鄧曉兵 宿曉華 趙堃

摘要：本文分析了我校現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀，介紹了釘釘平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)及其功能，探討了阿里釘釘替代我校現(xiàn)有的OA辦公系統(tǒng)的可行性，嘗試為我校提供一種成熟、方便、低成本的智能移動(dòng)辦公解決方案，力求滿足學(xué)校各部門協(xié)同辦公需求。

關(guān)鍵詞：阿里釘釘;OA辦公系統(tǒng);DING

一、學(xué)校OA辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀

當(dāng)下，我校已經(jīng)熟練應(yīng)用到了OA辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅具有公告通知功能，還具有校內(nèi)公示功能、流程審批功能，甚至個(gè)人事務(wù)等也能處理。由于系統(tǒng)功能深入程度不夠，易用性方面存在先天性劣勢(shì)并且只能用于PC端，實(shí)際應(yīng)用效果未能達(dá)到預(yù)期，也不符合目前移動(dòng)辦公大趨勢(shì)，學(xué)校提出的“加快辦公平臺(tái)建設(shè)步伐，大力推進(jìn)無紙化辦公”工作勢(shì)在必行。

二、解決方案分析

在原有OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)無法免費(fèi)升級(jí)改造的前提下，考慮到學(xué)校的經(jīng)費(fèi)問題，精選現(xiàn)成的、最大限度滿足我校實(shí)際需求的暫不付費(fèi)的OA辦公軟件勢(shì)在必行。經(jīng)過對(duì)市面上現(xiàn)有多個(gè)OA辦公軟件的考察，學(xué)校決定選用阿里釘釘辦公平臺(tái)。

三、阿里釘釘?shù)膬?yōu)勢(shì)分析

“釘釘”英文全稱為（DingTalk），是目前應(yīng)用較為廣泛的一種溝通平臺(tái)及協(xié)同平臺(tái)，具有功能多樣化、使用技巧簡(jiǎn)單便利等特點(diǎn)，常見的版本包括PC版和手機(jī)版。釘釘與其他及時(shí)通訊APP有許多共性，也有其特性，它主要以工作圈為核心，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員間的溝通協(xié)調(diào)能力。雖然它是以企業(yè)管理為視角開發(fā)的，但就功能而言它與高校管理的兼容性具有獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)。稍具信息技術(shù)水平的人就夠輕松使用該軟件。

釘釘?shù)淖畲髢?yōu)勢(shì)是成本低、維護(hù)方便、基礎(chǔ)應(yīng)用適用任何單位、后續(xù)拓展功能強(qiáng)大。釘釘企業(yè)版目前為注冊(cè)認(rèn)證后免費(fèi)使用，主要功能有組織在線、溝通在線、協(xié)同在線等，為各級(jí)用戶提供系統(tǒng)化的解決方案，僅免費(fèi)的基礎(chǔ)功能已滿足我校辦公自動(dòng)化的需求，暫無需個(gè)性化定制。

釘釘從設(shè)計(jì)之初就具備其他OA系統(tǒng)不具備的特點(diǎn)。阿里是一個(gè)國際化的大公司，資金技術(shù)支持、對(duì)市場(chǎng)需求的把握都遠(yuǎn)超其他公司。它的對(duì)手是騰訊的企業(yè)微信，為了拓展市場(chǎng)，釘釘一直在更新，力求最好。

釘釘因?yàn)榛赟SL/TLS協(xié)議進(jìn)行數(shù)學(xué)傳輸，所以能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，從而保證其網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?duì)敏感數(shù)據(jù)的保護(hù)達(dá)到銀行級(jí)加密存儲(chǔ)級(jí)別。釘釘數(shù)據(jù)中心采用同城雙活互備，保障數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。釘釘自主研發(fā)的動(dòng)態(tài)防入侵系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)平臺(tái)的安全狀況，對(duì)于主動(dòng)入侵事件具備分鐘級(jí)快速發(fā)現(xiàn)能力及快速響應(yīng)和溯源能力。

