阿里釘釘平臺用于我校移動辦公可行性探析

鄧曉兵 宿曉華 趙堃

摘要：本文分析了我校現有OA辦公系統的現狀，介紹了釘釘平臺的優勢及其功能，探討了阿里釘釘替代我校現有的OA辦公系統的可行性，嘗試為我校提供一種成熟、方便、低成本的智能移動辦公解決方案，力求滿足學校各部門協同辦公需求。

關鍵詞：阿里釘釘;OA辦公系統;DING

一、學校OA辦公系統現狀

當下，我校已經熟練應用到了OA辦公系統，該系統不僅具有公告通知功能，還具有校內公示功能、流程審批功能，甚至個人事務等也能處理。由于系統功能深入程度不夠，易用性方面存在先天性劣勢并且只能用于PC端，實際應用效果未能達到預期，也不符合目前移動辦公大趨勢，學校提出的“加快辦公平臺建設步伐，大力推進無紙化辦公”工作勢在必行。

二、解決方案分析

在原有OA辦公系統已經無法免費升級改造的前提下，考慮到學校的經費問題，精選現成的、最大限度滿足我校實際需求的暫不付費的OA辦公軟件勢在必行。經過對市面上現有多個OA辦公軟件的考察，學校決定選用阿里釘釘辦公平臺。

三、阿里釘釘的優勢分析

“釘釘”英文全稱為（DingTalk），是目前應用較為廣泛的一種溝通平臺及協同平臺，具有功能多樣化、使用技巧簡單便利等特點，常見的版本包括PC版和手機版。釘釘與其他及時通訊APP有許多共性，也有其特性，它主要以工作圈為核心，強調團隊成員間的溝通協調能力。雖然它是以企業管理為視角開發的，但就功能而言它與高校管理的兼容性具有獨到的優勢。稍具信息技術水平的人就夠輕松使用該軟件。

釘釘的最大優勢是成本低、維護方便、基礎應用適用任何單位、后續拓展功能強大。釘釘企業版目前為注冊認證后免費使用，主要功能有組織在線、溝通在線、協同在線等，為各級用戶提供系統化的解決方案，僅免費的基礎功能已滿足我校辦公自動化的需求，暫無需個性化定制。

釘釘從設計之初就具備其他OA系統不具備的特點。阿里是一個國際化的大公司，資金技術支持、對市場需求的把握都遠超其他公司。它的對手是騰訊的企業微信，為了拓展市場，釘釘一直在更新，力求最好。

釘釘因為基于SSL/TLS協議進行數學傳輸，所以能夠進行數據加密，從而保證其網絡數據傳輸的安全性。對敏感數據的保護達到銀行級加密存儲級別。釘釘數據中心采用同城雙活互備，保障數據不會丟失。釘釘自主研發的動態防入侵系統，實時監測平臺的安全狀況，對于主動入侵事件具備分鐘級快速發現能力及快速響應和溯源能力。

釘釘軟件本身又像是一所大學，有著數不盡的管理理念蘊含于APP代碼中，帶給我們全新的管理視野和管理方法。

四、釘釘平臺的基礎應用介紹

釘釘的基礎系統包括全員群、審批功能、公告功能、日志功能、管理日歷、考勤功能、釘郵、釘盤、企業主頁等。

1、全員群

釘釘的全員群是單位組織文化思想建設的第一陣地。通過全員群實現上情下達、下情上達、扁平透明的信息溝通。全員群下設部門群，釘釘的部門群是基于組織架構部門節點的群。

老師之間的工作交流、溝通、文件發送等一般用“消息”來解決。釘釘是通過手機號就能注冊的溝通平臺，其手機號就是賬號，故應用于學校時，只需要添加老師們的手機號就能直接管理。釘釘是公安部信息系統三級保護認證，學校密鑰數據享受國密級別安全保護，手機號就是賬號，與手機硬件同步綁定，也就不存在被盜的風險。當需要給某位教工打電話，不用再翻看通訊錄，只要在釘釘里輸入姓名，就會出現相應的電話號碼，并能實時更新電話號碼。單位內所有成員都在一個組織里，不需要互加好友就可以完成單位內部的所有溝通。消息發出去后，對方是否閱讀可以隨時查看，及時跟蹤閱讀情況，必要時可以用“DING”來提醒對方閱讀。

重要通知用“DING”。DING主要用來發布一些重要的通知、文件等。很多資料顯示DING具有靈活性強的特點，因此在提醒服務上實現了多樣化，包括應用內、短信及電話三種主要提醒方式。如學校假期要組織全體老師開一個緊急會議，利用DING消息不到一分鐘就通知到了全體老師，對于沒有及時查看消息的老師，釘釘平臺會以列表的形式提醒發布者，可以再次發送DING消息提醒。這樣就保證了重要消息精確到人，無一遺漏。

