候我們的資產管理人員更是不能松懈，要更加細心、及時地清點資產和處理好資產異動。

作者簡介：

劉艷（1982-01）女，漢族，四川，碩士研究生，職員初級，研究方向：教育學原理

（作者單位：長江師范學院國有資產管理處）