釘釘軟件本身又像是一所大學(xué)，有著數(shù)不盡的管理理念蘊(yùn)含于APP代碼中，帶給我們?nèi)碌墓芾硪曇昂凸芾矸椒ā?/p>

四、釘釘平臺(tái)的基礎(chǔ)應(yīng)用介紹

釘釘?shù)幕A(chǔ)系統(tǒng)包括全員群、審批功能、公告功能、日志功能、管理日歷、考勤功能、釘郵、釘盤、企業(yè)主頁等。

1、全員群

釘釘?shù)娜珕T群是單位組織文化思想建設(shè)的第一陣地。通過全員群實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)、下情上達(dá)、扁平透明的信息溝通。全員群下設(shè)部門群，釘釘?shù)牟块T群是基于組織架構(gòu)部門節(jié)點(diǎn)的群。

老師之間的工作交流、溝通、文件發(fā)送等一般用“消息”來解決。釘釘是通過手機(jī)號(hào)就能注冊(cè)的溝通平臺(tái)，其手機(jī)號(hào)就是賬號(hào)，故應(yīng)用于學(xué)校時(shí)，只需要添加老師們的手機(jī)號(hào)就能直接管理。釘釘是公安部信息系統(tǒng)三級(jí)保護(hù)認(rèn)證，學(xué)校密鑰數(shù)據(jù)享受國密級(jí)別安全保護(hù)，手機(jī)號(hào)就是賬號(hào)，與手機(jī)硬件同步綁定，也就不存在被盜的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)需要給某位教工打電話，不用再翻看通訊錄，只要在釘釘里輸入姓名，就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的電話號(hào)碼，并能實(shí)時(shí)更新電話號(hào)碼。單位內(nèi)所有成員都在一個(gè)組織里，不需要互加好友就可以完成單位內(nèi)部的所有溝通。消息發(fā)出去后，對(duì)方是否閱讀可以隨時(shí)查看，及時(shí)跟蹤閱讀情況，必要時(shí)可以用“DING”來提醒對(duì)方閱讀。

重要通知用“DING”。DING主要用來發(fā)布一些重要的通知、文件等。很多資料顯示DING具有靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)，因此在提醒服務(wù)上實(shí)現(xiàn)了多樣化，包括應(yīng)用內(nèi)、短信及電話三種主要提醒方式。如學(xué)校假期要組織全體老師開一個(gè)緊急會(huì)議，利用DING消息不到一分鐘就通知到了全體老師，對(duì)于沒有及時(shí)查看消息的老師，釘釘平臺(tái)會(huì)以列表的形式提醒發(fā)布者，可以再次發(fā)送DING消息提醒。這樣就保證了重要消息精確到人，無一遺漏。

DING任務(wù)功能可以實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同。有時(shí)一些工作安排會(huì)因?yàn)楣ぷ鞫喽洠梢杂肈ING來安排工作事務(wù)，提醒自己和相關(guān)老師需要在某一時(shí)間完成相應(yīng)的任務(wù)。

2、審批功能

釘釘?shù)膶徟喈?dāng)靈活，單位可自定義審批流程，員工可用手機(jī)隨時(shí)隨地提交審批，審批人收到審批提醒，實(shí)時(shí)審批，簡(jiǎn)單高效。若對(duì)方?jīng)]看見，還可以DIND一鍵催辦。審批記錄隨時(shí)可以追溯。完成的審批單可以打印出來，詳細(xì)的顯示各時(shí)間節(jié)點(diǎn)與整個(gè)審批流程，有利于學(xué)校檔案保存與歸檔。

3、公告功能

有公告發(fā)布權(quán)限的人員可以通過全員群發(fā)公告，來實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)。重要的通知以公告的形式進(jìn)行發(fā)送，并能同時(shí)以短信形式提醒，讓老師們第一時(shí)間獲悉信息。

