淺析現代檔案管理的先進性和必然性

鐘智

摘 要：21世紀是一個信息時代，互聯網時代，信息技術的飛速發展與應用的時代，不僅深刻地影響著人類的生活方式和工作方式，也影響著現代檔案管理的方式，而且深刻地改變人類的知識和信息交流，信息化和知識管理已經成為現代檔案管理的一個重要發展趨勢。企業檔案管理是知識管理系統的重要基礎，信息化是檔案管理現代化的標志。故本文將就現代檔案管理的先進性和必然性做出論述。

關鍵詞：現代檔案管理;信息化;知識管理

一、前言

信息化、知識管理已經成為21世紀現代檔案管理的一個重要舉措和重要內容。檔案管理是知識管理系統的重要基礎。然而，許多單位各種檔案均處于手工原始管理，甚至分類不科學，標準不規范，收集歸檔不及時，歸檔混亂，查找困難，丟失等等，在現代化檔案管理工作方面急需導入信息化管理與知識管理新思維，新原理，通過對檔案管理觀念創新和信息化檔案管理的工具方法論、流程和操作實務的全面學習，提升檔案管理人員的專業化和職業化素養和檔案管理工作效能，為人事工作檔案建立信息化、規范化、標準化、流程化的全面檔案管理系統打造基礎。

二、關于現代檔案管理的先進性和必然性的分析

如果一個相關的單位想要提升檔案管理的工作效率，并且為其他部門的工作提供一定的支持，就必須要完善和提升檔案管理體系，就必須針對檔案管理的現代化和信息化做出改革提升[1]。

系統學習掌握基于信息化和知識管理的檔案管理系統的研修實務，學習掌握知識管理與檔案信息化原理，建立信息化的知識與檔案管理的新思維;提高對現代檔案管理的重要性和創新意義的認知，全面掌握檔案管理信息化管理的科學規劃和信息化檔案管理職能設計、落實的科學方法，建立高效管理和與時俱進的基礎;掌握基于信息化的檔案管理科學分類方法、精益細操作流程與實務，提高企業檔案的信息化規范和系統化水平和規范應用基礎;掌握人事檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應用、鑒別和銷毀、總結改進的全流程和全國的規范方法，提高人事檔案管理的規范水平和管理效率;掌握檔案的保護、查閱、使用等操作標準和技巧，提升檔案調閱查找準確度和速度與應用效率;為相關單位建立規范化、科學化、信息化的檔案管理系統，建立相關知識管理暨信息化檔案管理體系[2]。

（一）現代檔案管理存在的問題及危害

檔案管理分為很多個種類，不同的單位有不同的專業性的檔案管理，比如說人事檔案管理、醫院病歷檔案管理、財務檔案管理等等。以人事檔案為例，很多人都認為人事檔案很神秘，因為它是涉密文件，按照規定，本人是不能查閱本人及直系親屬檔案的，人們少有機會接觸到它。當然，如果不是檔案從業者，也難有機會查看其他人的檔案，故人事檔案的管理就具有非常強必要性。

隨著信息技術的發展，現在各個工作單位的檔案一般都會錄入電腦系統，但是仍然存在一些資料是純人工的記錄保存管理的，沒有建立一定的管理體系沒有將這些資料進行信息化的處理。那么就意味著這些資料不易被備份，并且經不住時間的考驗。并且也不方便以后的查找，在很大程度上降低了相關工作的效率。在一些錄入電腦系統的信息檔案管理上也存在一些問題，很多的信息被重復錄入，甚至是沒有被歸類整理，沒有進行科學化、知識化的管理。依然存在，查找困難相關性不足，工作效率也沒有被提高。

特別的在人事檔案管理方面討論，如果人事檔案如果人事檔案不能夠好好的管理，收檔不及時歸檔混亂丟失等情況出現，就會帶來一系列的問題[3]。比如說，畢業生檔案。畢業生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、政治思想表現、身體狀況的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。在校時叫學籍檔案，畢業后叫人事檔案。它是個人經歷的記錄，也是人事管理和服務的依據。檔案里主要有高校畢業生登記表、學習成績單、在校期間的一切獎懲材料、入團入黨志愿書、畢業離校前的體檢表以及畢業生報到通知書等材料。如果一個畢業生的人事檔案丟失的話，那將會影響轉正定級，獲取干部身份、考研、考公務員過政審關、評職稱、考資格證、辦理準生證、出國審查過政審關、計算工齡、辦理居住在、進國企、事業單位工作、住房補貼發放、入團、入黨等一系列的事情，簡而言之，就是這個丟失檔案的畢業生在畢業后的工作、學習、政治生活等方面都將沒有保障。