DING任務功能可以實現高效協同。有時一些工作安排會因為工作多而忘記，可以用DING來安排工作事務，提醒自己和相關老師需要在某一時間完成相應的任務。

2、審批功能

釘釘的審批相當靈活，單位可自定義審批流程，員工可用手機隨時隨地提交審批，審批人收到審批提醒，實時審批，簡單高效。若對方沒看見，還可以DIND一鍵催辦。審批記錄隨時可以追溯。完成的審批單可以打印出來，詳細的顯示各時間節點與整個審批流程，有利于學校檔案保存與歸檔。

3、公告功能

有公告發布權限的人員可以通過全員群發公告，來實現上情下達。重要的通知以公告的形式進行發送，并能同時以短信形式提醒，讓老師們第一時間獲悉信息。

4、日志功能

在日志應用中定期提交日報、周報、月報，積淀工作成績，校內公示、重要通知、每周工作安排也可以用“日志”的形式進行群內發布，這不僅對數據的保存歸檔起到了積極的作用，還可以精準地發布給不同的群成員，只有群內成員才能接收到此條日志并自動納入到自己的日志中，這項功能省去了查看整個群聊記錄的時間，一看日志便知道當天重要事項。日志還能用于反饋與討論，可以在某條日志下進行評論。學校的下周工作安排在日志中發布就是一條可行的途徑。

5、管理日歷

日歷管理是釘釘推出的一種管理模式，該模式中包括簽到、請假外出、日報提交等功能模塊，讓管理者在系統中就能輕松管理，做到“方寸之間，盡在掌握”。

6、考勤功能

關于考勤，釘釘除了推出固定制考勤方式以外，還增加了排班制和自由工時。考勤打卡可以通過地理定位和連接WIFI兩種方式來識別定位。

學校采用指紋打卡考勤，上下班時間打卡機旁經常會排起長隊，考勤后沒有反饋信息，導致重復打卡時有發生，有時還會因為急事忘記打卡。釘釘的“考勤打卡”功能很好的解決了這類問題。只要在考勤設定范圍內，老師們便可以在手機上打卡。還可以設置WIFI考勤，接收到學校的WIFI信號后手機就自動打卡考勤了。不管用哪種方式，考勤后都會在幾秒鐘內收到考勤通知并顯示在手機消息中。如果超過考勤時間沒有打卡，釘釘還會提醒大家申請補卡。出差或外勤時，可在打卡頁面中上傳地點圖片或定位信息完成打卡。內外勤統一管理，一鍵下載，智能統計。

7、釘郵

這里的“釘郵”主要是指是商務辦公郵箱，能夠高度融合于通訊，故能夠通過“釘郵”進行溝通和追蹤工作進度等。另外，還能支持選擇聊天群組發送給全員，無需一一選人。

8、釘盤

釘盤實質上就是企業級網盤，由釘釘內部提供，因此具有很高的安全性，其管理難度也不大，能夠輕松存儲各種文件，并實現內部分享。還可以創建部門文件夾，分享各類通知和會議紀要等，也可以創建個人文件夾，保存與工作相關的文件，總之利用釘盤有網絡的地方就可以工作。

釘盤還可以與單位群聊融合，是一種新型的文件協同方式，增加了企業內部工作人員之間文件分享的便利性。

釘盤中的知識學院滿足碎片化的學習方式，從行業和職能兩個方面提供專業的知識。

9、企業主頁

在釘釘上通過企業認證的單位，不僅能夠設置企業的基本信息，還能夠將企業的LOGO、簡介、業務和網址等上傳，以增加宣傳力度。

五、滿足學校特殊需求的微應用

1、智能文檔：釘釘智能文檔是一款文檔協同工具，可以編輯、發送Office表格和文檔。這項功能完美解決了我校原有OA系統不能在線編輯的尷尬問題。智能文檔支持“@”，快速通知需要合作的聯系人。

2、智能人事：其主要功能在于提供人員信息，以便于人事部門進行人力資源管理，包括入轉調離、花名冊、人事報表等模塊。讓人事部門從繁瑣的人事流程中解放出來。

3、智能薪酬：不僅包括了基本的薪酬報表模塊，還包括了個稅申報模塊、社保計算模塊、薪酬計算模塊及智能工資條模塊等。其中薪酬計算模塊，不僅能夠快速計算員工工資，還能夠準確對接考勤數據。“智能工資條”功能可以完美解決我校電子工資條的推送問題。做好的Excel工資表直接上傳即可自動解析，教職工收到工資信息如有疑問還可以在線反饋。

