淺談自動化辦公系統在應用中遇到的問題

張博宇

摘要：隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的快速發展，很多企業都順應形勢，組建自己的自動化辦公系統，以實現無紙化辦公和資源整合。但在實際應用中，發現系統和工作在配合上總是存在一些問題。本文將對這些問題進行簡要分析，并提供一些改進思路。

關鍵詞：自動化辦公系統 ?配合問題 ?改進

一、前言

隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的快速發展，企業自動化辦公是未來企業辦公的必然趨勢。基于Web形式的自動化辦公系統，滿足了企業對大量信息快速傳遞和處理的需求，大大的提高了企業工作效率和工作質量。自動化辦公系統的出現，推動了部門間的資源整合，極大的縮小了部門間的地域限制，使相對距離較遠的部門間協作效率得到大大提升。一個設計合理，應用得當的自動化辦公系統將推動企業辦公進入一個新的高度。

自動化辦公系統盡管對提升工作效率有著無可比擬的優勢，但不可否認的是，在企業實際應用中也存在著諸多問題。本文將就自動化辦公系統在企業實際應用中存在問題做簡要分析。

二、實際應用中遇到的問題

1、兼容性問題

自動化辦公系統運作的基石是工作流[1]，一切辦公自動化的流程都是以工作流的形式運行。但在企業的實際工作中，因人事變動頻繁、缺乏完善的崗位分工和工作流程、政策制度缺乏連續性和穩定性等各種原因，沒有形成穩定的工作流程和職責分工，致使自動化辦公系統在與實際工作的對接中存在較大的兼容性問題。這種問題也導致在某些工作上，自動化辦公系統不僅沒有提高工作效率，反而造成拖累，對員工工作造成困擾。

2、需求不明確

有些企業建設自動化辦公系統是基于兩化融合和互聯網+等政策的跟風建設，對自身的需求和適配性沒有充分的認識，在簽訂合同時對功能和功能的實現方式沒有明確的要求，導致后期系統上線后，出現使用上和預期不一致，操作與工作流程不相符、想要的功能無法實現等問題，致使系統僅被部分使用甚至無法推行棄之不用。

3投資收益計算困難

自動化辦公系統的效益體現在提升工作效率和節約人力資源，效益核算困難且不明確，故公司在投資上必然存在疑慮。因此多數企業在對自動化辦公系統的資金投入上限制較多，大多選擇市面上成型的OA系統進行模板套用，很少有定制開發的，也進一步加劇系統功能與企業預期不一致的問題。同時，這種套用模板類的自動化辦公系統在功能和使用上可能也與企業預期相差較大，因所在行業不同在應用上存在很多問題，不能達成其預期的收益，這加劇企業對其投資正確性的懷疑，致使不會再進行后續的維護和更新。

4、后續建設問題

企業是在不斷發展的，因此工作、流程、職責不可能一成不變，這就要求自動化辦公系統要有足夠開放的權限可進行調整，同時新技術、新功能的不斷涌現，也需要對系統進行后續的維護和升級。但大多數企業建設自動化辦公系統時都是簽署的一次性合約，并未對系統的后續維護更新做出約定。導致后來需求發生變化時，系統無法及時跟進。

一般情況企業受限于人力資源，不會有編程人員，也不具備系統的后續開發能力，在系統上線驗收后，在使用中發現新的功能需求或施行新的工作要求時，無法對原系統進行相應的開發和調整，使系統的適用性下降，最終導致系統不適應工作要求而逐步被放棄。

三、對項目實施改進的建議

1、企業應盡快完善企業管理體系的標準化建設，梳理好各部門、崗位職責，理順工作流程，使企業各部門間平穩有序運行，形成穩定的工作流。

2、在相應項目實施前，管理者應對自動化辦公系統有充分的認識，明確其功能和起到作用，評估企業管理是否對其有需求;其次要對需要其實現的功能和起到的作用有明確的概念，最好能對功能及功能實現方式等形成明確的要求，附于招標書中。因系統完成后再進行大范圍變動代價較大，因此在對功能和技術提出要求時應考慮未來3～5年的需求。同時可在合同中對系統的后續開發和更新做出約定。

3、做好功能與投資的平衡。畢竟更好的功能，更高的安全性，更便捷的人機交互，更完善的系統配置也意味著更高的投資。因此管理者必須明確自己的需求點，在圍繞此核心對功能、安全、人機交互、硬件設備等進行平衡。畢竟不是最貴的就最好，只有適合自身的才能實現利益最大化。

四、總結

雖然存在實際應用中存在諸多問題，但不可否認基于計算機技術和網絡通訊技術的自動化辦公是企業管理未來的發展趨勢，企業應提高和細化管理水平，理順工作職責和工作流程，盡快適應自動化辦公系統帶來的工作方式的改變，實現提高工作效率和節約人力成本的初衷。同時，應根據自身需求，跟進技術發展，而不必盲目求新。

[1]根據國際工作流管理聯盟的定義，工作流Workflow就是自動運轉的業務流程，部分或者整體的表現為參與者對文件、信息或任務按照規程采取行動，并令其在參與者之間傳遞。