那么根據以上的論述，現代的檔案管理要進行先進性改革是十分必要的。

（二）現代檔案管理先進性的解釋

我們都知道，文書工作是檔案工作的基礎，文書過程的好、壞直接著檔案的內在質量[4]。為新下的工作需求，把每天收到的文件用計算機登記，批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱和催辦。若傳閱文件未返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人閱文，并對完畢的文件隨時預立卷整理，以以往檔案人員年終整理檔案工作量大的。發文過程也可網絡，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾鐘、幾小時就可以，大大了文書的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

比如針對人事檔案管理，迅速地人事檔案信息尤為重要，人事檔案的特點，運用現代化手段，和人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，人事檔案的管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，查閱統計、檔案變更、報表、系統等多種功能的管理。再有針對熱熱。人事部門及相關單位的現代檔案管理，檔案知識的結晶和的信息資源越來越被人們所和。對在工作中的經驗和認識在各個環節中自然和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，檔案，并網絡傳遞來知識交流，共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地檔案信息隱性知識的價值。類比與圖書館檔案管理，對圖書檔案的再整合，為讀者更快捷、更有價值的信息[5]。

（三）現代檔案管理先進性方法手段

行進性的檔案管理幾個步驟方法：

第一點，檔案載體多樣化。檔案在網絡化管理中的多樣化，現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及，檔案以文字的，而且更多的是以人們在辦理公務和事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理工作主要計算機來做，解放了人力。

第二點，檔案收集的信息化。收集是檔案管理工作的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎，在進行人事檔案管理時，要特別的注意收集檔案的全面性和真實性，并妥善整理成電子信息，根據“信息網絡技術的發展，電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點”，它可以施行前端控制，邏輯收集歸檔是實時的;在檔案正式和收到的，都可以網絡來傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑;網絡技術，采集站點的數據信息，節約了，而且在盡大的范圍內了檔案的內容。

第三點，檔案服務多樣化。檔案內容及載體的、檔案信息量的驟增、檔案信息服務的等，傳統的檔案信息服務已不新時期檔案事業的發展[6]。檔案信息資源社會信息資源一的地位和作用越來越顯露。互聯網的了信息資源的共享，計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務，服務可多途徑地獲取檔案信息，節省了大量的人力物力。

第四點，檔案管理人員專業化。工作的變革給人事檔案管理人員帶來了前所未挑戰，僅是對知識和技能要求的，更的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念，的管理學理論和的管理經驗。工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，著珍貴的信息資源，并且承擔著信息資源開發、加工和的任務。其日常的工作已越來越依賴于自動化的人事檔案系統，檔案工作不再是滯后、被動的，而關系的，在知識經濟時代，全新的計算機網絡下的檔案工作，檔案管理人員創新意識，培養信息能力和開發能力。計算機技術的發展，是網絡技術的應用著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作[7]。現代化人事檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備的計算機網絡知識及運用操作能力。而醫院現檔案專業人員知識結構較為單一，是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面較窄，檔案專業人才的培養顯得了。學習和培訓，檔案干部隊伍的綜合素質，才能計算機技術、信息技術發展的需要，才能檔案計算機管理的優勢，這當今檔案管理現代化發展解決的問題。

三、結語

綜上所述，通過各種控制措施保證檔案的準確、系統和完整，合理化、信息化、規范化、科學化的現代檔案管理工作，能夠避免在工作中遇到的很多問題，尤其在人事檔案方面，能夠為工作者提供很多的保障。因此現代人事檔案管理是必要的且必須具有先進性。

參考文獻

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[2]方宏.試論新世紀檔案管理現代化的現狀與發展方向[J].民生周刊：學術版，2014，34（16）：213-213.

[3]李冬梅.現代檔案管理體系發展趨勢分析[J].小品文選刊：下，2016，19（2）：280-280.

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[5]郭俊英.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].中國科技投資，2016，22（13）：578-578.

[6]馬麗莎.信息資源管理檔案的先進性、安全性[J].價值工程，2013，21（19）：191-192.

[7]王皓.信息技術與高校檔案管理工作創新的研究[J].魅力中國，2016，25（30）：860-860.

（作者單位：臨高縣人力資源和社會保障局）