事業單位檔案管理工作優化分析

劉卿

摘 要：檔案是一個單位發展歷史的反映，為單位的發展提供科學的依據。文章主要闡述了事業單位檔案管理在事業單位發展中的重要的作用和意義。分析認為，事業單位檔案管理要厘清檔案管理工作中存在的問題，進行科學的優化，從而促進事業單位各項工作的順利開展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;優化措施

前言

檔案管理就是收集、整理、保管檔案信息，進而開展服務活動的總稱，檔案管理工作比較復雜，需要對檔案進行收集、整理、保管、編制、檢索、統計等。當前社會經濟不斷發展，事業單位的改革也不斷深入，事業單位的檔案管理信息和內容也逐漸增多，科學的檔案管理能夠使人們更加直觀的查閱檔案信息，促進工作效率的提升。但是目前事業單位檔案管理工作中還存在著一定的問題，需要采取有效的措施加以優化和改進。

1 事業單位檔案管理狀況

事業單位中缺乏科學完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規范，事業單位的檔案管理人員在進行工作時無據可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規定進行，保存管理等雜亂無章，嚴重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業單位即使有檔案管理制度，但是在實際工作中沒有有效落實，存在著很大的隨意性，執行力度不夠，檔案管理制度的權威性不強。近年來，計算機網絡技術不斷發展與普及，計算機網絡技術的應用提高了人們的信息處理效率，已經被廣泛地應用到社會生產生活中。但是對于事業單位來講，計算機網絡技術沒有被科學合理地應用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯誤率比較高。同時，事業單位檔案管理的工作地點也比較簡陋，檔案室建設陳舊落后，辦公環境差，缺少檔案管理的保護措施，對于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。檔案管理人員的素質能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業單位對于檔案工作的專業性關注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業性不強，一些工作人員甚至沒有接受到專業的教育培訓，對于檔案管理的知識了解不多。工作中存在著消極散漫，應付了事的現象，檔案管理的效率大為降低。同時檔案管理工作隊伍的穩定性不強，人員變動比較頻繁，使得當管理穩定性也受到極大的影響。

2 檔案管理優化措施

2.1樹立新理念，構建科學體系 ?事業單位的檔案管理工作要實現高效、科學的發展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業單位檔案管理工作開展的前提和基礎。將檔案工作列入到領導議事日程和單位發展規劃、計劃管理及科技、教學管理中。檔案工作明確以一位單位的領導分管，及時解決檔案工作中的問題。建立與單位工作相適應的綜合檔案資料管理機構，是直屬的獨立職能部門。單位各種載體的檔案進行統一的管理，檔案管理機構需要發揮自己的監督指導作用，形成單位檔案管理網絡。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關人員崗位責任制，納入有關工作程序并作為考核干部工作實績的內容之一。文件形成單位實行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。

2.2引進現代管理方式 ?當前科學技術快速發展，檔案管理工作的開展也需要積極使用現代化的信息技術，促進事業單位檔案管理工作效率的提升。現階段已經有很多事業單位對現代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極創建信息化的檔案管理模式。將計算機技術應用到事業單位的檔案管理工作中，實現現代化的發展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實現人工到計算機操作的轉變，提高管理效率的提升。配備復印設備，使用計算機管理檔案，進行檢索、統計、數據對比分析等工作，采用縮微復制技術管理或保管檔案。積極開展多種形式的檔案信息咨詢服務。積極開展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。

2.3強化專業技能 ?檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質能力對于事業單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據檔案管理工作實際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學識水平的人員占檔案管理人員總數的50%以上;其中至少有一名為檔案專業畢業。具有中級專業技術職務的人員占30%以上，其中至少有一名為高級專業技術職務;受過檔案專業培訓的人員達到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動、及時提供檔案信息變被動為主動服務。

2.4強化內部設施建設 ?事業單位需要對檔案管理室進行優化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節。

結語

檔案管理工作對于事業單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統籌規劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]韓馨葉.事業單位檔案管理工作優化途徑探索[J].產業與科技論壇，2013（09）：217-218.

[2]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2012（13）：116+119.

（作者單位：山東省單縣發展和改革局）