4、日志功能

在日志應(yīng)用中定期提交日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)，積淀工作成績(jī)，校內(nèi)公示、重要通知、每周工作安排也可以用“日志”的形式進(jìn)行群內(nèi)發(fā)布，這不僅對(duì)數(shù)據(jù)的保存歸檔起到了積極的作用，還可以精準(zhǔn)地發(fā)布給不同的群成員，只有群內(nèi)成員才能接收到此條日志并自動(dòng)納入到自己的日志中，這項(xiàng)功能省去了查看整個(gè)群聊記錄的時(shí)間，一看日志便知道當(dāng)天重要事項(xiàng)。日志還能用于反饋與討論，可以在某條日志下進(jìn)行評(píng)論。學(xué)校的下周工作安排在日志中發(fā)布就是一條可行的途徑。

5、管理日歷

日歷管理是釘釘推出的一種管理模式，該模式中包括簽到、請(qǐng)假外出、日?qǐng)?bào)提交等功能模塊，讓管理者在系統(tǒng)中就能輕松管理，做到“方寸之間，盡在掌握”。

6、考勤功能

關(guān)于考勤，釘釘除了推出固定制考勤方式以外，還增加了排班制和自由工時(shí)。考勤打卡可以通過地理定位和連接WIFI兩種方式來識(shí)別定位。

學(xué)校采用指紋打卡考勤，上下班時(shí)間打卡機(jī)旁經(jīng)常會(huì)排起長(zhǎng)隊(duì)，考勤后沒有反饋信息，導(dǎo)致重復(fù)打卡時(shí)有發(fā)生，有時(shí)還會(huì)因?yàn)榧笔峦洿蚩āａ斸數(shù)摹翱记诖蚩ā惫δ芎芎玫慕鉀Q了這類問題。只要在考勤設(shè)定范圍內(nèi)，老師們便可以在手機(jī)上打卡。還可以設(shè)置WIFI考勤，接收到學(xué)校的WIFI信號(hào)后手機(jī)就自動(dòng)打卡考勤了。不管用哪種方式，考勤后都會(huì)在幾秒鐘內(nèi)收到考勤通知并顯示在手機(jī)消息中。如果超過考勤時(shí)間沒有打卡，釘釘還會(huì)提醒大家申請(qǐng)補(bǔ)卡。出差或外勤時(shí)，可在打卡頁面中上傳地點(diǎn)圖片或定位信息完成打卡。內(nèi)外勤統(tǒng)一管理，一鍵下載，智能統(tǒng)計(jì)。

7、釘郵

這里的“釘郵”主要是指是商務(wù)辦公郵箱，能夠高度融合于通訊，故能夠通過“釘郵”進(jìn)行溝通和追蹤工作進(jìn)度等。另外，還能支持選擇聊天群組發(fā)送給全員，無需一一選人。

8、釘盤

釘盤實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)級(jí)網(wǎng)盤，由釘釘內(nèi)部提供，因此具有很高的安全性，其管理難度也不大，能夠輕松存儲(chǔ)各種文件，并實(shí)現(xiàn)內(nèi)部分享。還可以創(chuàng)建部門文件夾，分享各類通知和會(huì)議紀(jì)要等，也可以創(chuàng)建個(gè)人文件夾，保存與工作相關(guān)的文件，總之利用釘盤有網(wǎng)絡(luò)的地方就可以工作。

釘盤還可以與單位群聊融合，是一種新型的文件協(xié)同方式，增加了企業(yè)內(nèi)部工作人員之間文件分享的便利性。

釘盤中的知識(shí)學(xué)院滿足碎片化的學(xué)習(xí)方式，從行業(yè)和職能兩個(gè)方面提供專業(yè)的知識(shí)。

9、企業(yè)主頁

在釘釘上通過企業(yè)認(rèn)證的單位，不僅能夠設(shè)置企業(yè)的基本信息，還能夠?qū)⑵髽I(yè)的LOGO、簡(jiǎn)介、業(yè)務(wù)和網(wǎng)址等上傳，以增加宣傳力度。