4、智能報表：深度整合日志及審批數據，實時統計各類信息數據并智能產生可視化報表。領導可以做到單位情況盡在掌握之中。單位員工也可以使用智能報表篩選自己的考勤、日志、審批等數據導出到本地保存。

5、群收款：該功能能夠實現對陌生人直接發送群收款，并且賬單會直接置頂于群聊里，解決了收款賬單被淹沒的尷尬問題。此外，如果沒按時付款，還會提醒付款人及時付款，真正實現了智能收付款，給企業群收款帶來了很大的便利性。

群收款有兩種模式，“人均模式”和“按人填金額模式”。平時的AA制聚餐自然是用人均模式。用釘釘的群收款功能收黨費可以使各黨支部收取黨費更便捷，這就要用到“按人填金額模式”，首先建立各黨支部群，從單位的組織架構中添加成員到相應的黨支部群里，釘釘完美解決了我校原有OA系統每位成員只能在一個部門群的問題。

6、蕃茄表單：學校收集各部門信息通常是以Excel表格的形式，部門長把部門成員的信息匯總到Excel工作表中傳給分管者，最后分管者把各個部門的文檔匯總起來。這種收集信息的方式相當常用，但其效率相對低下，釘釘第三方微應用蕃茄表單與釘釘平臺的結合重新定義了收集信息的流程。例如：辦公室制作教工通訊錄，負責的老師通過“蕃茄表單”制作好通訊錄模板發布到學校的釘釘平臺，老師們在手機上動動手指就能完成信息采集并提交，負責的老師還可以看到老師們的提交狀態，并用DING功能提醒一下沒提交的老師，最后以Excel工作表的形式導出。表單數據還能發布于釘釘內部，方便企業人員及時了解數據信息，存檔、轉發及上報等功能操作也非常的便利，大大節省了數據信息管理的時間。

7、群直播：釘釘群直播讓員工無論在哪里都可以參與培訓。如果錯過了直播，還可以在群文件中回放直播錄像。群直播有多種模式。攝像模式通過自帶攝像頭或者外接攝像設備將采集到的圖像和聲音直播出去，適用于領導講話、團建活動轉播等。屏幕分享模式適用于在線培訓，可將桌面打開的PPT等內容或者某種操作演示直接分享給觀眾。同時可以選擇露臉，在直播的某個區域顯示攝像畫面，實現畫中畫效果。專業模式適合有直播經驗的專業主播，可以根據自己的直播需求選擇相應的功能，拼湊出豐富多彩的直播畫面。為了讓大家到時能準時收看直播，可用會議DING，及時通知參與人員。直播結束后，系統會自動統計直播時長和觀看人數等，讓每一場直播效果都可以衡量。

8、簡道云：每個單位都有自己的個性化需求，釘釘平臺的第三方微應用“簡道云”讓定制開發小程序成為一種樂趣。“簡道云”是企業定制工具，能夠根據企業實際需要制作出相應的應用工具，并實現對數據的分析及處理。學校管理中，各種類型的表單構成了對老師和部門的量化考核，如果平時將所有表單填寫完整，不需要高深的程序設計，簡道云只需要拖動幾個控件，添加幾個計算函數，就可以幾分鐘內對所有數據進行統計計算，最后以報表形式展示，數據統計準確到位。

9、微投票：輕松滿足單位的各種投票需求。深度融合釘釘組織通訊錄，嚴格控制參與范圍，收集數據真實可靠。釘釘通知，實時智能統計、可匿名、多種評分模式可選。

10、智能會議室：智能會議室是一款會議室管理系統，幫助單位高效有秩序的組織會議。包括會議室預訂、審批、會議室使用權限、會議通知、會議簽到、會議紀要即時分享、會議任務及時跟進等完整會議流程。另外，還具有“會議門禁”功能，在門禁屏幕的同時將會議信息同步到會議室，還實現了人臉簽到。“無線投屏”功能徹底解決各種轉接頭和連接線的適配煩惱，告別凌亂不堪的會議環境，異地開會同步投屏，信息實時同步。

六、結束語

總之，釘釘平臺不僅功能多樣化，還實現了智能移動辦公。釘釘還有很多功能有待我們進一步探索與實踐。用釘釘的“阿里師生”應用把學生納入釘釘管理平臺，打造教師與學生之間的互動平臺，也有待我們嘗試。也可以利用釘釘平臺的開放性，自定義一些符合電大校情的應用模塊，進一步提高管理效率。

參考文件：

[1] 釘釘使用手冊

作者簡介：

鄧曉兵，女，青島廣播電視大學網絡安全與信息化建設處，高級工程師，研究方向：網絡維護

（作者單位：青島廣播電視大學）