五、滿足學(xué)校特殊需求的微應(yīng)用

1、智能文檔：釘釘智能文檔是一款文檔協(xié)同工具，可以編輯、發(fā)送Office表格和文檔。這項(xiàng)功能完美解決了我校原有OA系統(tǒng)不能在線編輯的尷尬問題。智能文檔支持“@”，快速通知需要合作的聯(lián)系人。

2、智能人事：其主要功能在于提供人員信息，以便于人事部門進(jìn)行人力資源管理，包括入轉(zhuǎn)調(diào)離、花名冊(cè)、人事報(bào)表等模塊。讓人事部門從繁瑣的人事流程中解放出來。

3、智能薪酬：不僅包括了基本的薪酬報(bào)表模塊，還包括了個(gè)稅申報(bào)模塊、社保計(jì)算模塊、薪酬計(jì)算模塊及智能工資條模塊等。其中薪酬計(jì)算模塊，不僅能夠快速計(jì)算員工工資，還能夠準(zhǔn)確對(duì)接考勤數(shù)據(jù)。“智能工資條”功能可以完美解決我校電子工資條的推送問題。做好的Excel工資表直接上傳即可自動(dòng)解析，教職工收到工資信息如有疑問還可以在線反饋。

4、智能報(bào)表：深度整合日志及審批數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)各類信息數(shù)據(jù)并智能產(chǎn)生可視化報(bào)表。領(lǐng)導(dǎo)可以做到單位情況盡在掌握之中。單位員工也可以使用智能報(bào)表篩選自己的考勤、日志、審批等數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地保存。

5、群收款：該功能能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)陌生人直接發(fā)送群收款，并且賬單會(huì)直接置頂于群聊里，解決了收款賬單被淹沒的尷尬問題。此外，如果沒按時(shí)付款，還會(huì)提醒付款人及時(shí)付款，真正實(shí)現(xiàn)了智能收付款，給企業(yè)群收款帶來了很大的便利性。

群收款有兩種模式，“人均模式”和“按人填金額模式”。平時(shí)的AA制聚餐自然是用人均模式。用釘釘?shù)娜菏湛罟δ苁拯h費(fèi)可以使各黨支部收取黨費(fèi)更便捷，這就要用到“按人填金額模式”，首先建立各黨支部群，從單位的組織架構(gòu)中添加成員到相應(yīng)的黨支部群里，釘釘完美解決了我校原有OA系統(tǒng)每位成員只能在一個(gè)部門群的問題。

6、蕃茄表單：學(xué)校收集各部門信息通常是以Excel表格的形式，部門長(zhǎng)把部門成員的信息匯總到Excel工作表中傳給分管者，最后分管者把各個(gè)部門的文檔匯總起來。這種收集信息的方式相當(dāng)常用，但其效率相對(duì)低下，釘釘?shù)谌轿?yīng)用蕃茄表單與釘釘平臺(tái)的結(jié)合重新定義了收集信息的流程。例如：辦公室制作教工通訊錄，負(fù)責(zé)的老師通過“蕃茄表單”制作好通訊錄模板發(fā)布到學(xué)校的釘釘平臺(tái)，老師們?cè)谑謾C(jī)上動(dòng)動(dòng)手指就能完成信息采集并提交，負(fù)責(zé)的老師還可以看到老師們的提交狀態(tài)，并用DING功能提醒一下沒提交的老師，最后以Excel工作表的形式導(dǎo)出。表單數(shù)據(jù)還能發(fā)布于釘釘內(nèi)部，方便企業(yè)人員及時(shí)了解數(shù)據(jù)信息，存檔、轉(zhuǎn)發(fā)及上報(bào)等功能操作也非常的便利，大大節(jié)省了數(shù)據(jù)信息管理的時(shí)間。

7、群直播：釘釘群直播讓員工無論在哪里都可以參與培訓(xùn)。如果錯(cuò)過了直播，還可以在群文件中回放直播錄像。群直播有多種模式。攝像模式通過自帶攝像頭或者外接攝像設(shè)備將采集到的圖像和聲音直播出去，適用于領(lǐng)導(dǎo)講話、團(tuán)建活動(dòng)轉(zhuǎn)播等。屏幕分享模式適用于在線培訓(xùn)，可將桌面打開的PPT等內(nèi)容或者某種操作演示直接分享給觀眾。同時(shí)可以選擇露臉，在直播的某個(gè)區(qū)域顯示攝像畫面，實(shí)現(xiàn)畫中畫效果。專業(yè)模式適合有直播經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)主播，可以根據(jù)自己的直播需求選擇相應(yīng)的功能，拼湊出豐富多彩的直播畫面。為了讓大家到時(shí)能準(zhǔn)時(shí)收看直播，可用會(huì)議DING，及時(shí)通知參與人員。直播結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)直播時(shí)長(zhǎng)和觀看人數(shù)等，讓每一場(chǎng)直播效果都可以衡量。

8、簡(jiǎn)道云：每個(gè)單位都有自己的個(gè)性化需求，釘釘平臺(tái)的第三方微應(yīng)用“簡(jiǎn)道云”讓定制開發(fā)小程序成為一種樂趣。“簡(jiǎn)道云”是企業(yè)定制工具，能夠根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要制作出相應(yīng)的應(yīng)用工具，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分析及處理。學(xué)校管理中，各種類型的表單構(gòu)成了對(duì)老師和部門的量化考核，如果平時(shí)將所有表單填寫完整，不需要高深的程序設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)道云只需要拖動(dòng)幾個(gè)控件，添加幾個(gè)計(jì)算函數(shù)，就可以幾分鐘內(nèi)對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，最后以報(bào)表形式展示，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確到位。

9、微投票：輕松滿足單位的各種投票需求。深度融合釘釘組織通訊錄，嚴(yán)格控制參與范圍，收集數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。釘釘通知，實(shí)時(shí)智能統(tǒng)計(jì)、可匿名、多種評(píng)分模式可選。

10、智能會(huì)議室：智能會(huì)議室是一款會(huì)議室管理系統(tǒng)，幫助單位高效有秩序的組織會(huì)議。包括會(huì)議室預(yù)訂、審批、會(huì)議室使用權(quán)限、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議紀(jì)要即時(shí)分享、會(huì)議任務(wù)及時(shí)跟進(jìn)等完整會(huì)議流程。另外，還具有“會(huì)議門禁”功能，在門禁屏幕的同時(shí)將會(huì)議信息同步到會(huì)議室，還實(shí)現(xiàn)了人臉簽到。“無線投屏”功能徹底解決各種轉(zhuǎn)接頭和連接線的適配煩惱，告別凌亂不堪的會(huì)議環(huán)境，異地開會(huì)同步投屏，信息實(shí)時(shí)同步。

六、結(jié)束語

總之，釘釘平臺(tái)不僅功能多樣化，還實(shí)現(xiàn)了智能移動(dòng)辦公。釘釘還有很多功能有待我們進(jìn)一步探索與實(shí)踐。用釘釘?shù)摹鞍⒗飵熒睉?yīng)用把學(xué)生納入釘釘管理平臺(tái)，打造教師與學(xué)生之間的互動(dòng)平臺(tái)，也有待我們嘗試。也可以利用釘釘平臺(tái)的開放性，自定義一些符合電大校情的應(yīng)用模塊，進(jìn)一步提高管理效率。

參考文件：

[1] 釘釘使用手冊(cè)

作者簡(jiǎn)介：

鄧曉兵，女，青島廣播電視大學(xué)網(wǎng)絡(luò)安全與信息化建設(shè)處，高級(jí)工程師，研究方向：網(wǎng)絡(luò)維護(hù)

（作者單位：青島廣播電視大學(xué)）